中小企業の経理業務を事務所ではなく在宅でできるための要件

まだ経理業務がデジタル化できていない会社は、ぜひ、経理担当者を在宅で働ける環境を作ってみましょう。

どうやったら、経理担当者を出社させずに経理業務ができるのか。

その視点だけでも、十分にDX化がなし得ます。

沖縄旅行でも仕事をしていました

今週、実は沖縄に滞在しておりました。

Notionのメンテナンスを請けての訪問でしたが、せっかくの南国に行くということで、

ここでしかできない仕事をいくつかブッキングして、日々のルーティンを継続できるようにしていました。

パソコン1台とWi-Fiがあれば、仕事はどこでもできます。

唯一、ウルトラワイドモニターがない、というだけで、あとは、全く持って、家にいるのと同じ仕事ができるように設定しています。

ひとりビジネスとしての工夫は、別の機会にお話しすることにして、今回は、会社で一人で経理担当している人が、いつでも旅行や家の都合で出社できなくでも、業務が回せるポイントをまとめてみました。

ぜひとも、会社の事務所に居続けている経理担当者の方を、好きなときに旅行ができるように設定してみましょう。

世の中、いつなんどき何が起こるかわかりません。

これをきっかけに、実は会社のDX化が進んだという会社もあります。

経理担当者を自宅から仕事をする方法

経理担当者を会社の事務所に縛り付けているのは、「紙」です。

領収書、請求書、伝票、郵便物、宅配便、などなど。

あと、現場担当者や社長の秘書業務、来客のお茶出し、事務所内外の掃除、業務から帰ってきた現場担当者への労い（愚痴を聞いてあげる）も……。

これって、経理担当者の仕事かなと疑問に思うことがありますが、これが、小さな会社の現実なのです。

経理担当者を業務をしてもらいつつ、事務所から解放するには、事務所にいなければならない理由を、潰していけばいいのではないでしょうか。

事務所の来訪者をなくす

一番てっとり早いのは、宅配便と郵便の取り扱いです。

これは、対処方法があります。

• 宅配受取ボックスを設置する。
• 郵便で請求書をメールでやり取りするよう周知する。

これだけでも、事務所に待機する必要はありません。

会計ソフトは、クラウド会計ソフト一択

遠隔で経理業務するには、経理関連のソフトをクラウド系に統一することです。

会計ソフトだけではなく、契約書などもクラウドソフトにまとめてしまいます。

私のおすすめは、freeeです。

完璧にいい、というよりほかのソフトとくらべて、必要最小限のツールが、一箇所で利用しやすい、という点で勧めています。

社内のコミュニケーションツールを再考する

一般的に普及している、LINE。

実は、業務のデジタル化では使いづらい側面が否めません。

スレッドという考えではなく、グループLINEを組むしかありません。

また、重要事項がどんどん流れていってしまい、情報をまとめることができなくなります。

ここで、社内コミュニケーションツールを、LINEからslackやチャットワークに変えることを検討してみましょう。

slackやチャットワークは、一つの投稿に対しての返信が、投稿ごとにスレッドとなって返すことができます。

それだけでも、情報が流れていってしまうことがなくなります。

また、Notion×slackが便利になり、NotionAIがslack内の情報を探してくれるようになりました。

NotionAIコネクター

電話は、できたらやめておきたいですね。

「電話番」こそ、時間も労力もロスが多いタスクです。

紙のやりとりから、電子データのやりとりへ

社内コミュニケーションツールの再考をしたら、次にやることは、紙をやめてすべて電子データにすることです。

現場とのやりとりで、一番多いのが経費精算と支払と売上のデータです。

これについては、私はNotionを使った方法を紹介しています。

＜経費精算の方法＞

＜会計データをNotionで集約して会計ソフトへインポート＞

＜支払関連のデータをデジタルのままで集約保存＞

できたら、ファイリングからデータ保存に移行します。

事務所の経理用パソコンをリモート操作する

次に、やることは、事務所の経理用パソコンをリモート操作できるようにします。

まず無料でできる方法として、GoogleのRemote Desktopという拡張機能を利用します。

事務所にあるパソコンに、インターネットバンキングの電子証明書がインストールされています。

こればかりは、自宅のパソコンでは資金関連の業務をすることができません。

この場合、自宅パソコンから事務所パソコンに入ることができます。

ここまで整備することができれば、経理担当者が自宅で業務できるようになるでしょう。

 

他にも、業種や会社ごとに、どうしても事務所に人がいないとできないことがあります。

まず、一体どんな業務があるのかを、洗い出しするところから始めます。

事務所に人を駐在させないために腹を括る

この「経理担当者を事務所から解き放つプロジェクト」。

相当な覚悟が必要です。

特に、紙からデジタルデータに統一すること。

これは、社内だけではなく、関係各所に協力を仰ぐことになります。

つまり、一つの会社が本気でDX化を進めると、周辺に影響がでるわけです。

これを良しとするかだめとするか。

ここは経営判断となりますが、長い目で考えれば、いち早くデジタル化を進めておくことで、同業他社より一歩リードすることができるのです。

そして、自分たちを中心にした業界全体のデジタル化の底上げにもなっていきます。

そのためには、まずは、

• 自分たちがデジタル化による恩恵を実感すること。
• 事務所閉じ込めていた経理担当者が多様な働き方ができるようにする。

この視点から、会社全体で取り組みましょう。

本当に、事務所の留守番は必要でしょうか。

ぜひ、今までの視点を変えるところから、チャレンジしてみてください。