※Notionを使い慣れない母たちの奮闘記
子どもの発表会が終わりました。終わってから2週間近く経過し、何事もないので、本当に無事で乗り越えたことがわかりました。
感染リスクと戦いながら、よくぞここまで頑張りました。
各方面からの振り返りが、まとまりましたので、Notionの運営がどうだったか、検証してみようと思います。
バレエ発表会プロジェクトへの導入
Notionの導入を決めたのは、私の思いつきでした。
父母会でのコニュニケーションは、以前から「立ち話」と「LINE」がメインでした。古来から女性は、立ち話でいろんなことを決めて来ました。その場にいなければ、知らされないこともざらです。
今までは、それでよかったのですが、今回は、立ち話で30分も話すと「密」と認定され、その後の活動に影響が出る可能性が出てきたので、なにか対策できないかと思案していたところ、自分で活用していたNotionを利用できるのではと思ったのです。
まだ、当時はこんなに膨れ上がったWorkspaceになるとは思わず、検討事項とその回答と、誰が責任持って結論だすのか、いつまで決めなきゃいけないのか、それだけのデータベースを役員で共有するところから始めました。
WorkspaceとShareの違い
Notionには、無料で使える範囲が決められており、それ以上になると有料になってしまいます。
以下、2021年9月10日現在です。
パーソナル 無料・・・すべてのコンテンツは利用できるが、最大５MB までのファイルをアップロード可能。デバイス制限なく、同期可能。Workspaceにメンバーを追加できないが、5人までのゲストユーザー追加可能。
パーソナル 月額$5・・・Workspaceにメンバー追加できない。ファイルアップロード上限制限なし。過去30日の更新履歴あり。
チーム 月額＄10（１ユーザーにつき）・・・Workspaceにメンバーを追加できる。無制限でコンテンツ、メンバー追加に制限なし。ゲスト招待も無料。ファイルアップロードも無制限など。
メンバーとは、Workspace、つまり部屋のなかにあるコンテンツ（ページ）すべてを共有することができ、ゲストは、ひとつのコンテンツ（ページ）にShareして権限をコントロールして共有できる人のことを言います。
最初、このメンバーとゲストの違いがわからず、導入当初、混乱をきたしたのです。Notionのマニュアルをググってみても、いきなり「メンバー」「ゲスト」の表示で、それぞれのできることが解説されていないため、使ってみて会得していく状態でした。
メンバーと追加すればするほど、料金が加算されていきます。そのため、メンバーなのか、ゲストとしてShareするのか、よく考える必要がでてきます。
一つのWorkspaceが財産になる
最終的に、26コンテンツ（ページ）に広がりました。ここまで拡大されるとは、当初は予想していませんでした。
※父母会の全体把握に一役買った。お知らせページを一人ひとり招待するのは手間だったので、このページをweb公開する方法をとった。
かつては、役員=楽屋係であった上に、会場係と受付係と各係が互いの動きを把握しておらず、毎回「協力できたら良かった」といった反省が上がっていました。
しかし、このようにNotionで一元管理したことで、各係の動きを把握することができたのです。
それによって、各係の仕事の割り振りも、見直すことができました。
運用してみて、わかったことは、Notionは人を選ぶということです。
使い勝手に惚れ込み、どんどんコンテンツを増やせる人もいれば、スマホからログインすることさえも難儀だった人もいました。
始めは、私がマニュアルやルールを私が作っていこうと考えていたのですが、予想以上に感染対策に手間取ってしまい、データのメンテナンスが最後には尻切れトンボになってしまいました。そのため、使い慣れていない人へのフォローができませんでした。
「Googleでしらべて」の一言だけでは、きびしかったです。
色々、気付きが多かったのですが、今まで立ち話レベルだったコミュニケーションが、データをすべてクラウドにあげられたことは大きな進歩でした。
また、運用に自信がないことを理由に、導入を見送っていたら、ここまで成功できなかったと思います。
まずは、顔の見える範囲で運用して、多少間違えたとしても「ごめん」と言えるようなところから、とりあえずチャレンジしてみるのはいいのではないでしょうか。
