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繁忙期前にやっておきたい!2024年版会計事務所担当者のためのNotionで繁忙期対策

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会計事務所は、どうやら確定申告時期は忙しいらしい。

そんな噂が毎年流れておりますが、実は、

11月頃からジワリと忙しくなり、

年末調整、法定調書、償却資産税申告、所得税確定申告(これが一番目立つ)、3月決算5月申告の法人税確定申告(年間で3月決算が一番多い)と、

ゆうにして来年の5月までイベントが続きます。行政庁への定期提出書類も含めると、6月まで忙しいのです。

これに並行して、毎月の月次監査もあり、貴重な閑散期は溜まったタスクを消化するのに、追われております。

会計事務所に限らず、労働量が時期によって偏りがある業界で働く方は、

タスク管理がなかなか追いつかないのが現状ではないでしょうか。

当時、会計事務所で働いていた私が工夫していたことをベースに、

もし、あのときNotionがあったら、どんな世界線だったのだろうか。

実際に作ってみました。

アナログ時代の会計事務所でのタスク管理。税理手帳とロルバーンA5サイズノート。

目次

閑散期の最後に必ずやっていたこと「年間予定表作成」

10月提出の申告が終わると、毎年担当している顧問先に、年末調整の案内を出していました。

扶養控除申告書など記入していただき、添付された様々な控除証明書をみて、専用ソフトに入力してもらいます。

今なら、デジタルで各自入力してもらう時代になったのですが、当時は手書き中心でした。

私は、各顧問先に配布すると同時に、11月から来年の10月までの、自分が担当する顧問先の年間予定表を作成していました。

Excelで作表。毎年見直しをします。

顧問先ごとに、中間納付の有無も記載します。

空欄は、その月の月次訪問日を記載して、訪問漏れがないようにします。

このExcelを紙出力して、スケジュール手帳の表表紙裏に貼り付けていました。

このような管理は、各担当者が独自で作っています。

年末調整のご案内を作りつつ、この年間予定表を見直すことで、繁忙期に取りこぼしがないようにします。

これは、あくまでリマインダーとしての表です。

この表を、Notionで表現できたら、どのようなページになるか、試しに作ってみました。

ExcelからNotionへの移行作業です。

Notionデータベースを作成する

では、早速、Notionデータベースを作成します。

作るのは、

  1. 顧問先DB
  2. 日報DB

の2つです。

あとは、GoogleドキュメントやDropboxといったクラウド型フォルダです。

顧問先DB

データベースに必要なプロパティはこちらです。

とりあえず、プロパティを設定

  • 設立日(カレンダー)
  • 決算月(セレクト)
  • 訪問頻度(セレクト)
  • 社長名(テキスト)
  • 経理担当者名(テキスト)
  • 郵送先(テキスト)
  • 電話番号(TEL)
  • 法人HP(URL)
  • 償却資産税申告有無(チェックボックス)
  • 法定調書有無(チェックボックス)
  • 納期の特例に該当(チェックボックス)
  • 消費税(セレクト)
  • 届け出控えフォルダリンク(URL)
  • 確定申告書控え(URL)

これ以外にも、必要と思われるものは、自由に追加していきます。

そして、今、データベースのページは、レイアウトで仕様を変えることができます。

レイアウトで、プロパティの属性ごとにグループ分けをする。

実際にできたページがこちらです。

通常のページ

詳細を表示すれば、連絡先が出てきます。

日報DB

次に作成するのが、日報DBです。

こちらが、日々のタスク管理に利用します。

最初は、必要最低限のプロパティにする。

作ったプロパティは、

  1. 作業日(カレンダー)
  2. 担当者(ユーザー)
  3. 業務内容(セレクト)
  4. 進捗状況(ステータス)
  5. 顧問先DB(リレーション)

顧問先DBと日報をリレーションすると、顧問先ごとの日報を確認することができます。

こちらもレイアウト修正します。

 

出来上がりはこちら。

ページ本文は、あえて空白にしています。

一つの顧問先に、記帳代行、税理士チェック、巡回担当者といろんな業態の人が関わります。

各々自由に、記入できるようにします。

特に、記帳代行担当からの質問は、その先月次、決算業務に影響がでます。

逐次、自由に質問事項をアップしてもらうことを第一に考えます。

 

そして、もう一度、顧問先DBをチェックします。

顧問先DBと日報DBがリレーションで連携していたので、ページのレイアウトを再度チェックします。

 

リレーションで連携した日報DBは、この先、どんどん増えてくるので、右側に表示させ、作業タグを見せるようにしました。

個人の仕事進捗管理と事務所内情報共有

データが蓄積されたら、今度は、個人の進捗管理と事務所内情報共有です。

これは、主に、カレンダーやタイムラインで確認をとります。

タイムラインだと、このようにだれがいつ、どんな仕事をしたのか、一覧でチェックできます。

タイムライン

そして、Notionカレンダーだと、担当者がこれからのタスクを別の人に依頼することもできます。

むらさき色の枠が、今回作成したタスク。

カレンダーでの表示プロパティも、選択できますし、

依頼者が仕事を委託する人に、オートメーションでslackやメールを送付することができます。

担当者として、一番気を使う「申告書税理士チェックの依頼」も、Notion上であれば、税理士のタスク状況を見ながら、しれっと依頼することもできます。

「Notionを覗けば、その顧問先の状況がよくわかる」ですし、

「前任者からの引き継ぎが、もれがなくなり、間違いがなくなった」など、

事務所内での効果は抜群です。

 

事務所の元気は、実際に担当する人たちの効率化によって支えられます。

まずは、巡回担当者の効率化として、Excelや手帳から、Notionにタスク管理を拡張してみてください。

そうすれば、事務所内の効率化につながっていきます。

これからの繁忙期。本格的に来る前に、この週末連休で、環境を整えてみてくださいね。

=編集後記=

【昨日のできごと】

週末から月曜日にかけて、オフ。
そろそろ始まる年末大掃除に向けてのタスクチェックなど。

かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。

50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。

 

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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