会計事務所は、どうやら確定申告時期は忙しいらしい。
そんな噂が毎年流れておりますが、実は、
11月頃からジワリと忙しくなり、
年末調整、法定調書、償却資産税申告、所得税確定申告（これが一番目立つ）、3月決算5月申告の法人税確定申告（年間で3月決算が一番多い）と、
ゆうにして来年の5月までイベントが続きます。行政庁への定期提出書類も含めると、6月まで忙しいのです。
これに並行して、毎月の月次監査もあり、貴重な閑散期は溜まったタスクを消化するのに、追われております。
会計事務所に限らず、労働量が時期によって偏りがある業界で働く方は、
タスク管理がなかなか追いつかないのが現状ではないでしょうか。
当時、会計事務所で働いていた私が工夫していたことをベースに、
もし、あのときNotionがあったら、どんな世界線だったのだろうか。
実際に作ってみました。
アナログ時代の会計事務所でのタスク管理。税理手帳とロルバーンA5サイズノート。
閑散期の最後に必ずやっていたこと「年間予定表作成」
10月提出の申告が終わると、毎年担当している顧問先に、年末調整の案内を出していました。
扶養控除申告書など記入していただき、添付された様々な控除証明書をみて、専用ソフトに入力してもらいます。
今なら、デジタルで各自入力してもらう時代になったのですが、当時は手書き中心でした。
私は、各顧問先に配布すると同時に、11月から来年の10月までの、自分が担当する顧問先の年間予定表を作成していました。
Excelで作表。毎年見直しをします。
顧問先ごとに、中間納付の有無も記載します。
空欄は、その月の月次訪問日を記載して、訪問漏れがないようにします。
このExcelを紙出力して、スケジュール手帳の表表紙裏に貼り付けていました。
このような管理は、各担当者が独自で作っています。
年末調整のご案内を作りつつ、この年間予定表を見直すことで、繁忙期に取りこぼしがないようにします。
これは、あくまでリマインダーとしての表です。
この表を、Notionで表現できたら、どのようなページになるか、試しに作ってみました。
ExcelからNotionへの移行作業です。
Notionデータベースを作成する
では、早速、Notionデータベースを作成します。
作るのは、
- 顧問先DB
- 日報DB
の2つです。
あとは、GoogleドキュメントやDropboxといったクラウド型フォルダです。
顧問先DB
データベースに必要なプロパティはこちらです。
とりあえず、プロパティを設定
- 設立日（カレンダー）
- 決算月（セレクト）
- 訪問頻度（セレクト）
- 社長名（テキスト）
- 経理担当者名（テキスト）
- 郵送先（テキスト）
- 電話番号（TEL）
- 法人HP（URL）
- 償却資産税申告有無（チェックボックス）
- 法定調書有無（チェックボックス）
- 納期の特例に該当（チェックボックス）
- 消費税（セレクト）
- 届け出控えフォルダリンク（URL）
- 確定申告書控え（URL）
これ以外にも、必要と思われるものは、自由に追加していきます。
そして、今、データベースのページは、レイアウトで仕様を変えることができます。
レイアウトで、プロパティの属性ごとにグループ分けをする。
実際にできたページがこちらです。
通常のページ
詳細を表示すれば、連絡先が出てきます。
日報DB
次に作成するのが、日報DBです。
こちらが、日々のタスク管理に利用します。
最初は、必要最低限のプロパティにする。
作ったプロパティは、
- 作業日（カレンダー）
- 担当者（ユーザー）
- 業務内容（セレクト）
- 進捗状況（ステータス）
- 顧問先DB（リレーション）
顧問先DBと日報をリレーションすると、顧問先ごとの日報を確認することができます。
こちらもレイアウト修正します。
出来上がりはこちら。
ページ本文は、あえて空白にしています。
一つの顧問先に、記帳代行、税理士チェック、巡回担当者といろんな業態の人が関わります。
各々自由に、記入できるようにします。
特に、記帳代行担当からの質問は、その先月次、決算業務に影響がでます。
逐次、自由に質問事項をアップしてもらうことを第一に考えます。
そして、もう一度、顧問先DBをチェックします。
顧問先DBと日報DBがリレーションで連携していたので、ページのレイアウトを再度チェックします。
リレーションで連携した日報DBは、この先、どんどん増えてくるので、右側に表示させ、作業タグを見せるようにしました。
個人の仕事進捗管理と事務所内情報共有
データが蓄積されたら、今度は、個人の進捗管理と事務所内情報共有です。
これは、主に、カレンダーやタイムラインで確認をとります。
タイムラインだと、このようにだれがいつ、どんな仕事をしたのか、一覧でチェックできます。
タイムライン
そして、Notionカレンダーだと、担当者がこれからのタスクを別の人に依頼することもできます。
むらさき色の枠が、今回作成したタスク。
カレンダーでの表示プロパティも、選択できますし、
依頼者が仕事を委託する人に、オートメーションでslackやメールを送付することができます。
担当者として、一番気を使う「申告書税理士チェックの依頼」も、Notion上であれば、税理士のタスク状況を見ながら、しれっと依頼することもできます。
「Notionを覗けば、その顧問先の状況がよくわかる」ですし、
「前任者からの引き継ぎが、もれがなくなり、間違いがなくなった」など、
事務所内での効果は抜群です。
事務所の元気は、実際に担当する人たちの効率化によって支えられます。
まずは、巡回担当者の効率化として、Excelや手帳から、Notionにタスク管理を拡張してみてください。
そうすれば、事務所内の効率化につながっていきます。
これからの繁忙期。本格的に来る前に、この週末連休で、環境を整えてみてくださいね。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
自宅で、オンライン業務をしながら、その合間はオフ。
じっくりと休みました。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
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