会社経理の効率化　まずは小口現金をなくしてみよう

会社経理の効率化に、まずは現金の取り扱いをなくすことが上げられます。

なぜ、現金の取り扱いがよくないのでしょうか。

それは、不正経理の温床になるからです。

現金があるために起こる不誠実なこと

実際に、現金にまつわる不正経理を見たことがあります。

• 金庫内の現金が行方不明
• とある小口現金通帳から、謎の入金と出金が行われていた。
• 何かしら現金過不足が常時発生している。

などなど。

これって、会社でよく起きる不正だけど、よくあることだから、それが普通じゃない？と思われる方。

この小さな経理事故が発端で、手に負えない大きな不正につながることになるのは、誰もが明白なことです。

「小さな会社なら、そのくらいいいでしょう」

「素人が経理しているんだから、しょうがないのでは」

そう思いたくなるかもしれません。起きてしまったことは、しょうがありませんが、その後は起きないように、現金の存在をなくすように、改善するのが、一番です。

現金の管理にかかる時間は、予想以上にかかっています。

この私でさえ、金庫の現金と、小口現金３つあるだけで、時間にして３時間かかります。

この時間がもし、なくす事ができるのであれば、経理効率化の中で、一番効果の高いものになるのです。

現金の管理には、多くの行程が必要

まずは、思い切って小口現金をなくしましょう。

そもそも、小口現金とは、担当者別、または事業所別の経費を決済するためのものです。

一々本社などの本部にお伺いたてて、精算するよりは、現場での決済権限を持たすことで、業務の効率化を図るものでした。

かつては、現金がないと回らないので、そのための人員も多くおり、現金管理に負荷がかかっている認識は生まれませんでした。

では、なぜ、今は現金が重く感じるのでしょうか。

それは、現金を適正に確定させるための行程が、他のものより数倍多いからです。

金種ごとに集計、現金出納帳に記帳、そしてそれを会計ソフトへ仕訳入力、出納帳と感情元帳との照合、現金を取り扱うための現金取扱規程の作成などなど。

銀行の通帳であれば、入出金の決済のみで済まされるものが、これほど多く管理に要しているのです。

これでは、経理の効率化から遠のいたものになっています。

小口現金をなくす手順

では、現金ではない方法で、現場で完了する決済方法を考えてみましょう。

今現在、考えられるのが、次のものです。

• 現場、または担当者ごとに法人カードを支給する。
• 担当者に立て替えてもらい、給料日に精算分も各人の口座に振り込む。
• すべて掛売り決済とし、請求書を本部に回して支払ってもらう。
• デビットカードで上限を設定し、各担当者（事業所）に支給する。

実際には、現場の実情に合わせた方法を選択することになりますが、

現場に合わせる考えより、経理の合理化を全社上げて取り組むことを重要視します。

変わるには、自分の実情に合わせては変わった事になりません。

実情を変える意気込みで、取り組むくらいでないと、難しいでしょう。

経理の効率化が、組織を活性化するきっかけになればと思います。

経理担当者が主体となった改革が叶えられるよう願っています。