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領収書整理から始まる「ひとり仕事」の経理

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独立して、自分で確定申告をすることになると、自分で経理をすることになります。

でも、どうやったらいいのか、最初は誰もわかりません。

インターネットで調べても、本を買ってみても、小難しいことばかり書かれています。

こうなると、なんだか面倒くさくなってきます。

また、勉強してみようと思っても、モチベーションが下がることもあります。

そうなる前に、経理の基本を「サクッ」とポイントを絞ってくれると、助かったりしませんか。

今日は、経理のポイントを絞りに絞って、「経理のツボ」なるものに、どんなものがあるのか、まとめてみました。

目次

日々の経理は、頭を使わないようにする

実は、日々の経理は、頭をあまり使いません。

いや、売上や経費の数字を「作る」とか、絶対に間違いないようにしなければ、など、緊張を要するものではありませんか?と、言われます。

でも、実際に多くの会社の経理をしてきた身として、一枚一枚の帳票に神経を行き届かせていれば、ひたすら消耗するばかりです。

では、どうやって、たくさんの領収書や請求書を扱って来れたのでしょうか。

それは、頭を使わない仕組みを導入しているからです。

たしかに、目や肩、腰痛といった職業病を発症することもあります。

でも、初めての会社の経理をするときに、予め工場のラインのような仕組みを作って、それに合わせて作業をしています。

そうなんです。経理は、作業なのです。

経理が難しく見えてしまうのは、絶対に間違えてはいけないという、恐怖に近い気持ちを抱かせてしまいます。

気持ちがこわばってしまっていは、経理は一向に楽になることはないし、ひたすら苦行を強いられると思い込んでしまうようです。

経理に慣れている人は、最初に経理ルーティンを作り、あとは機械のように処理していくだけです。

この、経理ルーティンは、会社によって、人によって、全く持って同じではありません。

規模、業種、事業をする人の個性、取引先の事情など、様々な事情があい乱れ、十人十色の経理ルーティンができあがります。

ここが、ひとりで経理をする人にとって、自分に合った情報が手に入りにくい理由なのです。

そこで、私は、お一人お一人にあった経理ルーティンの提案をする相談会を企画いたしました。(2023年9月から12月まで)

副業・個人事業主向け「領収書整理」相談会

機械の次は、チェックするポイントを知る

さて、今までは、日々の経理のルーティンについて、まとめてみましたが、次は、毎月の経理に行うルーティンについて、まとめてみます。

毎月の経理は、売上請求、カード支払いのデータを会計ソフトに入力していきます。

事業や業種によっては、毎月払いの請求書の処理も含まれるでしょう。

これも、できたら、入力作業はルーティン化するようにします。

そして、一ヶ月分のデータを入れきったところで、そこそこデータを間違わずに入れることができたかをチェックします。

チェックポイントは次のとおり。すべて、会計データと一致しているか見ます。

  • 銀行残高。
  • カード明細一覧
  • 借入金の残高

これらは、クラウド会計ソフトであればAPIで連携とることができるので、ほぼ間違わないようになっているはずです。

あくまで、「はず」なので、間違いがないことを、確認する程度で十分です。

もし、数字がズレていたら、そこで修正すればいいので。

次にチェックするのが、こちら。

  • ちゃんと請求書を出したか。
  • 振込期限までに入金されているか。
  • 期限すぎているのに、入金されていないものはないか。
  • 支払う請求書は、すべて入力されているか。
  • 支払い請求書は、期日まで支払っているか。
  • インボイスの処理は正しいか。

くらいでしょうか。

そして、最後に数字の全体像をチェックします。すべて、前月との比較、去年の同じ月の比較をすることで、数字の違和感をあぶり出すのです。

  • 売上高
  • 原価(売上から仕入や外注を引いたもの)と粗利
  • 営業利益

毎月チェックするのは、これくらいでしょうか。

詳しくは、こちらのKindle本にてまとめております。

そして、もし消費税納税者であれば、毎月の消費税納税額をみておきます。

これは、資金繰りにも影響するので、チェックしておくと安心です。

クラウド会計ソフトであれば、期間を定めて試算することができます。

経理を楽にするために必要なこと

以上のように、日々の経理と毎月の経理を積み重ねていけば、確定申告で慌てることはそうそうありません。

そして、やり方さえ覚えてしまえば、ほぼ自分一人で経理ができて、リアルタイムで自分の資産を知ることができるのです。

これが、自分の資産を守ることに繋がります。

経理を楽にするには、悩みポイントをなくしていきましょう。

頭を使わずに、自動化できるものは、どんどん自動化させていきます。

そして、チェックポイントも覚えてしまえば、毎月繰り返すたびに、ルーティン化するでしょう。

経理で一番頭を使うのは、入力し終えて、チェックしたあとです。

売上の推移は問題ないか。原価が高くなっていれば、もしかしたら物価高騰以外の理由があるのか。取引先に問題はないか。などなど。

ここを、しっかり考える時間を作るためにも、入力やチェックは、なるべく仕組みを作って楽するようにしましょう。

人の使えるエネルギーは、有限ですから。

そのためにも、経理の省力化を目指したいのであれば、ぜひ、プロに相談してみてはいかがでしょうか。

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=編集後記=

【昨日のできごと】

沖縄に滞在していました。大雨でしたが、梅雨の終わりを告げる時期で
比較的涼しい夏の前を堪能しました。

かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。

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ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。

 

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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