「会計ソフト、使いづらいからすべてNotionでまとめたい」
その気持ちに、ちょっと待ったをかけさせてください。
商売をされている方。規模はどうであれ、Notionで経理・会計周りを完結させないように。
あまりにも、リスクが高くなります。
Notionではなく、あえて会計ソフトに登録するもの。
Notionで完結したくなる気持ち、わかります
会計ソフトは、非常に使いづらいものです。
クラウド会計ソフトが認知されるようになってからは、随分とわかりやすくなってきました。
それでも、なんだか簡単に使えるとはいいにくいでしょう。
マネーフォワード会計のトップ画面
freee会計のトップ画面
最初に見るトップ画面をみると、非常に高い壁に感じてしまいます。
理由は簡単。
いままで、収入と支出だけ金額を把握していれば大丈夫だった「お小遣い帳」「PTA会計」。
PTA会計 Notionテンプレート
これなら、馴染みがあるのに、クラウド会計ソフトになると、お金の動きが全く見えなくなるからです。
商売するときの経理は、複式簿記で記帳されることが大前提です。
お小遣い帳やPTA会計は、収支という「入るお金」「出るお金」そして、その差額がいくらなのか、それだけの足し引き計算で成り立っています。
でも、この複式簿記は、それぞれのフォルダにデータを積み上げて行くという発想です。
積み上げるのは判るが、その先の貸借対照表となると、いったい何を表現しているのか、まったくもって理解しにくいのです。
この今までにない「複式簿記」を理解せずに、とりあえず会計ソフトを使えるようにしたのが、このクラウド会計（特にfreee）です。
トップページの文言は、たしかに柔らかい表現になっていますが、
「んで？その先どうなっているの？」と思ってしまうと、途端に先の見えないわかりにくいツールであることがバレてしまうのです。
であれば、収支でわかりやすいものにまとめたい。
ということで、普段からNotionを利用している方は、Notionで収支データベースを作って、確定申告に利用されている人もいらっしゃるのです。
その気持ち、痛いほどわかります。
実際に、私も白色申告限定の収支内訳書のNotionテンプレートを販売しております。
ただ、これは、個人事業主になって経理をどうしたらいいのか、初めてを体験する方向けに作成しています。
いきなり会計ソフトに取り掛かって、経理アレルギーを持ってしまうよりは、使い慣れたNotionで、まずは経理に慣れていただくことが主旨です。
翌年には、会計ソフトに移行していただくことを目的にしています。
なぜ、Notionで経理をやってはいけないのか
では、なぜ、「経理×Notion」をうたっている私が、Notionで経理を完結させることを勧めていないのか、次の理由があります。
お小遣い帳と違って、対外的に信頼を得るものだから
まず、個人事業主が確定申告すると、その申告書第一表の写しは、至るところで、その人の所得の証明として利用されます。
- 保育園の料金決定
- ローンを組むときの所得証明
- 事業用資金の借り入れ
このように、確定申告書は公的書類として、その方の所得を証明するものになります。
そして、その数字の根拠として収支内訳書、青色申告決算書が作成されるのです。
その数字の一つ一つを積み上げるツールが、会計ソフトになるのです。
この先は、専門的な話になるので、深掘りは避けますが、
自作のツールで作成した場合、入力漏れがないか、一つ一つチェックしていくことになります。
しかし、会計ソフトを利用すれば、チェック方法も複式簿記の仕組みを使えば、ポイントを絞ってチェックできるので、信頼できるツールでもあるのです。
とにかくルールが増えて、自前でフォローできるレベルではない
次に、税金に関わるものには、多くのルールがあるという点です。
消費税のインボイス制度。
これ一つとっても、請求書の要件も細かく定められています。
消費税の課税事業者ではなくても、パソコンを買うなど、10万円以上の物を購入すると、減価償却計算をしなければなりません。
こうなると、もう、自作のソフトでは安全に正しく計算できる保証がないので、無理になってきます。
Excelで関数を組んだとしても、年によっては税制改正が入って、計算式が変わることもあります。
この更新情報を、たった一人でフォローできるとは思えません。
こうなったら、会計ソフトを一つ入れるだけで、それで事足りるのです。
Notionでは、まったくもって機能が足りなさ過ぎる
税制改正、物によっては税率が変わる、大きなお買い物（10万円以上）をしても、物によってか償却方法が違うとか……。
ただ、入ったお金、出たお金を計算するだけでは、確定申告はできないわけです。
これらを、Notionでフォローしようと思うと、血の滲むフォーミュラを組み上げることになります。
そこに、かける時間は、絶大です。でも、本当に正しい数字なのか、検証する必要があり、かけた時間の割には、リターンがあまりにも低すぎます。
もう、こうなったら、会計ソフトに最初から登録できるようにするのが、大正解です。
人と会計ソフトの間に立ってもらうNotion
とはいえ、会計ソフトのファーストインプレッションは、いいとは言えません。
そこで、私は、以前から、人と会計ソフトを連携するツールとして、Notionを活用することを推奨しているのです。
いきなり、会計ソフトに直接入力する前に、一旦、Notionやスプレットシートでデータ化してから、会計ソフトにインポートする方法です。
今は、ネットECサイトでのクレジット決済など、電子取引が主な取引な業種もあったりします。
それらのデータを、Notionに集約することができれば、入出金管理をしながら、会計ソフトに登録する「経理」の効率化を図ることができます。
Notionは、いろんなツールを埋め込むことができます。
人と人をつなぐ「電話」のような役割を、Notionに託すのです。
Notionで完結させず、Notionを通過させる。
そんな使い方を模索することが、経理の第一歩です。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
自宅で、オンライン業務をしながら、その合間はオフ。
じっくりと休みました。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
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