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Notionで会計ソフトの代替を目指さないでください

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「会計ソフト、使いづらいからすべてNotionでまとめたい」

その気持ちに、ちょっと待ったをかけさせてください。

商売をされている方。規模はどうであれ、Notionで経理・会計周りを完結させないように。

あまりにも、リスクが高くなります。

Notionではなく、あえて会計ソフトに登録するもの。

目次

Notionで完結したくなる気持ち、わかります

会計ソフトは、非常に使いづらいものです。

クラウド会計ソフトが認知されるようになってからは、随分とわかりやすくなってきました。

それでも、なんだか簡単に使えるとはいいにくいでしょう。

マネーフォワード会計のトップ画面

freee会計のトップ画面

最初に見るトップ画面をみると、非常に高い壁に感じてしまいます。

理由は簡単。

いままで、収入と支出だけ金額を把握していれば大丈夫だった「お小遣い帳」「PTA会計」。

PTA会計 Notionテンプレート

これなら、馴染みがあるのに、クラウド会計ソフトになると、お金の動きが全く見えなくなるからです。

商売するときの経理は、複式簿記で記帳されることが大前提です。

お小遣い帳やPTA会計は、収支という「入るお金」「出るお金」そして、その差額がいくらなのか、それだけの足し引き計算で成り立っています。

でも、この複式簿記は、それぞれのフォルダにデータを積み上げて行くという発想です。

積み上げるのは判るが、その先の貸借対照表となると、いったい何を表現しているのか、まったくもって理解しにくいのです。

この今までにない「複式簿記」を理解せずに、とりあえず会計ソフトを使えるようにしたのが、このクラウド会計(特にfreee)です。

トップページの文言は、たしかに柔らかい表現になっていますが、

「んで?その先どうなっているの?」と思ってしまうと、途端に先の見えないわかりにくいツールであることがバレてしまうのです。

であれば、収支でわかりやすいものにまとめたい。

ということで、普段からNotionを利用している方は、Notionで収支データベースを作って、確定申告に利用されている人もいらっしゃるのです。

その気持ち、痛いほどわかります。

実際に、私も白色申告限定の収支内訳書のNotionテンプレートを販売しております。

白色申告消費税免税帳簿整理入門(Notion利用者対象)

ただ、これは、個人事業主になって経理をどうしたらいいのか、初めてを体験する方向けに作成しています。

いきなり会計ソフトに取り掛かって、経理アレルギーを持ってしまうよりは、使い慣れたNotionで、まずは経理に慣れていただくことが主旨です。

翌年には、会計ソフトに移行していただくことを目的にしています。

なぜ、Notionで経理をやってはいけないのか

では、なぜ、「経理×Notion」をうたっている私が、Notionで経理を完結させることを勧めていないのか、次の理由があります。

お小遣い帳と違って、対外的に信頼を得るものだから

まず、個人事業主が確定申告すると、その申告書第一表の写しは、至るところで、その人の所得の証明として利用されます。

  • 保育園の料金決定
  • ローンを組むときの所得証明
  • 事業用資金の借り入れ

このように、確定申告書は公的書類として、その方の所得を証明するものになります。

そして、その数字の根拠として収支内訳書、青色申告決算書が作成されるのです。

その数字の一つ一つを積み上げるツールが、会計ソフトになるのです。

この先は、専門的な話になるので、深掘りは避けますが、
自作のツールで作成した場合、入力漏れがないか、一つ一つチェックしていくことになります。

しかし、会計ソフトを利用すれば、チェック方法も複式簿記の仕組みを使えば、ポイントを絞ってチェックできるので、信頼できるツールでもあるのです。

とにかくルールが増えて、自前でフォローできるレベルではない

次に、税金に関わるものには、多くのルールがあるという点です。

消費税のインボイス制度。

これ一つとっても、請求書の要件も細かく定められています。

消費税の課税事業者ではなくても、パソコンを買うなど、10万円以上の物を購入すると、減価償却計算をしなければなりません。

こうなると、もう、自作のソフトでは安全に正しく計算できる保証がないので、無理になってきます。

Excelで関数を組んだとしても、年によっては税制改正が入って、計算式が変わることもあります。

この更新情報を、たった一人でフォローできるとは思えません。

こうなったら、会計ソフトを一つ入れるだけで、それで事足りるのです。

Notionでは、まったくもって機能が足りなさ過ぎる

税制改正、物によっては税率が変わる、大きなお買い物(10万円以上)をしても、物によってか償却方法が違うとか……。

ただ、入ったお金、出たお金を計算するだけでは、確定申告はできないわけです。

これらを、Notionでフォローしようと思うと、血の滲むフォーミュラを組み上げることになります。

そこに、かける時間は、絶大です。でも、本当に正しい数字なのか、検証する必要があり、かけた時間の割には、リターンがあまりにも低すぎます。

もう、こうなったら、会計ソフトに最初から登録できるようにするのが、大正解です。

人と会計ソフトの間に立ってもらうNotion

とはいえ、会計ソフトのファーストインプレッションは、いいとは言えません。

そこで、私は、以前から、人と会計ソフトを連携するツールとして、Notionを活用することを推奨しているのです。

いきなり、会計ソフトに直接入力する前に、一旦、Notionやスプレットシートでデータ化してから、会計ソフトにインポートする方法です。

今は、ネットECサイトでのクレジット決済など、電子取引が主な取引な業種もあったりします。

それらのデータを、Notionに集約することができれば、入出金管理をしながら、会計ソフトに登録する「経理」の効率化を図ることができます。

Notionは、いろんなツールを埋め込むことができます。

人と人をつなぐ「電話」のような役割を、Notionに託すのです。

 

Notionで完結させず、Notionを通過させる。

 

そんな使い方を模索することが、経理の第一歩です。

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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