バックオフィスでのペーパーレス化と手書きの棲み分け

デジタルと手書きの間。By iPhon12 mini

 

 

経理やバックオフィスのDX化。

ペーパーレス化による効率化。

私は、小さい規模の会社こそ、DX化が必要という立場にいます。

 

自分たちの業務を見つめ直すことで、業務の断捨離を促し、激動の時代をくぐり抜けるツールとして、

おすすめしていますが、全てをデジタルにしないことも提案しています。

 

このペーパーレス化と、アナログの線引きをどのように考えたらいいのでしょうか。

 

デジタルにすべきもの

 

デジタルにすべきもの。

それは、社内で共有するものすべてです。

バックオフィスの場合、以下の物が該当します。

総務関連

・取引先との契約書

・社内規定関連

・取締役会議事録

・備品設備予約

・日報

などなど

 

労務関連

・タイムカード

・申請書類（有給休暇申請）

・社会保険関連

・勤怠管理

・給与計算

・給与明細

などなど

 

経理・財務関連

・売上・支払の請求書

・電子取引明細

・仮払金精算

・交通費請求

・法人カード明細

・会計仕訳データ

・試算表などなど

 

このように列挙してみると、

バックオフィス関連のルーティン業務は、すべてペーパーレス化できます。

 

紙には安心感があり、まだまだ領収書や請求書が紙ベースでやりとりされていますが、

すべて、データ化すれば、データの相互利用も可能になり、

新たな仕事の仕方が生まれるようになるのです。

 

 

逆にアナログにすべきもの

 

では、データにしないほうがいいのはあるのでしょうか。

 

私は、アイディアが生み出されるときは、紙ベースですすめるといいと考えています。

つまらない授業中に、教科書の偉人にカツラを書き足す、あの感覚です。

また、かつて黒電話が主流だった頃の長電話中に、メモに書かれる意味不明な模様・・・。

紙とペンで書かれるとき、人間の脳がストレスから逃げられる効果があります。

 

デジタルは、スピードも早いし、間に迷うことは一切ありません。

（フロー構築の際は、もっとも悩みますが・・・）

しかし、紙にペンで書かれた文字の筆記スピードは、人間の思考スピードに近く、

アイディア出し、作戦を練る、対策を講じるなど、

脳に蓄積された情報を引き出して、新たなものを生み出すときは、

デジタルではなく、アナログで作業するようにしています。

 

アナログを使って生まれたものを、社内全般に浸透させる際は、

デジタル化させることになりますが、

あの、会議中にパソコンのキーボードをパチパチさせる音は、

実は、会議に集中できていないのではないかとも思うのです。

 

 

ペーパーレスと紙データの棲み分けを決めて改革を

 

バックオフィスにDX化をすすめるとき、わたしは、一旦今までのルーティンを手放すことを勧めています。

ゼロベースから作り直せば、今までの慣習とのすり合わせをする必要がないからです。

 

ただ、担当者としては、すべて一気に変わることで、失敗や漏れのリスクがあがるので、

一番嫌がることに一理あります。

 

しかし、ある程度の失敗を許容できる社内文化を育てることも大切ではないでしょうか。

システム変更時の責任者は、失敗時のリカバリー手順を作っておくようにしましょう。

そして、新しいシステムにチャレンジした社員の心理的安全を担保するようにしましょう。

 

組織にとって、システム入れ替え時は、自社を見つめ直す大きなきっかけです。

惰性でやってきたことを振り返る意味は、思ったより大きいです。

チャレンジすることで、緊張感も増す効果もあるので、おすすめです。