「さてと、新しい職場に来て、私はどんな業務をするんだろう」
そう思って、前任者の引継書をみて、びっくりする。
そんなことがあると、なんて自分はくじ運が悪いんだろうと、気になってしまいます。
せめて、自分はそんなことはしたくない。けど、時間が余っているわけではない……。
経理の場合、私は、仕事の流れに沿ってタスクログを残すだけでも、十分に引継書になりうると考えます。
小さな会社なら、これくらいの情報があれば十分です。
とある小さな会社の引き継ぎで残したNotion
この写真は、とある会社に残した経理引継書です。
私が経理していたときに、タスクログをNotionに残していました。
それに、少しばかり追加情報を書き加えた程度のものを、引継書にしています。
かつての経理引継書は、代々担当者が加筆訂正して年季の入ったノートが主流でした。
そして、たいていの情報が古すぎて、役に立たなかったりするのです。
理由は簡単です。
最初は、やり方がわからず、丁寧に引継書を読み潰しながら業務に取り組んできたのですが、慣れてきて、自分の頭の中や個人的なメモ帳にまとめられて、当の引継書が置いてきぼりになるのです。
後の人のことを考える担当者の場合、個人的にまとめたノートや、歴代の引き継ぎノートに加筆訂正をしてくれたりします。
しかし、忙しいことを理由に、そこまで手が回らないケースもあり、こればかりは、時の運に任せるしかなかったりするのが、普通です。
でも、新任者にとって、それは、あまりにも酷なことで、その後の仕事の出来栄えに影響あるので、評価に響いたりします。
そこをなんとか、改善できないものかと、以前、私は考えて、「経理×Notion」を発信するようになりました。
タスクの順番と、何を誰に確認していたか
では、どのように経理業務とNotionを組み合わせればいいのでしょうか。
それは、2つのポイントがあります。
業務フロータスクを記録する
Notionに経理業務フローをレコーディングしていきます。
毎日の経理「日次処理」と、月次経理「月次決算」の2種類タスクです。
「日次処理」は、お金の流れに関わる業務です。
入出金管理、預金口座仕訳、請求業務などです。お金が流れることに関わる業務は、すべて「日次処理」としてタスク化します。
仕掛中、完了、そして完了日。
これらの情報をデータベースに入れていきます。
そして、翌月きたら、このデータを複製して、どんどんとチェックしていきます。
データーベースの中に、その月の日次タスクデータベースがあります。
複製するときに、前月の日次推移を見るので、前月の振り返りも兼ねることができるのです。
「トントン拍子にできた」「滞ったのは、●●の影響があった」などです。
この振り返りが実は、大切なのです。
上手くいった月のやり方をデフォルトにしていけばいいのです。
そして、上手く行かなかった月にやったことをやらないようにすれば、それだけで上手くいく要員が増えるのです。
成功体験だけ引き継いで、失敗要因をどんどん捨てていくイメージです。
月次決算
そして、翌月月初から、月次決算が始まります。
月次決算は、前月のお金の動きを記録したものを、固めていく作業になります。
現預金の残高照合、売掛金・買掛金の確定、棚卸し、カード払いのチェック、仮払金や小口現金の精算など。
このように、動いたあとの
前月末までに、前月の月次決算タスクデータを複製して、当月分を作っておきます。
そして、日次処理と同じように、前月の振り返りをします。
データベースの基本機能だけで、ここまでチェックができます。
期中は、すべて解決できない項目が発生することもあります。
そのようなときは、備考欄にメモを残します。
翌月、データベースを複製するとき、そのままメモも引き継がれるので、忘れることはありません。
随時、新しい情報に変えていく
そして、一番大切なことは、このチェック項目データベースは、どんどん新しいものに変えるという点です。
これが、Notionにしかできないものです。
Excelでチェック表を作る場合、列や行を追加することで、計算式が崩れることがあります。
でも、Notionデータベースは、そのリスクはありません。また、プロバティも変わらずに、過不足できるので、安心して項目を追加削除することができます。
そして、最新の情報をそのまま翌月に複製するので、間違えて古いデータを増やしてしまうこともないのです。
これが、私が経理にNotionを活用してほしい、大きな理由の一つです。
年次決算
そして、決算月がすぎたら、月次決算は年次決算になります。
ここからは、経理担当者だけの業務ではなく、税理士や社労士の先生と確認しながら、決算を進めていきます。
勘定科目の順番にデータ枠を作成します。
そこに、決算資料のPDFファイルを添付していくのです。
このページを、会計事務所の担当者と共有しているので、いちいち電話やメールのやり取りをする必要は一切ありません。
すべて、メンションでやりとりできます。
私が、もう一つ、経理こそNotionを導入した方がいいと思うのは、この「メンション機能がついたデータ共有」です。
Excelや普通のフォルダーには、このメンション機能はついていません。別途、電話やメールで確認をします。
でも、Notionなら、瞬時、即時にデータの置き換えができるのです。
データベースがそのまま引継書 そしてNotionAI
- 日次、月次、年次のタスク情報と決算資料が一望できる。
- 高いシステム使用料はかける必要はない。
- 自分たちの手で、エンジニアに頼らず、好みの仕組みを作れる。
これが、Notionにしかない利点だと思っています。
同じような仕組みは、他にもあります。しかし、「自分たちの手で」「人件費をかけずに」ここまで使用できるのは、Notionならではなのです。
このページを、経理のアカウントに残しておき、そのまま、次の担当者に引き継ぐことができます。
そして、なによりNotionが素晴らしいのは、次の担当者が、自分がやりやすいように、簡単に様式を変えることができる点です。
これは、他のどのシステムでも叶わないことです。
引継書をNotionAIにお願いすればいい
そして、最後に、このページの中で、NotionAIを稼働させてみたらどうなるか、実験してみました。
この「バックオフィスData」のベージ内で、引継書を書くように指示してみます。
そうしたら、情報のもれを防いでくれることがわかったのです。
さすがに、パスワード関連を記録するのを忘れていました。NotionAIに助けられました。
NotionAIによる引継書。バックオフィスDATAのページ内で作成すると、必要な情報は何か、教えてくれます。
これだけのことを、自分だけで作ろうとしたら、相当な時間がかかります。
でも、NotionAIにお願いすれば、たったの5秒でアウトラインが決まります。
このように、経理のタスクをすべて一つのNotionページにおさめておくと、もれなくそのまま引継書の役割を果たしてくれます。
NotionAIによって作られた引継書に、過不足などの手を加えれば、それだけで、ほぼ完了となるのです。
どうでしょうか。「経理×Notion」で、経理業務の効率化を図れる過程をご覧いただきました。
ぜひ、参考になさってください。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
自宅で、オンライン業務をしながら、その合間はオフ。
じっくりと休みました。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
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