※ペーパーレス化に必要なもの 仕事の仕方の前にまず環境を
娘の発表会で、手伝ってくださった父兄からアンケートを取りました。
「素敵でした」「指示待ちになってしまった」「お客様の反応がとてもよかった」などなど
ここまでは、例年の感想ですが、今回から新しいコンテンツが増えました。
なぜなら、コロナ渦により例年顔を付け合わせて打ち合わせすることができなくなったため、情報管理アプリの「Notion」を導入したためです。
「Notionがとても便利でした。」
「スマホで情報が一元管理できていたので、随時確認できてよかった。」
などなど。
評判は上々です。
ただ、世の中反対意見が出てくるのも常です。
「Notionを使いこなせない人が多かった」・・・の1つのコメントが。
「多い」って、実際何名いたのか？
大抵このような「多い」は、その人の周囲だけなので、全体にしたら、多くて５％ほどでしょう。
でも、実際に、ログインできなくて質問してきた人が数名いたのは確かです。
では、どのような人が「Notion」を使いこなせなかったでしょう。
Notionを使いこなせなかった人の特徴
Notionを活用できた人と、そうでない人の違いは、
「使用することを迫られた人、かつ、家でパソコンを活用できる人」と、
「スマホしか利用せず、かつ、使わなくでもごまかせた人」でした。
まず、私がNotionのページを作成し、役員グループLINEで乱投されていた検討内容を、データベースにどんどん上げていきます。それに対して、決定する人と期限と、出てきた回答や結論を入力するように促していきます。
このように、Notionを必要に迫られて触るようになると、どんどん良さに気づくようになっていきます。私以外に2人ほど気にってくれる人が出てくれば、運用していけるようになっていきます。
最後まで、「Notion」を触らない人は、
・Googleアカウント（Gmailアカウント）を持っていない人
・スマホしか使用せず、パソコンを使わない仕事や生活をしている人
でした。
あとは、新しいことに興味がない人でした。
スマホとタブレットとパソコン
「Notion」を活用するには、ガジェットが充実していることが必須であることがわかりました。
PCのブラウザで確認すると、
※PCのブラウザで見るNotion
カンバンビューで表示しても、全体を見渡すことができて、情報一元化が可能となります。
そもそも、この「Notion」は、パソコンで仕事するときに活用することを想定しているので、PCでの作業はとても利便性が上がります。
外で作業するときは、私はiPad miniを利用していました。
画面はこんな感じです。
※iPad miniで同じページを表示してみる
PCの大画面ほどではないが、指一本でスクロールすることができ、必要な情報を探すことがさほど、苦労しません。
しかし、役員含め、係になった父兄の殆どは、スマホだけで閲覧しています。
こんな感じ
※ほんの一部しか一画面に収まっていない
たった数個のデータしか表示できず、全体を見るためには、たくさんスクロールする必要があります。
これでは、情報の一元化のメリットを感じることができません。
「Notionを使いこなせなかった」という意見がでるのも、致し方ないです。
ペーパーレス化にはガジェットの充実が必須
「紙に印刷してもらえませんか」という依頼がありましたが、ここは心を鬼にして、「各自でPDFで出力できるので、それで対応してください。やり方は近くにいるわかる人に聞いてください。」と塩対応で通しました。
頑張って紙に出力したものの、コロナ渦で決定事項がどんどん変更されていき、最終的には、Notionを使いこなしている人が中心になって、係の仕事が遂行されていきました。
今回は、ペーパーレス化を徹底したことで、情報の新旧による行き違いのリスクを回避することができました。
そして、ペーパーレス化が全体に行き渡る要件として、データを閲覧するガジェットが充実していないと難しい、ということがよくわかりました。
結局、iPad miniを持ち歩いている私が、Notionを見ながら皆に説明することが非常に多かったです。
仕事でペーパーレス化を導入する場合、整備しておかないといけないことは、
・業務ワークフローの簡略化など
・データを閲覧するタブレット等の充実
の2点が必須であることがわかりました。
「領収書や請求書をスキャンして、会計ソフトに読み込んで・・・」
という、ソフト業者の謳い文句に飛びついて導入したものの、定着せず結局紙に戻ってしまうのは、周辺環境までも考慮していないためです。
社員などのメンバーがペーパーレス化に順応するには、取り組みやすい環境を作ることが欠かせません。
環境整備に費用は掛かりますが、ペーパーレス化による恩恵は、それ以上に感じます。
情報共有のしやすさは、社内の共通理解を推進することに一役買うことができます。
ペーパーレス化を検討する際の参考になれば嬉しいです。
