DX化は、小さな仕事のミスから生まれます。
ついつい、仕事でミスすると、落ち込んでいたりしていませんか。
でも、それこそ、業務改善・DX化への敷石なのです。
仕事に向いていないからミスするのではありません。
人に優しくない環境だから、ミスを誘発しているにすぎないのです。
あまり自分を責めることなく、どうしたら解決すればいいのでしょうか。
それは、自分だけのDX化を進めていけばいいのです。
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人生最大の失敗の証。骨折時のプレート。
業務が上手くいかない評価の低い人こそ、DX化推進向き
DX化という言葉を使っています。
しかし、なにも仰々しいシステムや、難しいプログラミングをする必要は一切ないのです。
DX化とは、物事を多面的に捉え、自分の役割を極限まで効率化させることを言います。
それを実現するのに、デジタルの仕組みを利用しようというのが、今のDX化なのです。
経理部の現場を例にします。
経理の仕事は、約束事が多く、それに従って業務を進めるとされています。
新入社員、他部署から移動してきた人にとっては、このルールは非常に難解で、わかりにくいものになっています。
ここで、冷静に考えてみましょう。
この経理部には、様々な人がいます。
右も左もわからず、言われたことをただ、黙々と仕事をする人。
わからない人に仕事のやり方を説明する人。
部内で行われた仕事をチェックする人。
そして、決裁権限を持って、経営陣と渡り歩く人。
職務分掌だけでも、これだけの階層があります。
でも、この見える階層だけが、組織にあるわけではありません。
ルールを作った人、そのルールに従う人という、この2極化が知らぬ間に生じてきています。
つまり、仕事の失敗をする人のことを、ルールを作った人には理解ができないのです。
なぜ、失敗するのか。おそらく、やる気と能力と理解度の問題だろうと想定しているのです。
ルールとは、時間が経つにつれ、どんどん膨れ上がっていきます。
気が付かない内に、無駄な作業が増え、失敗要因が増えていきます。
そんな中、新しくきた人は仕事を覚えていくのです。
はっきりいって、これは無理ゲー(乗り越えるのがムリ)です。
もし、新しい人が一定数失敗をする工程があるとしたら、それは、即改善する事案です。
もし、部内の業務改善を進めるなら、よく失敗をする人に役割を与えてみることです。
これは、デザイン思考に基づく、改革の方法です。
仕事しやすい、失敗が起きにくい環境は、失敗しやすい人が1番よく知っています。
DX化を進めるなら、今までのやり方に慣れたひとではなく、新しい価値観を持つ人が適任なのです。
まず最初は、自分のまわりから
とはいえ、現実問題、仕事ができない人に大役を仰せつかることはほぼありません。
であれば、まずは、自分の仕事周りから、自己完結できる範囲で、「セルフDX化」を進めていきます。
もしかしたら、「勝手にやるな」と怒られるでしょう。
でも、それでも、ひっそりと地下活動をするがごとく、自分の業務をやりやすく変えて行くのです。
以下は、私が会計事務所時代にひっそりやっていた「セルフDX化」です。
第一段階 デスク周りの改革
まずは、仕事道具から整えて行きましょう。
毎日使う道具は、まず定位置を決めていきます。
すぐに、メモが取れる位置に、メモ用紙とペンをセッティング。
机の引き出しも、まずは全部ひっくり返して、使わないペンをすべて片付けます。インクが出ないものは、躊躇なく捨てます。
これは、工場でいうラインを決める工程です。
無駄な動きをしないように、徹底的に動線を整えていきます。
動きを滑らかにすることで、失敗リスクを減らしていきます。
モニターの位置、キーボードを改革
次に、モニターの位置を変えます。
もしかして、職場にあてがわれた状態のままに、していませんか?
キーボードも、職場が購入したもののままにしていませんか?
大抵、どの職場も、備品は一括購入するので、品質にこだわっていることがあまりありません。
(たまに、経営者の好みや財政状況で、All Macというケースも)
そして、机と椅子の高さも変えます。
スタンディングデスクでの 最適な机の高さの自動計算ページより
これは、実際に私が計算してみたときのものです。
モニターの高さは、この状態で座ったとき、ほんの少し目線が数ミリ下がったところに合わせます。
ストレートネックなどの障害も引き起こす、モニターの位置には敏感になっておくことです。
そういえば、椅子も職場が用意しているものでしたね。
遠慮なく高さ調整することで、一日の疲労度は大きく変わります。
ここでも、疲れから引き起こされる失敗リスクを回避します。
パソコンのデスクトップやフォルダをクリアに
デジタルだったら、パソコンのデスクトップ。
アナログの紙なら、ファイルの数。
これを、徹底的に減らしていきます。
仕事しながら、「これは必要?使用頻度はどうだろう?」と考えながらすると、業務に対しての理解度があがります。
一度に捨てるのではなく、仕事しながら徐々に減らしていくのです。
こうすることで、データを探す時間を減らしていき、失敗リスクをなくしていきます。
業務の自動化を図る
最後に、ここで仕事の自動化を目指します。
とはいえ、自分だけの自動化なので、大したことではありません。
ここで、必要なスキルは、Excel関数です。
部内で共有しているファイルには、いじることができませんが、自分用にコピーして利用できるなら、どんどん、カスタマイズしていきましょう。
大抵の職場の場合、データは紙に印刷して提出します。
であれば、中でどんな計算式を組んだとしても、バレません。
自分が自由にできるところは限られてしまいますが、くまなく探して工数を減らす努力をしていきましょう。
ここまで来たら、失敗要因を減らすところまできました。
自分がやりやすい環境になれば、失敗リスクが減ります。
あと、身体的な不利も、改善しておきましょう。
私の場合は視力でした。
特殊なレンズでメガネをつくり、散財しましたが、お陰で失敗することが減りました。
案外、目が原因だったりするので、自分にピッタリのメガネを作ることで解決する場合もあります。
苦手・失敗は悪いことばかりじゃない
こうして、自分の周囲を改善することで、失敗リスクを減らすことになり、周囲からの評価も変わってきます。
そして、徹底的にセルフDX化をしてきたことで、お客様にも業務効率化の提案ができるようになっていました。
これは、仕事の失敗から生まれた副産物です。
もし、器用に言われたことをそつなくこなせていたら、ここまでくることはなかったと思います。
仕事が向いていないなと思った時、それは何が原因なのか、セルフDX化をしていくとわかってきます。
そして、自分にあったツールに出会ったとき、即DX化が進めることができます。
DX化は、世間がデジタル化するから自分もやる、というスタンスでは定着は難しいかもしれません。
でも、部内で上手く仕事が回っていかないという現実があれば、セルフDX化をしてきた人材を活かして、生まれ変わることもできるのです。
仕事の失敗が多くて、悩んでいる人こそ、工夫の習慣を持っています。
そのような人こそ、部内のDX化推進担当に適任であることは、これまでブログを読んで下さった方なら、ご理解いただけるはずです。
せっかくの才能を活かせるように、自分で自分をDX化させて行きましょう。
=編集後記=
【昨日のできごと】
午前中に新規契約の打ち合わせ。
午後からは、Notion構築のお仕事。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
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