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経理アウトソーシングのメリット・デメリット

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経理のアウトソーシングを利用される事業者の方が、増えてまいりました。

このサービスを利用する際、気をつける点を整理したので、参考にしてみてください。

レジのアウトソーシング先は、顧客でした。改装後の無印良品店鋪にて。

目次

経理アウトソーシングを選択する背景

かつては、経理業務は会社の根幹に関わる仕事として、外注されにくいものでした。

簿記資格などの経理業務に必要な技能をもった人を雇用し、会社の金庫番として揺るぎないポジションとして、長年会社に在籍し続ける社員もいたほどです(お局さんとは言えませんが)。

でも、これはかつての話です。

今は、経理人材が流動的に入れ替わる会社もあります。

また、人を雇わずひとりで会社を興す方もいらっしゃいます。

その中で、簿記の仕組みがわからずに経理をするのは、とても大変なことです。

今では、簿記知識がなくても、会計ソフトを操作できるツールも出てきました。

クラウド会計と言われるものです。事務所のパソコンに縛られず、ネット環境があれば、どこでも会計ソフトを操作することができます。

このような技術の発達で、机上の空論では、だれもが簡単に経理ができるようになりました。

あくまで、机上の空論です。

しかし、現実にはそうはいかないものです。

こうして、経理のアウトソーシングというサービスが生まれてきたのです。

アウトソーシングする際の注意点

経理代行のアウトソーシング

実は、経理のアウトソーシングサービスの前進として、会計事務所が請け負う「記帳代行」というものがあります。

これは、今でも存在しており、手書きの伝票が主流だった時代からありました。

会計事務所の現場では、「原紙資料」といって、お客様から、領収書や請求書の現物をお預かりして、会計ソフトに入力する仕事もあります。

このように、入力作業を請け負うサービスは、いまでも現存しています。

これは、仕訳数に応じて金額が加算され、基本料金+仕訳料金+αといった料金体系が多いようです。

 

このとき、発注する側として気をつけるべきことは、経理業務を複雑にしないということです。

複雑とは、自社の通帳間の資金移動が多かったり、事業部毎の試算表作成を求めたり、事業用資金を私用に流用するケースのことを指します。

少しでも、余計な取引が一つ増えると、仕訳数カウントが倍に膨れると思っていただければと思います。

経理業務改善を依頼する場合

では、経理業務改善を依頼する場合は、気をつける点はなんでしょう。

経理業務を変えたいと思うケースは、次のパターンが多いようです。

  • 経理担当者の負担が多すぎて、なんとかしたいが人を雇う余裕がない。
  • 経理担当者が退職して、代わりにやってくれる人が簿記を知らない。
  • 会社の事業拡大、縮小が見込まれ、経理体制を変えたい。

など。

このように、業務自体にテコ入れする場合、人の問題が絡んでいるケースが多いのです。

もう一つの問題があります。それは、「頭では分かっているけど、いざ変わるとなると人は保守的になる」という点です。

業務の改善が必要なときは、困ったことが発生した時です。

その困ったことを取り除くために、業務を変えようとするのですが、変わることで、今まで想定していなかったことに向かい合う必要がでてきます。

よって、業務改善には、変化することに対して乗り越えることが求められます。その覚悟をできたときに、初めて業務改善が成功するのです。

この当たりが、あやふやのまま、業務改善をしても定着せず、「前の方がいいよね」という風潮になって、元の木阿弥になるケースとなっているようです。

もし、業務改善をするのであれば、相当厳しいことになる覚悟を持つ必要があります。

自前とアウトソーシングのどちらがいいか

経理担当者を社員として雇っておくべきか、アウトソーシングで構わないか。

ケースバイケースなので、一概に言えません。

経理担当者というより、社長の参謀になってくれる人が、社員として支えている会社は、その後大きく伸びていくようです。

ただ、社長のイエスマンとして、社長の言う通りに処理をしてくれるという意味ではありません。正しい知識と法令遵守を提言できる人を、雇い続けられる力を持った社長が、事業の継続と成功を成し遂げています。

そう思うと、やはり経理担当者をきちんと雇えるようになった方が、いいということになります。

経理は、単なる事務仕事ではありません。会社の取引をすべて管理監督する内部統制としての機能を持っています。

 

経理代行のアウトソーシングのデメリットは、経理に内部統制機能を持たせられない点です。

事業を長く続けるには、社内で内部統制ができる人材を育成していくことが必須です。

そういう意味で、経理業務改善のアウトソーシングで、経理担当者を育てることは、有効かもしれません。

そして、経理代行のアウトソーシングも、期間を決めて利用する方が、いいのかもしれません。

一番良くないのは、外部にお願いしたままにしてしまっていることでしょう。

戻ってきた残高試算表から、経営分析をきちんとできているか。

または、業務改善したあと、内部統制まで機能し続ける努力ができているか。

このような心構えであれば、アウトソーシングによるデメリットはないでしょう。

一番良くないのは、任せっきりです。いずれもデメリットが強くなっていきます。
せっかくのアウトソーシングサービスを、無駄にしないために、利用する側の努力は続けられるようにしていきたいものです。

=編集後記=

【昨日のできごと】

午前中に、個別相談。午後からNPO法人関連の仕事で役所周り。
税務署では、定額減税説明会が行われ、駐車場が満車でした。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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