バックオフィスを担うあなたへ。シゴデキになりたいなら、Notionを使おう！

仕事ができる女子のことを、シゴデキと言うんですって。

仕事ができる風を演出するファッションで、使われるワードなので、

なんちゃって仕事できる女になれるのは、お得じゃない？

 

でも、本当にお得なのは、仕事ができそうと見られることより、本当に仕事ができることです。

短時間で成果を上げて、余った時間をこっそり自分に投資する女性になって、颯爽とオフィス内と闊歩していただきたいものです。

Notionを纏えば、シゴデキになった

仕事ができるとは、

• ミスが少ない。
• 早く仕上げる。
• 相手に合わせられるよう、アウトプットにバリエーションがある。

が挙げられると思います。

つまり、今やっている仕事をNotionに置き換えることで、

これらの要件が満たされるというわけです。

ホンマかいな。

そうですよね。眉唾とも言われてしまいそうです。

でも、仕事ができない私が、今、超シゴデキになっているのは、Notionのおかげなのです。

現在、会計の仕事をしながら、NPO法人の理事として、地域活動・環境保全団体の理事会を取り回しておりますが、Notionがなければできないことだらけです。

「Notionを導入しなければ、私は引き受けません！」

と半分脅しで導入したわけですが、

おかげさまで議論が白熱するようになりました。

私だけではなく、組織に属する人たちも、もともと持っている能力を発揮できるようになっています。

実際に、Notionを使うことで、評価されずらい仕事の仕方をしていた私が、

「シゴデキ」に変身したきっかけを、お話ししてみます。

こんなシーンで、Notionを使いました。

データベースのフィルタリングで売掛金消込

まずは、経理の現場。

私が一番苦手なのは、Excelを使った仕事でした。

経理は、Excelがないと仕事になりません。

でも、Excelを、Notionのデータベースに置き換えることで、

あっという間に、時短をなし得ることができたのです。

このときの私の感覚は、

「あ！これって、仕事ができている状態じゃない？私にもできた！」

でした。

小さな会社の経理業務で、便利なNotionの機能

経理マニュアル兼引継書

経理タスクの肝は、定期的に回ってくるタスクを、いかに上手く受け入れて、素早くリリースするか、です。

そこで、活躍したのが、Notionによる経理タスク管理です。

経理担当者 夏のお仕事　Notionでマニュアル作り

経理タスクは、通常のタスク管理方法では、経理フローの全体像を掴むことができません。

そこで、私が考案したテンプレートで作成し、経理の現場で回しながら育てていけば、そのまま引継書になっていきます。

ここで、都度タスクを思い出す手間も省け、異動や退職のときは、引継書づくりの残業がなくなります。

飛ぶ鳥後濁さず。

それも、居なくなってから、Notionのページだけで経理フローを回せるわけですから、引き継いだ人から見たら、

「シゴデキ！」と、言われています。

会議の議事録と全体への周知

組織で働いていると、必ず会議というものがあります。

今では、オンラインで済ませるケースもありますが、まだまだ、対面でリアルに会議をすることもあるでしょう。

オンラインの場合、ZoomやLarkといったツールを使うことで、自動で文字起こしをしてもらい、AIがサクッと議事録の体裁に整えてくれます。

でも、リアルの会議の場合、そのツールに頼ることができません。

そこで、Notionを使います。

私は、次のようなテンプレートを作りました。

会議で話し合われたことを、会議にいないすべての人達に伝える必要があります。

通常は、そんなことをせず、会議内容を持ち帰った人が、その部署に展開するのですが、今、大きな変換期を迎え、全員に共通理解をすることで、険しい局面を立ち向かう必要があります。

そこで、Notionを駆使し、この議事録を会議メンバーで共有しています。

会議が始まる前に、随時議題をアップすることができます。

会議中の音声録音を、AI（私はVrewを使用）で文字起こしをし、Notionに貼り付けたあと、NotionAIにタスクを洗い出してもらいます。

会議では、経費申請の決裁もまとめて行っているので、申請されたものを会議中に開くことも可能にしました。

終わったら、全体報告用に簡素にAIでまとめて、手直しをしつつ、会議長のOKをもらったら、全体閲覧ページに、反映するようにしています。

もし、この工程をExcelやWordでやっていたら、この10倍は時間がかかります。

Googleでも、同様の連携ができるかもしれませんが、パソコンに慣れている人じゃないと、敷居が高くなります。

Notionなら、感覚的にここまでひとりで展開できるわけですから、

周囲から「鈴木さん、シゴデキだね」と、評価をいただけるわけです。

データ収集と分析

予実管理というものがあります。

これは、予算に対して決算がどうなのかを、管理分析するものです。

経理のPDCA「予実管理」

例えば、経理の場合、収集に当たるものが経費精算のデータです。

昔から、このデータ収集には特有のルールを設け、簿記特有の伝票を作成することで、試算表から決算書に反映できるしくみがあります。

でも、この手書き伝票を、フォームに変えることで、一気にDX化を可能にします。

クラウド会計ソフトにも、このしくみが搭載されています。

しかし、正直使いづらいわけで。

でも、ここでフォームからNotionのデータベース（GoogleフォームからGoogleスプレッドシート）にすることで、現場の評判はうなぎのぼりです。

 

小さな会社や団体なら、敷居の高い会計ソフトより、自分たちでカスタマイズできるフォームで、データ収集がやりやすくなります。

今後、Notionフォームがローンチされるので、すべてNotionで完結できるようになる予定です。

Notionを使ってメンテナンスしていると身につくもの

こうして、Notionを使うことで、仕事仲間から上司、後輩まで、

「シゴデキ！」と言われるようになるわけです。

でも、本当の価値は、シゴデキでは終わらないところにあります。

それは、業務改善やDX化を取り組む姿勢が、変わってくるところなのです。

通常、業務改善やDX化は、いい感じのツールをエンジニアに作ってもらい、

それを導入するのが仕事と思われています。

でも、Notionを自分でいじっていくうちに、身につくものは、

• 業務の相関関係把握
• デジタルITの力量アップ
• アナログ思考からデジタル思考へ
• データベース思考
• 情報を止めず、絶えず誰かと共有するクセ

が、自然と養われていくのです。

ぱっとみ、洗練されたNotionのページをモニターに出すだけで、

「シゴデキ」と見られるわけですが、

実は、知識やスキルなくても、自分でNotionを触ることで、自然とこれらの思考を身につくようになることで、本当の意味で

「仕事ができる人」になっていくわけです。

経理は、アナログ思考です。

これが、経理の頭が硬いと言われる所以であり、新しいことにチャレンジしない人種になってしまいがちなわけです。

でも、仕事の一部をNotionに置き換えようと、四苦八苦していくことで、

どうやったら、デジタル化できるかと、意識が広がっていきます。

まさに、この私が、これでデジタルに詳しい人になり、経理にしては変わっている人になっていきました。

社会人人生30年。

成長できたなぁと思えたのは、かつての教育現場でした。

でも、一番成長したのは、Notionをいじって、自分の仕事効率を上げるのに試行錯誤していたときです。

まさに、ここ数年の出来事です。

ぜひ、そんな私をパクっていただき、多くの経理マンが

「シゴデキ！」と評価される社会になってほしいです。

是非、Notionで、「シゴデキ」になりましょう。