小さな会社のDX化は、今までの仕事の仕方を見直す大チャンス

いよいよ本格的に始まる社内DX化の波。

小さな会社こそ、自分たちの手でシステムを作れるようにしましょう。

有限である資金、人材、時間。

その中で、自分たちが使えるシステムを入れるには、自分たちで生み出した実感が必要です。その後の運用に大きな影響を与えます。

このブログは、社内のDX化を目指す小さな会社の社長さんに、読んで頂きたい記事です。

システム導入=今までのやり方に頼らない

システムを入れると、とても楽になるという思い込みは、まずは捨てましょう。

確かに、効率化の一つに「めんどくさい手入力」という項目が挙げられます。一つのデータをいろんなツールに手入力でわざわざ入れ直す作業ほど、もったいないわけです。

しかし、この「めんどくさい」だけが独り歩きして、システムをいれたら魔法のように楽になると思い込む人が一定数いることは確かです。

実は、システム導入をすると、今までの仕事の仕方に変化が生じます。

例えば、

• 旅費精算を、なんとなく精算書に書いておけば、あとは経理担当者が汲み取ってくれる。
• 稟議書がなくても、社長の胸三寸で資金を動かせる。
• 領収書などの証票は、会計事務所に丸投げでなんとなかる。

こういった今までの慣習が、通用しなくなるのが、システム導入なのです。

これを知らずに、ただシステム構築に詳しい外部の専門家に

「今まで通りのことを、なぞってできるようにして」とオーダーを出したとしても、

長続きしないのが、通例です。これでは、せっかくの費用が水の泡。サンクコストになってしまいます。

システムを入れるとは、池のかいぼりと同じ

私は、公益法人の経理部門で働いていた頃、オフィスコンピューターから市販の会計ソフトの移行した経験があります。

この時の上司のオーダーは「今までのやり方に固守するな。会計ソフトに合わせるように、自分たちを変えろ」という、移行にとてもありがたいお言葉をもらったものです。

ちょうど、公益法人の会計基準が変わる時期でもあり、今までの仕訳方法が変わることもあり、タイミングがちょうどよかったのです。

まさに、今まで泳いでいた池の水を総入れ替えする「かいぼり」と同じ効果がありました。

• 手書き伝票の廃止
• 請求書現物を一枚一枚ソフトに仕訳入力していたのを、一括インポートへ
• 会計ソフトとExcelの親和性が高まり、明細書作成に効率化を図れるように
• 経理関連部署が偉い→各現場へのお願いへ　トップダウンからボトムアップに変化

思い出せる限り、あげてみたのですが、これだけでも、経理の仕事が大きく様変わりしていったことがおわかりかと思います。

かつての経理は、いかに信用していない現場からの帳票を正し、会計ソフトに入力していくかが勝負でした。

しかし、システムを変えることで、いかにスムーズに現場から上がるものをチェックするかに、ウエイトが移動していったものです。

経理部ですんなりとおる帳票は、現場でも滞りなく運営できている証拠でもあります。

経理部であれこれ、手を入れるのではなく、現場そのものをスムーズに運営することが、会社全体の利益につながることに気づくようになっていったのです。

これは、システムを導入する本当の意味での「効果」です。

小さい会社こそ、DX化の恩恵を

まずは、業務以外を嫌う社内経理担当者の言い訳をよく聴きましょう。

経理担当者がいなくて、社長自ら経理をしている場合は、経理フローの効率化から着手するとわかりやすいです。

どうしても、システムは現場サイドから構築されてしまいます。
しかし、それでは、内部統制を担保したシステムを作ることができません。

お金の動きに、業務効率化のヒントが沢山眠っています。
正直、現場の要望は、自分たちが楽になるアイディアしか出てきません。
一応、現場が思い描く未来を知っておく意味で、ヒヤリングをしますが、一番大切にしなければならないのは、会社の番頭でもある経理部の意見です。

 

なぜ、経理担当者が業務以外の仕事を嫌うのか。それは、それだけ責任と重責を担ってきたという自負があるからです。

阿吽の呼吸で、現場の要望を拾いつつ、内部統制の機能を維持することは、並大抵のことではありません。

この経理担当者喜ぶシステムこそが、その会社の正しいDX化とも言えるのです。

まずは、経理担当者によくヒヤリングをしましょう。

そして、協力を仰ぐのです。お金の流れ=情報のフローだからです。

情報は、お金とともについてまわります。それを記録してきたのが、経理部門で仕訳を切るという仕事につながっています。

その経理業務を主体に、DX化を図れば、小さな会社であれば十分に使えるシステムを組み上げることができます。

 

また、経理担当者は、Excelソフトの使い手でもあります。社内システム構築にもってこいの人材でもあるのです。

経理担当者「社内連携Notion活用術」