経理タスク管理　Notionを活用しよう　個人事業主編

今年の確定申告、気が重い。

来年の確定申告こそ、スムーズに済ませたい。

そう思うのは、鉄が熱いうちだけで、冷めてきたら、例年通りになってしまう。

 

そんな負の連鎖を断ち切るには、新しい習慣を得るのが鉄則ですが、
簡単に切り替えるには、思いっきり投資する方法もあります。

しかし、これではサンクコストになってしまうリスクがあります。

 

何事も、始める時はスモールスタートで。

 

このポリシーにあって、かつ、自分でどんどん改善できるツールがあります。

そう「Notion」です。

 

去年の確定申告が、まだ終わる前かもしれませんが、すでに今年は始まっています。

並行して、確定申告しながら、来年のために交通整理をしてみませんか。

 

今回は、経理に特化したNotionの活用方法を紹介します。

 

 

 

 

経理はタスクだらけ

 

経理は、つまり、細かいタスクの集合体です。

「請求書を発行する」

「銀行口座の入出金があれば、記帳する」

「外注費の支払いをする」

「領収書をクラウド会計ソフトにスキャンして、経費計上する」

などなど。

 

数数えたら、キリがないです。

まだ、件数が少なければ、頭の中に記憶しているので、なんとか対応できますが、
忘れかけたものを思い出す行為は、時間的にも気力的にも、効率的とは程遠いものです。

 

業務タスクは、ちゃんと管理できるのに、経理だけは惰性でやってしまうのは、
経理タスクの細分化ができていないからです。

 

また、後に本格稼働する「電子帳簿保存法」に対応できるよう、今から準備しておきましょう。

 

 

経理の進捗を目で把握する利点

 

経理タスクを、Notionに履き出すことで、常の頭の中のワーキングスペースを広くします。

目とマウスのクリックだけで、タスク消化を確認することが、可能になります。

 

また、経理タスクと業務タスクを集約させることができるのも、Notionの利点でもあります。

毎朝のタスクチェックに、経理タスクを浮上させることで、日々の習慣化に一役買います。

 

これだけみても、導入しない理由は見当たりません。

 

コツは、細かくタスク分けをすること

 

さて、実際にページを作ってみましょう。

Notionの基礎知識的なブログがあります。
初めての方は、まず、こちらからご覧いただければ。
↓

Notionのしくみ　導入編

現在は、日本語対応になっているので、直接アカウントを作っていただいても大丈夫です。

 

情報収集は、クラウド型会計ソフトを活用した方が、効率的です。
今回は、ひたすらタスク消化を確認するためのフォーマットを作ります。

イメージとしては、習慣トラッカー的なものです。

 

 

①　まず、アカウントを作成

Googleアカウント、またはApple IDを利用すると便利です。

 

 

個人利用の場合、現在（2022年1月8日現在）は無料です。

これが、Notionを導入しやすい大きな利点です。

 

Notionのイントラダクトページです。動画で操作方法や特性を知ることができます。

 

 

一度、ゆっくり操作方法の動画をご覧いただけると、わかりやすいでしょう。

 

② 　経理用ページを追加する。

 

このように、新しいページができます。
ここに、データベースの枠を作って行きます。

 

③ 　データベース型ページにする。

 

データベースを選択。ついでに、ページ名も付けます。ここでは「経理タスク」とします。

 

 

④ 　月次タスクデータベースを子データベースとして作る。

次に、データベースの中に、子データーベースを作ります。
これが、月次タスクになります。

 

データベースの枠をもう一度作るため、データを一つ開きます。
「開く」アイコンをクリックすると、一つのデータベースが開きます。

 

親データベース名は、月ごとの名前にしておきます。

 

子データベース枠を作ります。空白のところに”/”を入力すると、形式を選択できます。ここでは、テーブル：インラインを選択

 

ついでに、データベースにも適当な名前を付けましょう。

 

⑤ 　タスクを追加してみます。

 

丸印あたりにカーソルを持ってくると、「開く」アイコンが出現する。それをクリック。

 

月初めにやるタスク名を「無題」とグレーに表示されている箇所に入力。
ここでは、「請求書発行」と入力してみます。

 

⑥ 　それぞれのタスクのチェック項目を設定していきます。

 

タスクが未着手、仕掛、完了のタグを作る。

いつ完了しているか。日付を入力できるようにする。

根拠となるデータ（明細や請求書）をUPできるようにする。

取引先ごとのタグを作る。

 

この４点を網羅するようにします。

 

ますは進捗状況タグを作ります。「セレクト」形式を利用します。

 

データベース内を構築していきます。

 

矢印箇所を打ち込むと、タグができます。

 

自分に合ったタグを作りましょう。「着手」「完了」だけでもいいと思います。

 

 

次に、日付入力の枠を作ります。
「＋プロパティを追加する」をクリックすると、新しいプロパティを作ることができます。

日付を選択すると、カレンダーを表示できるようになります。プロパティ名を「完了日」とします。

 

こんな感じです。

 

そして、取引先のタグを作ります。

 

 

 

親データから見ると、このような見え方になります。

 

 

このように、タスクの順番に沿って、データを作っていきます。

 

ちなみに、支払いもある場合、次のように作ります。

取引先のタグを、色分けすると良いでしょう。
入金先と支払先を、それぞれ色統一すると、後々便利です。
矢印箇所の３つの点をクリックすると、設定を変更できます。

 

最後に、PDFファイルをアップできるように設定します。

プロパティ名変更と、「ファイル&メディア」を選択します。

 

このように、自分のタスクを細かく分けて作ります。

このデータは、のちに電子取引データ保存とリンクすることもできるので、
ファイル名も、「取引先、日付、金額、請求書（領収書）」と統一しておくと良いです。

現在、猶予２年間が設けられているので、このリンク方法は、後々考えることにします。

 

出来上がりは、こんな感じでしょう。

自分に合ったタスクを、このように洗い出して、作っていきます。

親データベースに、クラウド会計ソフトのURLを貼っておくと、このNotion上だけで完結することができます。

ポイントは、取引先タグを種別ごとに色を揃えておくと、一目見た時、わかりやすくなるでしょう。

 

⑦ 　次の月になったら、前月のデータを複製します。

名前の左横にある６点に、カーソルを持ってくると、アクションを選択できるようになります。

 

コピーされたデータを開いて、前月に入力したものを、削除していきます。

以下の作業をしても、データは消去できますが、設定は残りますので、
安心して、消していきましょう。

 

タグの後ろにある、「×」をクリックするだけで、消去できます。

この時に、それぞれどのタイミングで、タスクを消化しているのか、確認していきましょう。

 

日付は、カーソルを持ってくると、カレンダーが表示されます。
矢印箇所の「クリア」をクリックすると、消去できます。

 

このように、新しい枠が出来上がります。
データベース名も、「2022/2」とします。

 

このように、次の月のタスクをチェックしていくことができます。

 

毎月、このように回していけば、やり忘れたりすることもなくなります。

また、新たに、できたタスクも随時追加していくこともできます。

 

ぜひ、参考にしていただければ。

 

ちなみに、このNotionを使った経理タスク管理術のオンラインセミナーを予定しています。

1/30 オンラインセミナー「経理タスク管理Notion入門」※

 

Notionを通して、経理タスクを洗い出していくことを目的としています。

このタスクの洗い出しが、いかに細かくできるかが、ミスを防ぐことにつながると考えます。

 

ご興味のある方、ぜひ。