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NPO法人など公益法人って面倒くさい?!Notionで乗り切る方法

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3月決算、4月総会、5月法人税申告、そして所轄庁への報告。

今、NPO法人の仕事をしていますが、なんというか……。

こんなに面倒くさかったっけ?

と、思うほど困惑しております。

その理由を考えてみました。

上野〜鶯谷方面にて。各線が集まって線路がたくさん詰まっています。

目次

公益法人は、法律に縛られている

私は、独立してから、一般企業の経理代行を。

そして、今はひとりビジネスとして、成功も失敗もすべて自分ひとりで引き受けて仕事をしています。

ところが、NPO法人の総務、会計の仕事をしているのですが、これがなんとも細かすぎて、脳と手がしびれている状態なのです。

勝手気ままに仕事してきたからでしょう。

でも、独立する前は、会計事務所の立場から、公益法人の会計税務総務のサポートをしてきたのです。

よって、他の誰よりも慣れているはずでした。

でも、こんなに面倒くさかったっけ?と首をかしげるほど、大変に感じているのです。

 

普通の一般企業でも、同じように法律で縛られているものがあります。

大企業であれば、会計基準は遵守しなければなりません。

まして、上場しているのであれば、有価証券にまつわる法律にも遵守しないといけないのです。

しかし、中小企業の場合、だいぶ簡便化が許されており、社長ひとりの判断で、いかようにも(違法にならないのが大原則!)できる世界でありました。

中小企業とNPO法人は、規模にしたらほぼ一緒のケースがほとんどです。

でも、縛られている法律の量が違うため、手続きの煩雑さは大きく違っています。

中小企業の場合、ほとんど税務署がチェック機関の役割を果たしています。

税務申告が上手くいけば、あとは社長や会社の責任となります。

許認可など、その他に決算報告をする必要がある場合もありますが、毎年の手続きではありません。

(労務関係の手続きについては、省略しています)

ところが、公益法人の場合、定款に定められた業務、そして収益事業を行っている場合、税務署(県や市も含む)、所轄庁への報告が毎年あります。

そして、理事等の任期による役員変更などがあれば、登記関連の手続きも必要です。(これは、どの法人にも該当します)

この役所関連への報告が、なんとも面倒くさいのです。

確か、私は専門家だったはず……。

でも、8年前にやっていた仕事が、こんな大変だったとは、忘れておりました。

当時は、会計事務所の職員として「やってくださいね」と、法人にお願いして、出てきた帳票を元に、書類を作成する仕事でした。

でも、大元を生み出すのが、こんなに大変だったとは。

立場違うとこうも違うのかと痛感しております。

公益法人は、集団に縛られている

あと、なによりびっくりしているのが、大勢の人に縛られているということです。

今、私はひとりビジネスで、発信から仕事、経理まで、すべてひとりで完結させています。

たとえば、このブログの写真選び。

自分が撮影して、自分でセレクトしています。

SNSも自由にやっています。

バズっても、炎上しても、すべて自分の責任です。

でも、先日、ホームページにアップする写真を選ぼうとしたら、

「理事会の承認が必要!」と言われてしまいました。

あへ?

どの法人も、そうだとは限りませんが、理事の中には、広報活動にリスクを極力減らしたいと考える人もいます。

実は、法人の会計方針の変更や、ホームページ移行など、大きな仕事があります。

その仕事を請け負ったのですが、何においても「チェックしなくては」という風潮があり、「理事会の指示に従います」という、指示待ちの人など、様々な背景を持った人が多いのです。

ああ、そうだった。

公益法人は、会員の総意で成り立っている法人だったんだと。

今更ながら、思い出すのです。

ここで役立つのが、Notionだった

ここで、私は、とある秘密兵器を取り出しました。

なんと、Notionです。

私は、まずは理事会議事録をNotionで記録するところから始めました。

テンプレートはこちら。

こちらに、あらかじめアジェンダを書き込んでおき、議事進行を進めながら記録をとっていきます。

こちらには、ボタンを2つ設定しています。

1つ目は、ひとつ議事が終わるたびに押すボタン。

「議題が変わったらポチ」です。

ボタンの設定はこちら。

どの議題がどの時間で審議していたかも、記録できます。

これで紛糾次第が検討つきます。

そして、まとめた議事録を理事全員の確認をとります。

これで、議事録をみれば、誰がチェックしていて誰が見ていないかが一目瞭然となります。

以前は、議事録をPDFにして、わざわざハンコをもらっていたそうですが、期中の議事録は電子的認証で十分です。

議事録の押印義務は、定款によって義務づけられています。

今のところ、対処しているのは、このNotionに記録されたものをPDFでエクスポートして、物理的印を押印することにしています。

電子署名には、様々な制限があるので、Notionに設定したボタンで、ユーザーを登録するだけでは、要件を満たしません。

ここで、私は、

  • 議事録見ました
  • 定款で定められた印鑑

を別にすることにしたのです。

このあたりは、もっと研究のしがいがあります。

このあたりをクリアしたら、テンプレートとして配布しようかと思います。

楽しみにお待ちください。

=編集後記=

【昨日のできごと】

いつも夕方にブログを書くために使っているパン屋さんの喫茶。
昨日は、ランチの時間帯に入ってみたら、人が多く、食事の提供も時間がかかってしまいました。
時間帯も、場所選びに大切なんだと改めて実感しました。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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