少数精鋭経営の中小企業DX化のポイント

「本当は、のんびりとアナログで仕事をしたかった」

せっかく手慣れてきたのに、世間では、どんどんデジタルの波が押し寄せてきています。

変わりたくないけど、変わらざる得ない。

そんな中で、ただ形だけシステムを導入しても、それはデジタル化とは言えません。

デジタル化とは、情報をデジタルで捉えていくことをいいます。

少数精鋭で、アナログで十分仕事がまかなえて、大きな予算をかける必要のない会社の場合のデジタルトランスフォーメーションについて、考えてみました。

DX化は既存のシステムを捨てる発想から始める

私は、元々アナログの世界にいたので、気持ちはよくわかるつもりです。

せっかく、手順に慣れているのに、どうしてデジタル化にしなければならないのか。

疑問に思う人も多いでしょう。

でも、手元にあるスマートフォンにAIが搭載される時代は、明日にでも来る勢いです。

すでに、AIアプリをインストールして、Google検索の代わりに使う人も増えてきました。

AIは、デジタル情報を広いネットの中から瞬時に集め、自分で再構築して命令した人に、答えを提示します。

このように、知らないうちに私たちは、デジタル情報の海を渡る術を手に入れているのです。

 

もし、自分たちの職場に、デジタルトランスフォーメーションの仕組みを入れづらいと思ったら、

それは、人に頼らず、自分たちでデジタル情報の道を作らなければならないという重荷を感じてしまっているからかもしれません。

今まで上手くやっていた方法に合わせて、どうやってデジタル化したらいいのか。

そこに悩みが生まれてしまい、歩みを遅くしてしまっている可能性があるのです。

このようなときは、私は思いっきり次のようにお伝えします。

 

「今のやり方を、いったん捨ててください。」

 

これを聞いた人たちの殆どが、仕事ができなくなるという思いから、

「それは、絶対にできない」と言われます。

でも、今までのやり方の上に、デジタル化のシステムを作っても、いざ、使い出すと非効率になって、仕事環境が悪くなるのです。

もし、デジタルトランスフォーメーションを職場に導入するなら、

まずは、自分たちがどうしたいのか、ではなく、会社の中で、情報はどう動きたいのか、読み解き直すことから始めます。

人間主体から、情報主体へ。

これが、まず、職場のDX化に必要なマインドになってきます。

新しいツールの導入

情報の動きをまず、見える化したら、そこにどのツールを合わせていけばいいのか、考えます。

ツールがなければ、そこは人の手が入ってもいいのです。

ただ、次にあげるツールだけは、ぜひとも投資することをオススメしています。

クラウド会計ソフト

出力する帳票も、操作する画面も、どうも辛気臭いのが会計ソフトです。

昔からある簿記のしくみで作られているので、簿記知識のない人にとって、とにかく使いづらいツールと言われています。

しかし、実はこの使いづらい会計ソフトは、想像絶するほどのお金が投じられて、業界トップのエンジニアがよってかかって築き上げたシステムなのです。

とくに、クラウド会計ソフトは、万人が使うことをゴールにしているので、かつてのソフトと違って、デジタルをいかに柔らかく見せるか、研究されつくしています。

この仕組みを、最安で月額1,000円超で利用できるなら、ぜひとも、専門家に任せずに、自分たちで触り倒してほしいと思うのです。

また、この会計ソフトに情報のゴールを設定することで、デジタルトランスフォーメーションの道筋を効率よく考えることができます。

ゴールを知っているからこそ、自分たちで作ることができるなら、経理・会計も自分たちで使えるようにしておきたいものです。

Notion

Notion以外にも、いろんなツールがあります。

でも、一番気軽に使い出すことができて、失敗も許容してくれるツールは、Notionではないかと。

私は、職場でのNotion導入を、情報を伴うコミュニケーションツールと説明しています。

メールやLINEのように、情報本体が生きたい場所に届けられるよう、自由自在に動ける環境が、Notionのワークスペースなのです。

Notion導入のポイント　職場での成功への道筋

最小限のExcelなどの既存のツール

最後にやっと、Excelです。

これは、以前から使っている馴染のあるソフトです。

やはり、細かい仕事となると、Notionより既存のツールを活用したほうがいいケースがあります。

私の本職である経理では、Excelがないと計算過程を説明する資料を作ることができません。

また、csvファイルは、ツールとツールの間、情報を行き交うために、利用しています。

一旦全部、やり方を捨てたあとでも、利用すべきツールはどんどん使っていくようにします。

ただし、ファイルの保存場所だけは、再構築しましょう。

あくまで、主役は情報です。人ではありません。

経営者と現場の意識改革にできること

このように、小さな会社で、アナログ業務が主流だったところで、デジタルトランスフォーメーションを取り入れるには、仕事の主体を変えることが大切です。

しかし、人はそう簡単に変わるものではありません。

変化に弱いのは、当然であるわけですから、しょうがありません。

でも、これからは、そうは言ってられない時代がきています

そうなると、デジタルトランスフォーメーションといいながら、実は人もトランスフォーメーションに慣れる必要がでてきます。

とくに、少数精鋭な組織の場合、経営者自身がこの感性を身に付けないと、難しいのです。

 

人の価値観を変えるには、まずその人に新しい体験をしていただくところから始まります。

深いプールに入るとなると、恐怖で足がすくむけど、いざ、プールに足を入れてみたら、プールサイドに手をかけてさえいれば、案外平気だと気づくのと同じです。

まずは、実際に、経営者の持つ情報を、非公式にトランスフォーメーションしてみるところから始めてみましょう。

これに適しているのが、Notionです。

自分たちの手で、情報を放牧させて自由に動き、最終的に人間の手でコントロールできる体験をぜひ、味わってまいりましょう。

• 自分たちのためではなく、情報の動きに合わせること。
• 人の手でやるところと、機械に任せるところを見極める。

この2つの視点を育てるところから、DX化が始まるのです。