小さな会社の経理業務で、便利なNotionの機能

今、Notionには、どんどん新しい機能が追加されています。

現時点（2022年11月11日）で、活用できる機能から、経理業務に使えるものをご紹介します。

一言でいうと、

「あれ？　今までかかっていた時間は一体なんだったのか？」

です。

そして、誰もがいつ「経理担当者」になっても大丈夫な体制を作ることが可能になるのです。

「データベース」売掛金・買掛金・資金繰り

経理の真骨頂といえば、「貸借対照表の残高照合」です。
現金や、銀行口座。売掛金や買掛金の売上債権・債務など。これらは、すべて、「貸借対照表」に集計されています。

ここが、ビシッと合わせていないと、損益計算書が間違えていることになります。
この複式簿記の原則によって、チェックができるしくみが、「簿記」です。

帳簿の残高と実額があっているか、毎月照合していきます。ここでズレていたら、何か粗相していることになるので、1円たりともズレないよう、目を皿のようにしてチェックします。

現預金なら、通帳や現金出納帳と照合していけばいいのですが、問題は、売掛金・買掛金勘定です。

理由は簡単、入金がまだの売上請求書と、これから支払う請求書の現物を合わせる作業が追加されるからです。
一覧表にしたとしても、その表と実際の手元にある請求書の合計が一致しているか、照合しなければなりません。

この、時間のかかるチェック作業を、Notionで行えば、一瞬で終わります。

データのインポート

Notionの良さは、ツール同士の連携がスムーズに利用できる点です。

工事台帳、会計ソフト、Notionとツールは独立したものを使って、経理していきます。

経理におけるNotionの活用方法 Linkde table

こちらのブログでも、お伝えしていますが、一枚の請求書に書かれている情報を、それぞれのツールに同じ情報を何度も入力すれば、それだけ工数が増えていきます。

ここでは、CSVファイルという汎用性の高いファイルを、それぞれのツールに取り込む方法を説明しています。一度データ化したものを、手入力するのではなく、インポートという方法で、効率的にデータを吸い上げます。
ツールとツールをまたがるように、情報を活用することで、その後の経理業務を大幅に無駄を省くようにします。

日次業務とデータメンテナンスを兼ねる

たとえば、売上金一覧をNotionのデータベースにインポートしたとしましょう。

日々の経理で、銀行に入金されたら、Notion上のデータも消し込むようにします。

通常なら、会計ソフトに仕訳を入力するだけで、事は済みます。

すると、入金確認をリアルタイムで、情報共有することができます。

入金予定日より経過しているのにも関わらず、未だ入金されていない情報を、すぐに知らせることができるのです。

Notionがない時代は、わざわざメールまたは電話で伝えたりして、手間暇かけてコミュニケーションを取らざる得ませんでした。

しかし、Notionのように、変更時に間髪入れずに、シェアしているもの同士で、同じデータを見ることができるのは、その後の経営判断にも大きな影響を与えるのは、想像しやすいでしょう。

そして、入金予定日でフィルターをかけて、カレンダー表示することで、資金繰り表と同様のものができます。

このように、Notionに、入出金データをデータベースにインポートすると、月次決算業務の効率化と、内部統制の充実という2つの効果を得ることができるのです。

会計ソフト補助元帳とフィルター機能によるデータベースを照合

入金時、または支払い時に、Notionのデータも一緒に消し込むことで、月次決算時の残高照合が簡単にできるようになります。

入出金時に、仕訳を入力すると同時に行う、Notionデータベースが、そのまま売掛金または、買掛金の残高と一致していることになります。

Notionでロールアップ（データベースの金額の合計）と、補助元帳残高の金額が一致していれば、その会計ソフトは正しいという担保を得ることができます。

もし、金額がちがっていたら、会計ソフトまたはNotionの処理が間違えていることになります。

 

間違いがあるということは、その裏に、あってはならない経理事故が潜んでいることを疑って、精査していきます。

このように、いかに正しい財務諸表であるか、都度確認取っていくのが経理業務なのです。

「ドキュメント」会計資料・議事録

残高試算表が固まったら、次に行うことは「会議資料作成」です。

これも、結構手間のかかる仕事です。

実は、Notionに活躍してもらう場面は、作表ではなく、資料の共有です。

小さい会社ならよくあるのですが、頑張って仕上げた資料を見て、「ちょっと、ここ。〇〇して。」と社長から注文が入ることがしばしば。

そのたびに、作り直して「最新版です」と再配布する手間ほど、無駄なものはありません。

そこで、資料のストック場所を社員で共有すれば、紙再出力再配布する必要がなくなります。

このツールで、よくあるのが「Dropbox」「Googleドキュメント」などが上げられます。

これらは、ファイルを置いておくという発想で作られているので、ファイルがどんどん増殖していくし、探す手間が増えるという欠点があるのが難点。

ここをクリアしたものが、いまのところ「Notion」が一番最適解ではないでしょうか。

議事録のテンプレートを作る

毎月の月次決算会議は、ほぼ同様に進行されています。

• 各事業部からの予算達成報告
• 残高試算表を元に、各事業部ごとの利益と粗利率の確認
• 予算通りにいかない場合の原因と対策について

など、数字を元に会議していきます。

予め、議事録をテンプレートにしておくと、何かと準備も楽になります。

Linked Databaseで会議資料を閲覧

経理が作成した残高試算表などといった会計資料を、シェアした人同士で、同時に閲覧することができます。

先程のように、数字の訂正等で差替があっても、ファイルの「置換え」機能で、データを更新することができます。

そして、そのデータを議事録ページに「Linked viwer Database」で議事録データベースを反映させれば、データのシェアも簡単にできます。

この情報をシームレスに共有できるのが、Notionならではです。

日付で探す

あと、よくさかのぼって確認することも。

その場合、月次会議の日付を元に検索をかけます。

理由は簡単です。人は、日付で自分の記憶をたどるからです。

「あのときの会議で、どんな結論になった？」と思い出すことも、経営判断でよくあります。

ただ、フォルダに資料ファイルが羅列してあるより、議事録に会計資料が紐付けされていれば、誰もが人の手を借りずに、自分で資料を見つけることができます。

社内の意思決定のスピードは、このような小さな手間を、少しでも省くことで、改善されます。

思ったときに、すぐに自分で資料を、誰もが見つけられることが、大切なのです。

資料を探すのを、都度経理部に頼んでいては、忘れた頃に持ってこられても困るのが経営者を始めとした現場なのです。

「メンション・ウェブクリッパー」　内部統制・原始資料回収

最後は、情報収集のツールとして、Notionを活用する方法です。

経理で一番困ることが、仕事の流れが止まることです。

その原因が、現場からのレスポンスがこないことがほとんどです。ここをクリアすれば、経理業務は、ミスするリスクを最小限に留めて、効率よく進めることができます。

このツールで、今までよく使われていたのが「メール」や「Dropbox」といったクラウドが利用されています。

しかし、さきほどの会議資料のストック場所で、お話ししたとおり、ファイルが増殖するといった非効率な環境ができあがります。

やはり、ここでもNotionを利用すれば、「リアルタイム」「ファイルは最新のもの」「手間かけず、どこからでも。」が可能です。

社長にリアルタイムで、入出金の報告ができる

Notionの入出金データを、社長と経理で共有していると、不良債権の発生に、即時認識できるようになります。

経理で一番困るのが、気が付かないうちに、不良債権の対処する時期を逃してしまうことです。

この問題は、決断すべき人に、情報がリアルに伝わらない点です。

それを回避できるのが、今までは経理担当者からのアプローチしかありませんでした。

かつての経理は、経理担当者の機回しでなんとか乗り切ることが多かったです。

しかし、Notionのように、リアルタイムで情報を共有するようになれば、機を失うリスクが格段に減ります。

電子取引資料の収集

ネット等で購入したものは、紙の領収書が発行されません。そのかわり、メールに領収書が添付された形で、送付されます。

これが、電子取引です。

これらは、電子データとして帳票保存義務が求められています。

これらを、効率よくフォルダに保存したいところですが、一般的にプログラミングができる人でないと、難しいものがあります。

しかし、Google Chrome拡張機能に、Notion web Clipperを使うことで、クリックだけで、Notionのデータベースに保存することができます。

電子取引保存、とりあえず手持ちのソフトでやってみる　NotionとiPad mini6

 

このように、Notionの基本的機能を駆使すれば、経理の「困った」を「よかった」に変えることができます。

経理の「困った」は、

• 領収書や請求書が経理に提出されないなど、必要な情報が滞る。
• 何度も数字を打ち込むことで、工数が多くなる。
• 情報が共有できていないため、適切な処理のタイミングを逃すことになる。

といったものです。

これらをどう、取り除けるのか。どこから手を付けるのか。
それを見切れるのは、経営者と現場の間に立つ経理担当者です。