インボイス制度にかまけていたら、電子データ保存をやらなきゃいけないとは。
「え、会社だけじゃなかったの?」と思ってしまいますが、事業を行っている法人・個人すべてが、「電子データ保存法」にそって、帳票の保存を正しく行うことになります。
「知らなかった」と言い張っても、やらなかったら、こちらの責任になってしまいます。
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確定申告書に、しれっと入っていた「電子データ保存法」のお知らせ
電子データ保存法とは
電子データ保存法とは、メールなどで送られた「請求書」「領収書」「見積書」などを、紙に出力せず、データのままフォルダ等に整理して保存することを、法律で定められたものです。
つまり、パソコン内やクラウドサーバーに、データを保存することが義務付けられたのです。
事業を行う人は、法人個人に関わらず、やることになっています。
現在、この電子データ保存法については、令和5年12月31日まででしたら、紙出力してファイリングしても、差し支えないという緩和措置がとられています。
このデータ保存では、次の要件が求められています。
- 絶対に正しいことを担保していること
- 欲しいデータを、すぐに探し出せるようにすること
- いつでもデータを閲覧できるように、ディスプレイまたはプリンタ等を備え付けていること
この要件を満たしたシステムを入れることが推奨されていますが、そうはいっても個人事業主や、小さな会社でそれらをすぐに準備できるとは限りません。
そこで、簡易な方法として、事務処理規定を策定し備え付けるとともに、Excel等で検索できるようにして、ファイル名を統一することで、「電子データ保存」として、認められています。
会計ソフトのオプションor 自作のデータベース
自作のデータベースとして、フリーランスのためのNotionと確定申告にて、私の対処方法を紹介しています。
Notionを利用すれば、国税庁が認めた「簡易な方法」の要件を簡単に満たすことができます。
Notionのデータベースとともに、事務処理規定を作って保存しておけばいいのです。
しかし、国税庁は、市販のソフトウエアを利用することを推奨しています。
理由は、正式な保存要件をソフト導入すれば、簡単に満たすことができるからです。
しかし、市販ソフトは、料金がかかります。
ソフトによっては、オプションとして機能をつけないと、法律の要件を満たさないので、削減したい固定費が膨れるという現象もおきるのです。
このあたりの天秤は、事業をする人が、自分で決断していただければいいと考えています。
自作でデータベースをつくるのもよし。すべて会計ソフトの機能を充実させるのもよし。
しかし、仕事効率を考えると、自作でやるほうが、自分の経理業務フローを、自分のオリジナルで構築できたほうが、仕事がやりやすくなります。
私は、この自作データベースを簡単に、管理運用する方法をお伝えしています。
とにかくやることが多いこの時期の過ごし方
この確定申告の時期は、去年の仕事の成果を報告する作業に追われることになります。
それとともに、今回は、今年、来年から本格的に始まる「インボイス制度」「電子データ保存法」の対応準備も同時進行で進んでいきます。
ただでさえ、毎年慌てがちになる確定申告です。その上、細かな判断をしなければなりません。
順番として、①確定申告 ②インボイス制度 ③電子データ保存法 と思われるかもしれませんが、
実は、来年の確定申告は、すでに始まっているので、
- 電子データ保存法
- 確定申告
- インボイス制度
の順番で、進めることをいいでしょう。
まだ、2月になったばかりです。
1月に届いたメールから、Amazonの領収書、取引先からの請求書等を、電子データとして保存する業務フローをさっさと、構築してしまいましょう。
=編集後記=
【昨日のできごと】
午前中に新規契約の打ち合わせ。
午後からは、Notion構築のお仕事。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
=おすすめのサービス=
◉オンラインセミナー
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