※コツがわかれば、使い勝手のよいタスク管理アプリです。
経理担当者の仕事は、独断で判断することはありません。
1人社長=経理であっても、思いつきでルールを変えるのは、よくないとされています。
なぜなら、経理業務は、決められたルールで運用することで、現状把握や内部統制、異常値のあぶり出しをすることができるからです。
経理=お硬い、という印象を持たれがちである所以でもあります。
そんな経理業務に、このNotionを活用することで、様々な立場の関係者が1つのデータをチェックすることができます。
それにより、「経理業務のお硬いルール」から「フレキシブルにチェックし合える」経理業務が可能となります。
なお、個人事業主の方は、1人でチェックしていく仕組みが必要です。
詳細の記事は、こちらになります。
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経理タスク管理 Notionを活用しよう 個人事業主編
一枚の請求書は、経理だけのものではない
1つの取引が、伝票→仕訳帳→総勘定元帳→試算表→決算書へ集約されていきます。これを1Actionで可能にしているのが、今の会計ソフトになります。
しかし、経理は、帳票を作るだけではありません。
例えば、一枚の請求書をそれぞれのシステムにデータとして入力する必要がある場合、1つのパソコンなのに、それぞれのソフトを立ち上げて二度入力することになります。
この二度手間が、間違いのリスクをはらんでおり、時間もかかって効率的とは言えません。
これを解消するために、RPA(ロボットによる業務自動化)を導入したくなりますが、それは、あくまで経理担当者のみの効率化です。もし、組織全体の効率化を考えているのであれば、その情報を、誰がどのように関係しているのかにフューチャーしたワークフローを整えることが先決です。
大事なことは、一枚の請求書が、経理担当者だけの情報ではなく、各部署の人にとっても、必要な情報であるということです。
原価台帳を管理している現場や、支払金額に異常値がないか確認できる社長のものでもあるのです。
NotionというWorkspaceで、ワンアクションによる、必要な人に情報を共有できるか検討してみました。
Linked tableを利用してみる
Notionには、Excel的なページ(database)と、Word的なページ(text)があります。以前、ブログでまとめています。↓
今回は、databaseのLinked tableを活用した簡易的な支払決済フローをつくってみます。
ケースとして、社長、経理担当者、現場担当者の計3名での組織を想定しました。
① 現場担当者の請求書チェックと原価台帳入力
送られた請求書が、見積書通りか、納品書と相違がないか、実際と請求書金額に差異がないか確認したら、原価台帳に入力し、現場ごとの粗利を管理します。
② 経理担当者による請求書二重チェックと支払データの作成
原価台帳から当月〆の請求書データを吸い上げます。このとき、仕入高or外注費といった勘定科目、支払先ごとの補助科目を設定されているか、請求書金額と台帳計上金額が一致しているか、といった正確性の観点によるチェックを行います。確認し終えたら、インターネットバンキングによる振込データに加工します。また、支払内容を社長がチェックしやすいような様式に出力したPDFデータも作成します。このPDFデータがのちのNotionにアップされるのです。
③ Notionにデータアップ(データ作成)
支払業務は、割愛して、Notionの作業に焦点をあててみます。
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※さっそく、databaseを作ります。
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※振込データを作成します。
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※「open」をクリック
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※振込データの種類をマルチセレクト
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※いつまで決済が必要か、日付形式のデータも加えます。
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※決済用振込データを添付する枠を加えます。
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※ページをシェアしている人をセレクトすることができます。該当者にメンション(メール)が行くようにします。
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※進捗状況がわかるようにします。
このように、必要な情報が入れられるように、追加していきます。
このNotionで一番の肝は、この「進捗状況」です。
経理担当者がデータの作成をした時、社長が決済した時、支払準備を完了した時、それぞれ、タグを作業したあとに変えます。
このタグが変わらなくても、支払準備までできてしまいますが、そのときに、互いに連絡をし合うチャンスが生まれます。
システムに強制された作業ではなく、社長と経理担当者と現場担当者のコニュニケーションツールとしてのNotionとなるのです。
振込データをToDoリスト化する
この振込データに、決済期限の日付を入力するようにしました。これが、別ページにて、ToDoにLinkできます。
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※左側に表示されているページリストの下にある「+New page」をクリックする。
ページに「/」を入力すると、ページ形式がテキストになります。そうすると、Wordと同じような見出しなどを選択できるようになります。
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※Linkと入力すると、データ形式選択一覧が表示される。
「/Link」と入力するだけで、databaseの「Create linked database」が出てきます。これを選択。
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※Link元のページを選択
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※Link元データが表示
Notionでは、データの表示形式を変えることができます。
ここでは、カレンダーにしてみます。
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※「+Add View」をクリック
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※カレンダーが表示
色々と忙しい社長は、表形式のデータをチェックするのは大変です。
このように、社長用カレンダーをLinkして表示すれば、チェック漏れのリスクを軽減することができます。
このカレンダーからデータに入って、タグを付け替えると、元データも変更されます。
他にも、看板ビュー形式など、様々な表示ができるので、社長が見やすいものに変更することもできます。
ここでは、主に社長と経理担当者のやりとりツールとして紹介しましたが、現場担当者用ページも作ることもできますし、自分たちの独自のツールとして組み上げることができます。
これを、市販のシステムで組み上げると、1ユーザーにつき1,500円/月ほどかかるところが多いです。
しかし、Notionの場合、ページのシェアだけだったら、5名まで無料で使用することができます。(2021年10月5日現在)
ランニングコストが押さえられる点で、オススメできるアプリです。
ブラウザ版、iOS版、Android版を利用できるので、外出の多い社長は、出先で振込データをチェックすることもできます。
使用してみて、複雑にシステムを組んでみたくなったら、そこで有料メンバーになるのもいいでしょう。
自分たちが、お金をかけずに、経理業務の効率化と共有化を図れる「Notion」を導入してみてはいかがでしょうか。
=編集後記=
【昨日のできごと】
お客様と茨城の税務署へ。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
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