経理バックオフィスのDX化　無理しなくていいわけ。

バックオフィスのDX化。無理して進めなくていいのです。

何事も、無理は禁物。せっかくお金をかけてシステム導入したのに、かえって作業時間が増えたりします。

でも、これからは電子化が主流になるから、DX化しておかないといけないのでは？

そう思われるかもしれません。

けれども、本当に無理して進める必要はないのです。

バックオフィスの時間コントロール問題

バックオフィスのDX化は、何においてもエネルギーがかかるものです。

お金もかかります。準備や設定、そして新しい業務ワークフローを整えるまで。時間もかかります。

そして、変わるべき派と今までのでいい派に挟まれて、人間関係にも向かい合うようになります。

何においても、疲れるの一言がまずでてきます。

であれば、無理して変わる必要はありません。

でも、外の世界では、ほとんどデジタル化されています。

否応なしに、自分たちの体制も変えないと仕事にならない現実があります。

であれば、すべて変わるのではなく、一部対応していけばいいのではないでしょうか。

紙に印刷してはいけないと言われている電子取引保存法。

でも、ちゃんと電子で保存していれば、非公式に紙に印刷しているものをファイリングしておいてもいいと判断することもできるのです。

しかし、この「一部だけ対応」という状態は、非常に曲者です。

どこを変えずに、どこを変化させればいいのか、深くリサーチする必要があるからです。

であれば、いっそのことすべてシステムを入れて変わるという選択もありかもしれません。

いずれにせよ、この1年で結果を出さなければならない、バックオフィスのDX化ですが、

• 十分な正しい情報収集
• 自分たちができることのリストアップ
• 予算とかける時間の算定
• 現状の困ったの洗い出し

などなど、いままでやってきていない業務が発生します。

まずは、インプットと考える時間を作るところから始めましょう。

今のしごとのやり方のままで、むりやりDX化を進めても、上手くいきません。

まずは、時間的ゆとりを持つところからです。

新しいことへの不安

人は変化することに、恐怖を抱くようにできています。

太古の昔から、環境の変化には命を脅かすサインとして捉えられてきました。

今までの環境を手放すことに、二の足を踏むことは当然なのです。

これに対して、次のような対処方法を試してみてください。

• 現状を続けると、かえって危険だという意識を持つ。
• そのために、新しいことにチャレンジして小さな失敗を繰り返しておく。
• 初チャレンジしたことに失敗しても、責めないように体制をつくる。

よく「心理的安全」という単語が聞かれるようになりました。

せっかく新しい可能性にチャレンジしてみても、周囲から批判されてしまえば、萎縮してしまいます。

変化がない環境とは、実はこの「心理的安全」が担保されていないケースがあるのです。

これを言ったら、怒られる。嫌味を言われる。などなど、否定的なコミュニケーションがなされているところでは、新しいことにチャレンジする文化が生まれません。

私が、無理して変わる必要がないと言っているのは、この自分に危険を犯してまで変わることにこだわるなということなのです。

逆に、新しいことにチャレンジできる環境は、世間との関わりも柔軟にできるようになります。

バックオフィスは楽であればあるほどいい

あと、無理して変わる必要がないと申し上げている理由として、

新しい業務フローを考えるときは、どんどんバックオフィスが楽になるように考えてほしいという思いがあります。

よく現場畑の方から、バックオフィスは現場を支えるべく、いろいろと融通を利かすべきだという意見もあります。

しかし、ものは考えようです。

バックオフィスのスタッフが、心と体と時間に余裕が生まれると、初めて現場に何かサービスができないかと、考えるようになるのではないでしょうか。

もし、楽になったらより、現場と疎遠になるとしたら、それは今までバックオフィスに対して随分と無理をさせてきてしまったのかもしれません。

日頃の行いが、その後の対応に影響を与えるわけです。

もし、バックオフィスのDX化を目指したいなら、

• 時間コントロール術
• 楽になるにはどうしたらいいかという視点
• 正しい知識をインプット

この3点をまず、身につけるところから始めましょう。

いきなり、無理して進めないでください。

「こんなことができたら、この仕事、省くことできるんじゃない？」と

ワクワクした気持ちで、取り組んでみましょう。