年を明けて1月。これから、いよいよと忙しくなる方々がいらっしゃいます。
個人事業主の確定申告。
そして3月に決算をむかえる、会社や団体。
みんな一眼となって、決算を迎えるのですが、最後の最後まで、決算などに追われるのが、経理担当者です。
私も、その渦中にいたわけですが、去年までは一経験者として、ゆるりと過ごせておりました。
しかし、今年は、とある団体の経理のお手伝いもしているので、まさに、私も経理担当者の立場に戻ってまいりました。
自分の心が疲弊しないためにも、戦場に入る前に、整理しておきたいと思ったしだいです。
温かいぜんざいを頂いて、ほっくりとしてください。
もう一度、確認しておきます。経理担当者とは
経理担当者とは、バックオフィスの一部を担う人々です。
それも、主に金銭管理と記録を担当する人です。
金銭管理には、間違いを起こさないように、神経を張り巡らせます。
そのせいか、経理担当者に対して「頭が硬い」「融通が効かない」「ケチ」といった言葉を浴びせられることもあったりします。
そんなことがない団体や会社も多くあります。
しかし、私が見た中で、いくつかそんなことがあって、影で泣く経理担当者をなだめることもありました。
これは、つらいものがあります。
経理担当者は、外部からの信頼を得るよう、「税務」「銀行などの借入先」「取引先」からの目も意識しています。
また、公益法人は、行政からの信頼も得ることも忘れてはいけません。
大したお金が動いているわけではないから、ま、いいか。
が通用しないのが社会なのです。
これが、経理担当者の仕事なのです。
心が疲弊しないために、準備しておくこと
今日は、経理担当者にとって、心身が疲れすぎないようにするための準備について、リストアップしておきます。
- 早すぎる段取りで、ちょうどいい。
- 問題が起きそうなものは、事前に根回ししておく。
- 帳票作成、総会資料作成には、とことんIT・DX化。いっそのこと、ペーパーレス化を視野に。
- 予算作成の成功には、情報を誰よりも多く集約しておく。
- めんどくさい決算手続きを、やめる勇気を持つ。
この1から４を、事前に準備しておけば、決算期はだいぶ気が楽になります。
早すぎる段取りで、ちょうどいい
早め早めの準備です。
仮払精算が遅い人は？！
１月、２月で、都度通帳残高をあわせておく。
資料回収の案内を、すでにやっておく。
やることはたくさんあるはずです。
問題になりそうなことは、事前に根回ししておく
属にいう、ロビー活動というものです。
根回しという言葉は、どうも政治家ぽくって、いい印象を受けません。
でも、予め、解決しておくという言葉に置き換えて、役員会や理事会、総会等で紛糾しないようにするのも、事務局の役目です。
経理業務に徹底したIT化・DX化を図る
もう、紙の総会資料はやめちゃいましょう。
どうせ、みな持ち帰っても、ちゃんとみたりしません（笑）。
でも、法令では、総会資料は、誰もが閲覧できるようにしなければならないと決められています。
であれば、web上で閲覧できることに変更してしまえばいいのです。
実際に会議のときは、プロジェクターを使用します。
私が関与しているところでは、Notionを導入させてもらっています。
すべての情報をNotionに集約できるので、「あれ、どこやったっけ」と探す時間がなくなります。
もしかしてExcelファイルで苦戦したりしていませんか？
ここは、思い切って、楽するほうに舵をきってしまいましょう。
予算作成の成功には、情報戦に勝っておくこと
決算はとても目立つ仕事ですが、実はその前に行われる予算作成は、非常に神経を使います。
例年通りで、大丈夫。
そんな年度なら、問題なく前年のとおりに作ることができます。
しかし、何か新しい事業が始まるなど、いつもとは違うときは、予算を新たに作り直すくらいの仕事量が発生します。
あとから、あれこれ言われる前に、どんどん積極的に情報を取ってきましょう。
めんどくさい決算手続きは、手放す勇気を持つ
毎年、やってきたから。
そう言われて、よくわからずに言われるとおりに処理をしてきた。
そんな決算は数多くあるのではないでしょうか。
ここで、「もう、やめましょう！」と勇気を出して、提案してみたら、意外とすんなりと
「そうだよね」と同意を得られることもあります。
ここで注意しておきたいのが、ちゃんと法令遵守だということです。
もし、今までの処理が間違っていたら、そこは正しく戻すようにします。
でも、逆に、手放すことで、法令遵守が守れないのであれば、それは、取引のやり方から見直すようにします。
大事なのは、経理がめんどくさいと言っているから、と言われることです。
経理のめんどくさいは、会社や団体にとって良くないことのはず。
丁寧に説明できるように、理論武装しておきたいものです。
心身の安全・安心は、十分な準備によってできる
経理担当者の心の平安は、用意周到な事前準備と理論武装によって、もたらされます。
ここをラクして、あとでつらい思いをするのか。
今から準備して、繁忙期を抜けたときに、新たなことにスタートダッシュする体力気力を残しておくのか。
それは、それぞれの事情によって変わってくると思います。
せっかく、経理を担っているわけです。
しっかりと知識を得ておけば、組織ができる可能性がどんどん広がっていくわけです。
長い目でみたら、ここでしっかりと準備しておく方が、得だと思っていただけるかと。
小さな団体、公益法人にとって、このあたりの知識は、なかなか得る機会が少なかったはず。
私は、「小さな公益法人パートナーラボ 絆の輪」を立ち上げました。
興味ございましたら、ぜひ、ご参加ください。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
今回から引き継いだ法人税確定申告書。一から必要なところに数字を埋め込む作業を開始。
思いの外、大変。でも、来年への業務効率化のアイディアが生まれてきます。
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
中小企業の社長さま向けブログの更新を配信。
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