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タスク管理より自分マネージメントを

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タスク管理を上手にこなせば、自分を成長させることができる!
そう思っている方も多いかと。

でも、タスクをこなすのと、成長のためのやることは、違うのでは。

最近、そう思うようになってきました。

なぜ、違うと思ったのか。

今日は、タスクには種類があることを、解明してみます。

スタンバイするボード。タスクにも稼働タスクとスタンバイタスクがあるようです。

目次

今まで求められていたタスクとは

今まで、締切のある仕事が主体だった私は、タスク管理とは、仕事の進捗管理でもありました。

雇われ時代の仕事は、基本、期日があります。

労働時間内に、与えられた仕事を、期日までこなす。これが、仕事です。

そして、この場合のプロフェッショナルがやるべきことは、余力を残して(あえてそれを見せないようにして)、期日前に、求められたもの以上の成果を上げます。

そのために、「段取り」「事前調査」「技術や知識の向上」「時間配分」「割り込みタスクの排除」などなど、タスク化してこなす技術が必要なのです。

真のプロフェッショナルは、ただの作業屋でもありません。

つまり、頼まれたタスク以外に、自分を向上させるためのタスクも必要です。

せっかく進めた仕事に、ミスがあれば、再度仕事をやり直すことになって、見込み時間がずれてしまいます。

この、「頼まれタスク」と「タスクを遂行する技術を磨くためのタスク」の両輪があって、タスク管理術を磨かれるのです。

違和感を感じ始めたタスク管理

ひとり仕事になると、締切の仕事以外に、締切のない仕事も増えてきます。

すでに世の中にあるものであれば、タスクとして消化しますが、新しいコンテンツを考えることは、これは、タスクではなく、創造して生み出すという全くもって別のものになることがわかってきました。

私の場合は、Kindle本の執筆、セミナーの企画などです。

これは、自分自身が締め切りを設定しているだけに過ぎず、外部から要請されてやっている仕事ではありません。

唯一、締切のある仕事は、毎日の習慣で行っているこのブログと、メルマガ「50代からのひとり仕事」(登録無料)です。

こうして、仕事のタイプが大幅に変わったことで、ひとつ、大きな違和感を感じるようになりました。

それは、タスクが膨大に量産されることです。

私は、Apple Watchから、思いついたタスクをNotionに音声入力してストックしています。

iPad mini6で初めてショートカットを利用したタスク管理Notion

このやり方が、あまりにも脳内からのアウトプットがやりやすく、スイスイとタスクが増えていってしまうのです。

かつての自分なら、これらを全部やろうとしました。

しかし、今は、逆に、増えすぎたタスクを削る作業に手間がかかるようになってしまったのです。

タスクを削るというより、一度にしないように、時期をずらすことで、タスクが貯まるという現象がおきてしまっています。

そこで、デジタルとアナログの併用で、タスクを整理するようになりました。

アクションプランナーとNotion・TaskChuteCloud アナログとデジタルの併用術

つまり、ネタはデジタルでストックしていくことにして、

実際のタスク消化計画は、アナログで管理することにしたのです。

特に、新しいことを始めるためには、時間を区切らず、精一杯没頭する時間を確保する方が、逆に効率がよかったからです。

自分に合ったタスクコントロールを知る方法

元気があり、いつも体調がよく、安定的にバリバリとタスクをこなす習慣があれば、生まれてきたタスクをどんどん、右から左へこなすことができます。

しかし、仕事のタイプ、環境、そして、自分自身の変化(年齢など)があると、タスク一つ一つの見込み時間が変わっていくのです。

ここまでくると、いかにこなすか、ではなく、いかに自分の機嫌をよくするかにつきます。

  • 日々のモチベーションを上げる方法。
  • 常に未来に向けて、ワクワクする気持ちを生み出す仕組み。
  • 休むときと、集中するときのメリハリをつける。
  • パフォーマンスを上げるよう、自分のマネージャー的視点を持って自分の機嫌をとる。

こうなると、これは、単なるタスク管理ではなく、自分自身をコントロールする発想に変わるのです。

この、自分をコントロールする方法を知るには、まずは、仕事の量を減らさないと難しいです。

いつまでも、タスクをこなしていると、今までの考え方のまま、続けていってしまいます。

一旦、仕事量を減らし、じっくり考える時間を作って、睡眠を整えるようにしましょう。

また、部屋の模様替えなど、環境を変えることもいいきっかけになります。

 

若い内であれば、体力気力もあるので、そんなに難しいことではないかもしれません。

年齢を重ねてからの変化は、長年染み付いた習慣を変えることになるので、時間をかけることになります。

スムーズに移行するには、無理は禁物です。

今日は、無理しないほうがいいと思えたら、そこは勇気をもって、仕事をセーブしましょう。

固くなったコンクリートを、釘一本で崩していくようなものです。

焦らず、淡々と、「よし、今頑張ろう!」と思った瞬間を逃さないように、環境も整えるようにしましょう。

=編集後記=

【昨日のできごと】

午前中に、個別相談。午後からNPO法人関連の仕事で役所周り。
税務署では、定額減税説明会が行われ、駐車場が満車でした。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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