「経理にすきま風が入ると、ろくなこと起きませんぜ」企業の不正経理が起こるわけ

経理などのバックオフィスにすきま風が吹き込むと、むくむく起き出すものがあります。

それは、人のブラックな心です。

働くうえで、このブラックな心が顔を出すと、不正経理までいかなくても、会社や組織にとって信頼し合うことができなくなります。

信頼を失う会社は、バックオフィス業務のタスクが膨張していきます。

そうならないために、日々の業務フローで、工夫するポイントをお話します。

経理担当者の退職直後に起こること

経理の危機といいますか、ある状態になると、不正経理が起きやすくなります。

経理の危機は、つぎのような状態になると起こります。

• 長年いた経理担当者が退職した直後
• 経営者の生活基盤が危ぶまれるとき

もし、常時危うい状態だとしたら、それは、経営者の心理的負荷が、許容範囲を超えてしまっている状態です。

つまり、経理の危機は、会社の危機であるとともに、人が疑心暗鬼になって、働く環境が悪くなってしまいます。

経理は、お金を守るだけではなく、人の心を守るメンタルケアでもあるのです。

 

実は、私がかつて見聞きした中で、経営者自身が不正経理をしてしまうケースが数件ありました。

一般の中小企業、公正さを担保されている公益法人など、法人の種類に関係なく、

不正経理は、日常生活と背中合わせであることを痛感させられたのです。

不思議と、不正経理をする割合は、経営者が8割、残り2割が新しく変わったばかりの経理担当者でした。

 

安心して、経営に集中するためには、まずはバックオフィスの業務フローを整えることから着手します。

営業や製造といった売上に直結した業務が滞りなく進めるために、

まずは、お金の管理を人の意識から切り離すことです。

 

正直、経営者を始めとした、人の問題に寄り添う暇はありません。

厳しいことを言うようですが、仕事にプライベートの甘えができる隙を与えてはいけないのです。

業務フローの建付けを整えよう

先日、地元の沼ふもとにあるカフェに行っていたとき、ゲリラ豪雨に遭遇しました。

木々が、波打つように踊りだし、湖面も大きな白波が押し寄せ、雷も落ちました。

カフェの店員さんが、軒下に出していた日よけを畳むため、窓を開けたら強風が吹き込んできました。

私が食べていた、パフェの横においていたペーパーナプキンがひらりと舞っていきました。

「申し訳ありません！」と、日よけを畳み終えた店員さんが、窓を閉めたらピタッと室内の空気が落ち着きました。

古い建物ですが、窓の建付けはしっかりしていたようです。

 

このように、ビジネスは強風・荒波の中で商売しているようなものです。

もし、仕事の建付けが悪ければ、経営者は絶えず、悪天候にさらされながら判断を求められてしまいます。

そのために、経営を守るツールとしての経理なのです。

この経理フローの建付けで、すきま風が入りこまないようにしなければなりません。

 

では、具体的に経理を始めとしたバックオフィスの建付けを強くするにはどうしたらいいのでしょう。

 

それは、極力、人の手を介さないことです。

 

すべて手作業で行われる業務フローには、必ず人のミスが入り込みます。

これが、すきま風にあたるものです。

でも、最初からデータのまま管理をすれば、人の手を介するリスクが減ります。

つまり、ブロックチェーン（分散型デジタル台帳技術の一種であり、取引データや情報を安全かつ透明に管理するためのシステム）と言われる仕組みを、バックオフィスの業務フローに展開できることが理想なのです。

この管理ポイントを、分散させることに意味があります。

まさに、現場、経理、経営者の3点で、経理データを管理していくイメージです。

これにより、数字という生き物を放牧し、牧羊犬にようにポイントごとに監視の目をおくことで、人の意識からお金が離れていきます。

 

実際に手で触るところは極力少なくして、監視することにリソースを投下する。

 

この仕組みが、安心して経営に集中できるようになるのです。

人の道徳心に頼るのは、隙があるということ

こうして、経理のしくみで、お金のインパクトから距離をおくことができます。

お金は、仕事の結果に過ぎず、単なるデータとして取り扱う環境であれば、

人のブラックな部分をさらけ出すリスクが格段に低くなります。

デジタル化の目的は、まさにそこにあるのです。

 

「経理にすきま風が入ると、ろくなこと起きませんぜ」

 

誰だったのか覚えていませんが、しっかりと経営できて、安定した継続企業に育て上げた、とある経営者の言葉でした。

その会社の経理担当者を始め、従業員たちは、誠実に仕事をこなすことに集中しています。

 

経理は、最後の砦でもあります。

経営者に対して、経理担当者が声を上げて、個人の道徳心のみで会社の信用を守ろうとするシーンを幾度なく見てきました。

このように経営者が経理担当者に怒られる場合、経営者は経営に集中できていないということになります。

 

どうしても、市場の荒波にかぶさることはあります。

そのときに、ごまかすことをせず、しっかりと現実を受け止める規模で、事業を展開したいものです。

楽するためのデジタル化ではなく、経営に集中するためのデジタル化として、組織規模に関係なく取り組める時代です。

自分にとっての最適解を探るのに、上手く稼動しているバックオフィスをカスタマイズしてまいりましょう！