公益法人が抱える問題の中でのNotion導入

公益法人によく見られる、くすぶった話。

だけど、どの企業にもよく見られる症状。

それは、「足がぬかるみにはまったかのような、身動きできない病」。

NPO法人をはじめとした、公益性事業をしている組織によくみられる現象で、公益法人に限らず、どの組織にもみられる状態です。

そんな中での業務改善に挑む話です。

ツールさえ導入すれば、即解決！

そうは問屋が卸しません。

公益法人特有の「回らなさ」は、ITではなく運用の前提で起きる

まず、公益法人とは。

公益性のある事業を運営している法人で、法人税の優遇を一部受けている法人のことを言います。

公益性は、市場原理で動いているわけではない（全く影響がないとはいえないが）ので、お金のために変化を強いられることは、ほぼありません。

なので、一般企業に求められる競争原理からかけ離れたところで、事業を運営することができる、夢のような法人格なのです。

でも、大きな重石を抱える側面もあります。

それは、変わってはいけないということ。

公益性のある事業とは、事業内容を継続させる必要があります。

儲からないから、やーめたという事業変更が難しいのです。

そんな時は、一旦法人を畳んで、仕切り直すことになります。

そういう意味で、公益法人で働くとは、一般企業とは一味違う文化の中で継続していくことを指すのです。

つまり、変化をしない想定で作られている、ということ。

ここに、公益法人での業務改革の難しさがあります。

運用やマニュアルが古いままになって、それが当たり前になっている。

それが、公益法人の多くが抱える闇とも言える問題です。

特に、NPO法人。
小さな規模だと、十分な人件費を充当することが難しいです。

となると、ボランティアとして、バックオフィスの運営をする「一人事務局」のところが多く、業務改善する意義がますます薄れていくのは、当然のことなのです。

そんな変化しない環境での業務改善は、なかなか渋みのある仕事。
変わる必要がないなかでの業務改善には、説得材料が欠かせません。

どうやっていけば、時代に乗り遅れることがないのかを、分解してみます。

公益法人が抱えがちな３つの問題

まずは、私の専門分野である「経理」からの目線で、考えていきます。

経理業務フローで、改善するために、次の視点から「変わらなくて燻っている場所」を特定していきます。

• 誰がどこで詰まっているのか
• 何が属人化しているのか
• どこで二重入力が起きているのか
• 何が「確認チェックコスト」として積み上がっているのか

主に、業務分担から、流れの詰まりを見つけていきます。

まるで、エステのリンパマッサージで詰まりをほぐす感じです。

すると、次の段階で、３つの問題が浮かび上がってきます。

このブログでは、小規模のNPO法人でのNotion導入で起きた事例をもとに、解説していきます。

ITリテラシーのばらつきが生む価値観の分断

公益法人では、さまざまなスキルを持った人材が集まる傾向があります。

その中で、NPO法人のような規模の小さい法人では、ITに強い人と、これから慣れていく人が同じ組織内に混在しやすいのです。

ここで起きるのは「できる人が全部やる」構造です。

最初は善意で回っていきます。

でも、使う側が追いつかないと、運用は二重化します。

紙とデータが並走し、チャットとメールと口頭が混ざり、最新版がどれか分からなくなる。

結果として、情報は散り、確認コストだけが増えます。

ここは研修より先に、役割の切り分けをやるべき。

• ITリテラシーが高い人：設計・整備・運用ガイド作成・サポート窓口
• これから高める人：入力・日々の運用・質問の型化

そして、入力側が安心して動けるように、最小入力で回る型を用意します。

入力ハードルが高いと、結局“書かれない”。仕組みは死にます。

権限設計とDB構造変更による情報基盤崩壊リスク

誰かが善意でプロパティ名を変える。

不要に見える項目を消す。

ビューを作り替える。

その瞬間、テンプレも運用ルールも崩れる。

NPOは兼任が多く、「変更の影響範囲」を把握しにくいから、余計に危ないのです。

必要なのはルールの山ではなく、最低限の合意。

• 誰が「構造」を変えてよいか（管理者の定義）
• 変更したいときの「申請の流れ」（口頭ではなく残る形）
• 編集できる範囲と、閲覧だけの範囲（役割別の権限）

“縛る”ためではなく、“継続できる”ためのルールです。

小さい組織なら、構築する人は一人にするといいでしょう。

それが属人化させない工夫が別途必要となりますが、まずは基礎部分は一人の頭で構築すると、混乱防止と改善スピードを維持することができます。

ナレッジ共有の文化の薄さからくる情報格差と属人化

実は、核心はここなのです。

忙しいとき、人は「今すぐ必要なもの」しか残せません。

その結果、組織内に「知っている人」と「知らない人」の格差が生まれます。

相談が特定の人に集中し、その人が抜けた瞬間に回らなくなる。

属人化は能力の問題ではなく、情報の流れの設計不在です。

精神論じゃ変わらない。

必要なのは、書ける型。

たとえば議事録も「全文をきれいに残す」ではなく、これだけ拾える形に統一します。

• 決定事項
• ToDo（担当・期限・ステータス）
• 次回日程

これだけで回り始めます。

Notionの場合、ページテンプレートを用意するだけで、誰が作成しても様式美が統一されて、問題を解消することができます。

そして、イレギュラーなことが発生しても、テンプレートがあっても自由に項目を付け足すことができます。

このカスタマイズ方法も、プロパティではなく、ページ部分で展開するようルール化させる必要があります。

でも、だれが作っても一定の情報品質を維持できるのが、Notionの大きな利点なのです。

導入後の運用方法

導入できて、ナレッジが溜まってきたことで、私は、次の段階に進みます。

1. 運用の型をテンプレ化する
   • 議事録テンプレ
   • 稟議・承認の流れ
   • 引き継ぎテンプレ
2. 権限と変更ルールを文章で固定する
   • 誰が何を変えられるかを明文化
   • 変更申請を残る形にする
3. Notion AIを“文章作成”ではなく“運用支援”に使う
   • まとめ直し（Notion meet note）
   • ページの検索（FAQBotを作る）

とにかく、引いた線路の保線にリソースを投入していきます。

これ以上複雑な運用はしません。

とにかく、ナレッジの共有という文化を根付くことだけ考えていきます。

そして、公益法人で欠かせない決済権限運用できれば、まずは完成系となります。

 

Notionのいいところは、運用しながら仕様変更してもバグらない点です。

この安心感から、改善変革に勇気を持てるようになります。

他のバックオフィスツールは、数多くあります。

でも、一度作ったら、あとは形骸化してしまう従来のツールとは違い、まさに改善に向いた環境を作れるのがNotionではないでしょうか。

 

最後に一番大事なこと。それは……。

Notion無料プランでは、ナレッジ共有が完璧ではない、ということ。

実は、ここにコストがかかるという概念が、今までなかった法人が数多くあります。

これこそ、公益法人はじめ特に、小さな規模ののNPO法人での「回らなさ」の根っこなのです。

ツール代をケチると、結局は「探す時間」「聞く時間」「やり直す時間」として支払うことになります。

しかも、その請求書は、いつも同じ人のところに届く。

だから私は言い切ります。

そもそもNotionに課金した方がいい。略

情報基盤は“無料のおまけ”ではなく、活動を守るインフラです。