経理におけるNotionの活用方法 Linkde table

※コツがわかれば、使い勝手のよいタスク管理アプリです。

 

経理担当者の仕事は、独断で判断することはありません。

1人社長=経理であっても、思いつきでルールを変えるのは、よくないとされています。

なぜなら、経理業務は、決められたルールで運用することで、現状把握や内部統制、異常値のあぶり出しをすることができるからです。

経理=お硬い、という印象を持たれがちである所以でもあります。

 

そんな経理業務に、このNotionを活用することで、様々な立場の関係者が1つのデータをチェックすることができます。

それにより、「経理業務のお硬いルール」から「フレキシブルにチェックし合える」経理業務が可能となります。

 

なお、個人事業主の方は、1人でチェックしていく仕組みが必要です。
詳細の記事は、こちらになります。
↓
経理タスク管理　Notionを活用しよう　個人事業主編

 

 

一枚の請求書は、経理だけのものではない

 

1つの取引が、伝票→仕訳帳→総勘定元帳→試算表→決算書へ集約されていきます。これを１Actionで可能にしているのが、今の会計ソフトになります。

しかし、経理は、帳票を作るだけではありません。

例えば、一枚の請求書をそれぞれのシステムにデータとして入力する必要がある場合、１つのパソコンなのに、それぞれのソフトを立ち上げて二度入力することになります。

この二度手間が、間違いのリスクをはらんでおり、時間もかかって効率的とは言えません。

これを解消するために、RPA（ロボットによる業務自動化）を導入したくなりますが、それは、あくまで経理担当者のみの効率化です。もし、組織全体の効率化を考えているのであれば、その情報を、誰がどのように関係しているのかにフューチャーしたワークフローを整えることが先決です。

大事なことは、一枚の請求書が、経理担当者だけの情報ではなく、各部署の人にとっても、必要な情報であるということです。

原価台帳を管理している現場や、支払金額に異常値がないか確認できる社長のものでもあるのです。

 

NotionというWorkspaceで、ワンアクションによる、必要な人に情報を共有できるか検討してみました。

 

Linked tableを利用してみる

 

Notionには、Excel的なページ（database）と、Word的なページ（text）があります。以前、ブログでまとめています。↓

Notionのしくみ　導入編

 

今回は、databaseのLinked tableを活用した簡易的な支払決済フローをつくってみます。

ケースとして、社長、経理担当者、現場担当者の計３名での組織を想定しました。

 

①　現場担当者の請求書チェックと原価台帳入力

送られた請求書が、見積書通りか、納品書と相違がないか、実際と請求書金額に差異がないか確認したら、原価台帳に入力し、現場ごとの粗利を管理します。

②　経理担当者による請求書二重チェックと支払データの作成

原価台帳から当月〆の請求書データを吸い上げます。このとき、仕入高or外注費といった勘定科目、支払先ごとの補助科目を設定されているか、請求書金額と台帳計上金額が一致しているか、といった正確性の観点によるチェックを行います。確認し終えたら、インターネットバンキングによる振込データに加工します。また、支払内容を社長がチェックしやすいような様式に出力したPDFデータも作成します。このPDFデータがのちのNotionにアップされるのです。

③　Notionにデータアップ（データ作成）

支払業務は、割愛して、Notionの作業に焦点をあててみます。

 

このように、必要な情報が入れられるように、追加していきます。

このNotionで一番の肝は、この「進捗状況」です。

経理担当者がデータの作成をした時、社長が決済した時、支払準備を完了した時、それぞれ、タグを作業したあとに変えます。

このタグが変わらなくても、支払準備までできてしまいますが、そのときに、互いに連絡をし合うチャンスが生まれます。

システムに強制された作業ではなく、社長と経理担当者と現場担当者のコニュニケーションツールとしてのNotionとなるのです。

 

 

振込データをToDoリスト化する

 

この振込データに、決済期限の日付を入力するようにしました。これが、別ページにて、ToDoにLinkできます。

ページに「/」を入力すると、ページ形式がテキストになります。そうすると、Wordと同じような見出しなどを選択できるようになります。

「/Link」と入力するだけで、databaseの「Create linked database」が出てきます。これを選択。

 

Notionでは、データの表示形式を変えることができます。

ここでは、カレンダーにしてみます。

色々と忙しい社長は、表形式のデータをチェックするのは大変です。

このように、社長用カレンダーをLinkして表示すれば、チェック漏れのリスクを軽減することができます。

このカレンダーからデータに入って、タグを付け替えると、元データも変更されます。

他にも、看板ビュー形式など、様々な表示ができるので、社長が見やすいものに変更することもできます。

 

ここでは、主に社長と経理担当者のやりとりツールとして紹介しましたが、現場担当者用ページも作ることもできますし、自分たちの独自のツールとして組み上げることができます。

これを、市販のシステムで組み上げると、1ユーザーにつき1,500円/月ほどかかるところが多いです。

しかし、Notionの場合、ページのシェアだけだったら、5名まで無料で使用することができます。（2021年10月5日現在）

ランニングコストが押さえられる点で、オススメできるアプリです。

ブラウザ版、iOS版、Android版を利用できるので、外出の多い社長は、出先で振込データをチェックすることもできます。

 

使用してみて、複雑にシステムを組んでみたくなったら、そこで有料メンバーになるのもいいでしょう。

 

自分たちが、お金をかけずに、経理業務の効率化と共有化を図れる「Notion」を導入してみてはいかがでしょうか。