インボイスだけではない、個人事業主のやることリスト　電子データ保存法

インボイス制度にかまけていたら、電子データ保存をやらなきゃいけないとは。

「え、会社だけじゃなかったの？」と思ってしまいますが、事業を行っている法人・個人すべてが、「電子データ保存法」にそって、帳票の保存を正しく行うことになります。

「知らなかった」と言い張っても、やらなかったら、こちらの責任になってしまいます。

電子データ保存法とは

電子データ保存法とは、メールなどで送られた「請求書」「領収書」「見積書」などを、紙に出力せず、データのままフォルダ等に整理して保存することを、法律で定められたものです。

つまり、パソコン内やクラウドサーバーに、データを保存することが義務付けられたのです。

事業を行う人は、法人個人に関わらず、やることになっています。

現在、この電子データ保存法については、令和５年12月31日まででしたら、紙出力してファイリングしても、差し支えないという緩和措置がとられています。

電子取引関係（国税庁サイト）

このデータ保存では、次の要件が求められています。

• 絶対に正しいことを担保していること
• 欲しいデータを、すぐに探し出せるようにすること
• いつでもデータを閲覧できるように、ディスプレイまたはプリンタ等を備え付けていること

この要件を満たしたシステムを入れることが推奨されていますが、そうはいっても個人事業主や、小さな会社でそれらをすぐに準備できるとは限りません。

そこで、簡易な方法として、事務処理規定を策定し備え付けるとともに、Excel等で検索できるようにして、ファイル名を統一することで、「電子データ保存」として、認められています。

会計ソフトのオプションor 自作のデータベース

自作のデータベースとして、フリーランスのためのNotionと確定申告にて、私の対処方法を紹介しています。

Notionを利用すれば、国税庁が認めた「簡易な方法」の要件を簡単に満たすことができます。

Notionのデータベースとともに、事務処理規定を作って保存しておけばいいのです。

しかし、国税庁は、市販のソフトウエアを利用することを推奨しています。

理由は、正式な保存要件をソフト導入すれば、簡単に満たすことができるからです。

しかし、市販ソフトは、料金がかかります。

ソフトによっては、オプションとして機能をつけないと、法律の要件を満たさないので、削減したい固定費が膨れるという現象もおきるのです。

このあたりの天秤は、事業をする人が、自分で決断していただければいいと考えています。

自作でデータベースをつくるのもよし。すべて会計ソフトの機能を充実させるのもよし。

しかし、仕事効率を考えると、自作でやるほうが、自分の経理業務フローを、自分のオリジナルで構築できたほうが、仕事がやりやすくなります。

私は、この自作データベースを簡単に、管理運用する方法をお伝えしています。

とにかくやることが多いこの時期の過ごし方

この確定申告の時期は、去年の仕事の成果を報告する作業に追われることになります。

それとともに、今回は、今年、来年から本格的に始まる「インボイス制度」「電子データ保存法」の対応準備も同時進行で進んでいきます。

ただでさえ、毎年慌てがちになる確定申告です。その上、細かな判断をしなければなりません。

順番として、①確定申告　②インボイス制度　③電子データ保存法　と思われるかもしれませんが、

実は、来年の確定申告は、すでに始まっているので、

1. 電子データ保存法
2. 確定申告
3. インボイス制度

の順番で、進めることをいいでしょう。

まだ、2月になったばかりです。

1月に届いたメールから、Amazonの領収書、取引先からの請求書等を、電子データとして保存する業務フローをさっさと、構築してしまいましょう。

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