必要以上に恐れないで　不正経理の対処法　経理担当者編

今日は、少し、現実の話をします。

現実に転がっている不都合なものに対する攻略する方法をお伝えします。

経理の仕事に邁進する仲間に向けて、前に進むためのヒントとして読んでいただければ嬉しいです。

そして、事業をするすべての人にも、知っておいてほしい、経理の現実をお話しします。

不正経理が起こるわけ

不正経理とは、悪意を持って正しくない処理をひっそりと行うことをいいます。

この悪意は、人間誰もがもっているものです。

それをコントロールして、最後の砦となるのが、経理です。

営業や事業が陽であれば、経理は陰。

この陰と陽のバランスがとれて、初めて事業継続が可能なのです。

 

経理の現場にいると、社内から嫌われることがあります。

「経理は頭が硬い」

「領収書の不備だけで、目くじら立てるなんてバカみたい」

「そのくらい融通きいてくれたっていいじゃないか」

でも、対面で面と向かって言われることはありません。

経理に不誠実な態度を取っていると、社内での信用が落ちます。誰もそんなことはいいません。

でも、ほとんどの人が、心の中で言っているセリフであり、経理がいないところで悪口や愚痴を言ってるのは事実なのです。

この経理に向かって言えるか言えないか。

この陰と陽のバランスを保つのが、社内の倫理観なのです。

この社内の風紀が崩れた瞬間、誰もが持っているブラッキーな発言や行動が、いとも簡単に表に出てきます。

これが、不正経理が生まれる土壌なのです。

そして、経営者だけではなく、経理担当者自身が不正経理に陥ることもあるのです。

社内倫理は、実はトップ次第です

大きな会社だと、関係各所が多く、一概に原因をひとつに絞ることができません。

しかし、小さな会社の場合、社長次第で社内の風紀が変わります。

私が20年近く、会計事務所を通して多くの中小企業の日常を見てきました。

表向きの発言と本音に乖離がある会社の場合、不正経理が起こる確率があがるのです。

ひとり社長で、自分で経理をしているなら、責任もすべて社長にあります。

でも、社内に経理担当者がいる場合、不正経理が起こると、すべての責任を経理担当者が負うケースがあるのです。

社長自身の心のバランスがとれているかどうか。

まずは、経理担当者になった暁に、人には陰と陽があることを心しておきましょう。

実は、社長の心内は、決算書の貸借対照表に現れる場合があります（一概に言えませんが）。

もし、不自然な形跡があれば、厳しい経営を乗り越えたのか、まだ引きずっているのか、冷静に観察しておきたいものです。

経理担当者ができる不正経理防止策とは

経理は、最後の砦です。

それをきちんと機能させるのが、本来の経理の役割です。

社長といえども、事業の資金は一部の個人がコントロールするものではありません。

そこは、ルールにそって、正々堂々と仕事をしていきましょう。

経理のコミュニケーション

一見、経理に求められるコミュニケーション能力は、どの現場にも話がわかり、交渉できることだと思いがちですが、実は違います。

経理的コミュニケーションとは、だめなものはだめと、はっきりと宣言できることです。

それも、相手が誰だろうが、温度を変えることは一切しません。

基本、経理には妥協がありません。

ただし、伝えるときは、相手の立場を共感することは大切です。

ルールは変えないけど、ルールに沿う方法は、相手がやりやすいものを提案するようにします。

自分ひとりで決めない

必ず、社長の決済を受ける仕組みを作りましょう。

忙しいから、代わりにやっておいて。

よくある常套句ですが、それをきちんと証拠に残すようにします。

1. 毎日の現金実査はやっておく（金種も記録）
2. 支払、売上請求書、資金移動には、必ずダブルチェック体制にする
3. デジタル化にして、ルール外の作業がやりにくい環境をつくる

などなど、いろいろありますが、これらを内部統制と言われています。

お金が動く時、必ず複数人で見届けることで、相互監視の役割もあります。

情報の独り占めをしない

財政や経営のことになると、社長はひとりで抱え込む傾向にあります。

この情報や仕事の属人化は、不正経理がやりやすくなる環境を作ってしまいます。

となりのデスクで、なんの仕事をしているのかわからないと、あちこちにローカルルールが生まれます。

一見、上手く業務が回るように見えますが、困ったときに誰にも相談できず、自分で対処し続けるくせが、不正経理をしてもバレないだろうと錯覚に陥るのです。

経理のフローすべてを、経営者と経理で共有する仕組みを提案していきましょう。

まとめ

規模は違えど、子どもの学校でPTA会計を担うことになった人向けに、ブログを書いています。

PTA会計に特化したNotionの提案「見える化を実現」

ここでも、同じことを言っています。

仕事の属人化を防ぎ、情報を共有すること。

これを実践していけば、不思議と不正経理事件は怒らないものです。

経理業務をしていると、相手は目上の人であることが多いです。

それに引け目を感じて、言われるがまま対処していると、どんどん陰と陽のバランスが崩れてしまいます。

経理は、経営サイドにもきちんと話しをするのも仕事です。

それに粛々と役割を果たしていけば、自ずと経理の機能が上手く作動するようになるのです。

自分がやっているのではなく、仕組みで仕事をする。

これが経理の鉄則です。

会社の経理は、お金を扱うから重要ではありません。

経営者を含め、働く人たちが、安心してクリーンでいられるようにする、メンタルの砦でもあるのです。

私が見てきた不正経理事件のほぼすべてが、人の心に住み着く負の部分を許す環境で行われていました。

人にはブラックな部分があるものです。

その顔を出させないよう、ひとりひとりのホワイトな部分を発揮できる環境を作れるようにしたいものです。

偉い人に対して発言するには、最初は勇気がいるかもしれません。

でも、それも含めて経理のお仕事であることに、誇りを持っていただければ幸いです。