ズボラこそデジタル化にしよう 確定申告までの経理のコツ

確定申告という大イベントのあとにいつも思うこと。こんな感じではないでしょうか。

「ああ、ズボラな私を恨む！！今度こそ、真面目に生まれ変わるゾ！」

残念ながら、そう言って成功した人は見たことがありません。

ズボラはズボラなのです。

ここは諦めて、違う方法を考えるのが得策です。

これからの経理改善の参考になれば、幸いです。

基本人はズボラである

去年は、年明けの1月にさっさと、国税庁のサイトで申告を終わらせた私ですが、今年は、申告期限直前に申告いたしました。

理由は、クラウド会計の底力を信じて見たかった、ではなく、ただただ遅くなっただけの話です。

じつは、ギリギリ申告で効率よくできる方法を試してみたという、ちょっとリスクを負った実験をしていたのもありました。

今回思ったことは、私は根は大ズボラだと再認識したということです。

今までの職歴で、きちんと仕事をまとめる手法を知っているだけであって、コツコツと継続することができるのは、まやかしなのです。

私が小学校3〜4年生のときは、クラスの女子で忘れ物件数トップを貼っていた、「忘れ物女王」だったことも白状します。

もしかしたら、きちんとコツコツと真面目にできる人は、全体で少ない割合なのではないかと思います。

実際に、私の周囲には、そのような方は非常に少ないです。
もしかしたら、類は友を呼ぶ、ということでそのような人が集まっているだけかもしれません。

ということで、ここは「人はズボラである」と名言してしまって、対策を講じればいいのです。

幸い、私は経理・会計のズボラポイントと、重要ポイントを知っているので、今年は大手を振ってズボラ経理にチャレンジしていました。

努力ではなく、あくまで工夫・仕組み化

とはいえ、売上先が前年より増えて、経費の種類も増えてまいりましたので、難易度は前より難しくなっています。

また、インボイス制度も始まったので、実は事務量は前年より増えています。

ここで、経理タスクの見直しをすることにしました。

前年からクラウド会計freeeを使用していました。

ある程度、経費の取引先が固定化しているので、スマホによるレシートスキャナは簡単に取り入れることができます。

また、freee会計は、Excelデータのインポートができるので、この機能を駆使することにしました。

• 毎日経理から月一経理に。頻度を下げる。
• 売上は、Excelに集計しておく。Sprite（クレジット決済ツール）からエクスポートして、Excel上で仕訳を切っておく。
  

  売掛金	○○○	売上	○○○
  支払手数料	○○

• そのかわり電子取引データはまめにNotionに取り込んで、freeeに連携されたクレジットカード情報を見ながら消し込みをします。

これだけです。

ズボラでうまくいくには、極力会計ソフトを直接触る時間を少なくすることです。

入力は基本、スキャナかExcel一括インポートで済ませることで、会計ソフトに翻弄される時間を圧倒的になくすことができます。

ただ、正確な入力をするために、ポイントだけはしっかり抑えておきます。

• 貸借対照表の現預金と、カード未払金の残高をしっかり合わせる。

これだけです。

この貸借合わせで、重複したデータを簡単にあぶり出すことができます。

あと、インボイスに登録した方なら、簡易課税・一般課税でポイントが増えてきます。

• 消費税コード
• 登録事業者番号
• 取引先名
• 取引日
• 金額

クラウド会計なら、要求される入力項目をしっかり埋めるだけで網羅できます。

 

次に気をつけることは、経理事務をするタイミングを、あえて作るということです。

できたら、第三者からセッツイてもらうと効果絶大です。

例えば、「税理士に会計資料を渡さないといけない」「〇〇さんが家にやってきて、経理をチェックしてもらう」です。

中小企業の社長さんで、事業がうまく行っている方のほとんどが、奥様がしっかりと経理をしているケースでした。

おそらく、社長に奥様からビシッと管理監督監査がされているのでしょう。

もし、御夫婦やパートナーでお仕事されているなら、経理業務を通じてチェックしてもらうというのはとてもいいことなのです。

でも、そんな家族やパートナーがいない場合、ここはしっかりと課金して、外部にお願いするといいでしょう。

いろんなやり方があります。

売上が1,000万円以上なら、顧問税理士に依頼しましょう。

それ以下の場合、オンライン秘書や、経理アウトソーシングということで外に出してしまうのもありです。

ただ、レシートや売上情報をまとめるのは、ご自身でやるしかありません。

ここまでやるなら、会計ソフトへのインポートは、自分でやってしまうという手もあります。

その場合、私のような経理コンサルタントにチェックしてもらう方法もあります。

ただ、漫然と仕事をして、翌年3月に慌てるのであれば、通年とおして誰かに経理を監督してもらうことで、時間の節約にもなるので、一挙両得です。

個別相談

ズボラこそデジタル化にしよう

あと、経理コンサルタントである私が、ズボラ経理を可能にできたのは、

「経理業務のDX化」のおかげです。

• Mac、Windowsの両方のパソコンからでも、利用できるクラウド会計ソフト
• Notionを利用することで、スマホやタブレットから電子取引保存を可能に
• 電卓を使わない
• e-Taxが、ブラウザ版よりスマホ版の利便性が格段に上がっている
  （デジタル庁さん、ありがとう）
• マイナンバーカードは必須

これらのおかげで、家の外でも経理をすることができるようになりました。

1. どこでも経理業務ができるようにすること。
2. 経理アクションを起こすためのトリガーとして、Gmailを開いたら、即Notionに飛ばすという約束事を自分にかける。
3. クレジット決済ツールを開いたら、売上情報をExcelに入るように設定しておく。

つまり、お金が動くときに、ガジェットやパソコンを開いたときに、やってしまうタスクを決めておくのです。

これで、処理を貯めることがなくなります。

 

あと、前もって行動するということ。

私は、3月14日の23時すぎに電子送信しました。

その直後、15日の深夜12時に、ちょっと大きめな地震がきました。

東日本大震災のとき、会計事務所で確定申告に追われていたころの記憶が蘇ります。

計画停電で、電子送信ができなくなり、混乱の中、紙提出に変えて、郵便局まで自転車を走らせたのを思い出します。

いつ、申告できなくなるやもしれない。そんな経験をしたので、

申告期限ギリギリにせず、何事も前日までに終わらせる！と、デットラインを決める習慣がつきました。

 

あと、こっそりと耳打ちすると……、

台所での片付けと、経理業務は似ているかな。

生ゴミをいつまでも出しておくと、臭くなりますよね。

レシートも一緒です。