Notionは、文化を育てるツールです

NotionにAIが搭載されて、プロジェクト管理がやりやすくなり、特別な知識がなくても、活用できるようになりました。

Notionを利用するために、必要な知識はたった一つ。

「一つの情報で、どこまで使い倒せるか」

この視点を持つところから始まるのです。

ITリテラシーを向上させる文化が育ちます

私は、どのような小さな会社でも、たったひとりの「ひとり仕事」でも、事務仕事の効率化をおすすめしています。

理由はひとつ。

システムを作る時、自分の仕事を振り返ることができるからです。

これを可能にしたのは、今リリースされているガジェットやアプリのIT性能が高くなって安価に利用できるようになったからです。

コロナ後、世の中は大きく変わりました。

直接会わなくても、オンラインで打ち合わせが済まされます。
（zoom）

わざわざ紙で保存しなくても、PDFデータを保存して記録するだけで事足ります。
（スキャン保存からの電子帳簿保存法）

たくさんの人がAIを活用できるようになり、文書作成もらくらく済まされるようになりました。
（ChatGPTやNotionAIなど）

このように、誰もが簡単にITによるDX（つまりアプリが充実してシステムを自由に組める）ようになったのです。

ここで、問われるのは、システムを作るエンジニアの存在ではありません。

システムを利用する私たちが、何をしたいのかを、自分たちの言葉で表現し、それをシステムに自分たちで組み込む作業をします。

エンジニアが考えそうなことを、今まで丸投げできたことを、自分たちで考えることで、仕事の自己評価をすることができます。

これを可能にしたのが、Notionなのです。

自分の仕事のその先を想像する文化が育ちます

基本、人は自分が見える範囲のものしか、理解できません。

目の前にあるパソコン画面に、映し出された情報しか見えない。

利用しているExcelのマクロがどうなっているのか知らない。

こうなると、少しでも問題があると、自分が原因であることに気が付かないことだってあるのです。

ひとつの事例で、私はバックオフィスでの経理フローを例に上げています。

たった一枚の請求書が、そのまま会計ソフトに取り込まれたり、銀行振り込みデータに変換されたりします。

このように、ひとつの情報が、いろんなツールで利用されているのです。

自分たちでシステムを組むことで、いかに工数を少なくして、効率よく仕事ができるようになるか、視野を広げることにつながります。

そして、それぞれの部署の人が、自分の仕事がどのように周囲に影響を与えるのかを、目で確かめることができます。

こうして、互いに思い合う文化が育つ土壌となるのが、自分たちでバックオフィスシステムを作ることなのです。

ビジョンが行き渡る文化が育ちます

Notionを社内に導入する際、一番やりやすいのが「社内会議の議事録」です。

今だと、こんなことが人の手を借りずにできます。

• 会議音声から文字起こしができる。
• AIにより、文字起こしから要約することができる。
• 予め、アジェンダをNotionで共有できる。
• そのアジェンダに、担当者は会議前に報告を入力することができる。
• その議事録が、そのままデータベース化することができる。
• ついでに、カレンダー表示にすることで、検索かけやすくなる。

今までは、一つの仕事は一つのツールで行っていました。

そして、一つ一つの仕事が完了するごとに、ファイルを格納する作業が伴っていたのです。
（フォルダからファイルを開いて、上書き保存など）

でも、Notionで議事録を記録するようになると、

関係する人、部署、すべてにシームレスに連携を取ることができるようになります。

そして、なんといってもリアルタイムに情報を共有することができる点です。

会社のように人が集まって、ひとつの目標に向かって進む集団には、一人ひとりに共通理解がないと成り立ちません。

仕事では、トップダウンといった命令で人を動かすことができますが、一人ひとりが納得して腹落ちした状態でないと、効率よく新たな価値を生み出すことができないでしょう。

 

このように、Notionは、

「もしかしたら、エンジニアに頼らなくても自分たちでDX化できてしまうのでは？」

と、どのような人にもワクワクするチャンスをくれた、画期的なツールです。

• Notionテンプレートから
• You Tubeやブログの紹介から
• セミナーに参加してみてから
• TwitterでNotionを検索かけてみて

ネット上で、たくさんの情報があります。

まずは、探しやすいところから、チェックしてみましょう。

私は、バックオフィスでのNotion導入を勧めています。

個別相談

お困りのことがあれば、ぜひ。