経理担当者が、自分のミスが多いなと思ったら、どんどん他責にしちゃいましょう。
ミスの多い現場の特徴は、この逆である、「自分が成長しなければ!!」が蔓延しています。
経理ミスとは
経理ミスとは、なんでしょうか。
これは、立場によってミスの種類が変わってきます。
① 現場から上がってくる数字に間違いがある。
② 経理の部署内で起こる、ケアレスミスや事故
③ 経営判断の間違いにより起こる経理事故
つまり、あってはいけない状況に陥ってしまうことが、経理ミスなのです。
それを防ぐことができるのが、プロの経理マンまたは会計人と言えるでしょう。
でも、経理マンといえど、人の子です。
ヒューマンエラーは、一定数発生するものです。
これを見越した仕組みが、簿記です。
複式簿記のおかげで、このミスを未然に見つけられるようになっています。
私も、この複式簿記の仕組みで、入力ミスのチェックができるようになっています。
先人たちの知恵と工夫が込められているのが、簿記です。
現場、経理、経営者全員が、簿記を知っていれば、その会社の経理ミスは、格段に少なくなる計算になります。理論上は。
でも、そうではないのが現実です。
その中で、極力ミスを防ぐことが、今求められているのです。
経理ミスのタイプ別対処法
では、タイプ別の対処方法を見てみます。
現場からあがってくる数字が、どうしても間違えている。
これは、圧倒的に、仕組みが原因です。
現場が間違いやすいのは、現場が悪いのではなく、窓口となるところがわかりにくいのです。
これは、
- 入力箇所がわかりにくい、Excelファイル。
- フォルダの構造が微妙に複雑。
- いったいなんの数字が求められているのか、不明瞭。
圧倒的に、経理からのお願い方法が、言葉足らずであることに起因しています。
現場から上がってくる数字が、間違いないようにするには、
- 昔から流用しているExcelファイルをやめて、アンケート形式にする。
- データ等のファイル管理を、現場にしない。
- なぜ、この数字が必要なのか、理解し易い形で、説明して腹落ちしていただく。
にします。
経理部内ミスの防止
経理部内でのミス防止対策は、基本、簿記の知識を持っている人対象なので、専門的な方法をとります。
一般的に言われているのが、「ダブルチェック」というものです。
人が作った伝票や帳票に、間違いがないか、別の人の目を入れるようにします。
人数によっては、別担当の同僚にチェック→直属上司チェック→部長
といった、トリプルチェックをします。
立場によって、チェックする場所がちがうので、手間に見えて、けっこう合理的とも言えます。
ただ、チェックのためのチェックになるケースもあり、形骸化することも。
このチェック機能が働くように、絶えず項目を見直すようにメンテナンスすることが求められます。
ただ、人数の少ない場合、ダブルチェックが敵わないこともあります。
そのようなときは、仕事の仕方に工夫が必要になってきます。
- 自分一人で、抱えない。
- うまく、現場や経営者を巻き込む。
- チェックしやすいように、様式を変更する。
といった、DX化が有効であるケースがあります。
経営サイドのミス防止策
経営者のミスは、事業運営に響くので、絶対に避けたいものです。
とはいえ、経営者が知り得る経理の知識は、ほぼないと思っていいでしょう。
正直、よくぞここまで、経営ができているなぁと、関心することが多いのです。
知識として知っている、というよりは、体感的に、本能的に、数字の危機を嗅ぎ分ける嗅覚を持っている、といった表現が近いのかもしれません。
経営サイドで起こるミスは、知るべき数字を、知るべきタイミングで得られていないことで起こります。
もし、月の売上と経費を、1日でも早く知ることができたら、打てる手立ては多くなります。
しかし、半月以上遅れる場合、対処方法が限られてしまいます。
経理ミスは、経営ミスにつながるので、絶対に避けたいものです。
とはいえ、経理脳と経営脳は、まったく異なります。
できたら、経営脳をどんどん鍛え、経理脳は代替するものを作ることでしょうか。
これこそ、DX化をする大きな理由になるはずです。
経理ミスや不正が多い職場とは
ミスの多い職場・会社は、ミスの対処方法を間違えています。
事故やミスが起こると、立場によって起こす行動が違います。
不思議と、権限がある人こそ、他責(ミスをした人に対して)です。
そして、権限のない人こそ、自責の念に駆られます。
確かに、権限ない人が、技術や知識があれば、防ぐことができたのかもしれません。
でも、技術や知識の度合いによって、職場の設計をする権限者が、正しい環境を作っていれば、起きなかったはずなのです。
経理ミスに限った話ではありません。
全般的に、ミスが頻発する職場は、環境や仕組みが、現状に合っていないのです。
もし、自分の仕事にミスが多かったら、それは、自分にあった環境で仕事ができていないことになります。
どんなに自分で頑張ったとしても、できることは限られます。
今の自分が、スムーズに成果を上げられるよう、環境を変えることが、
ミスを防ぐ唯一の対応策なのです。
Excelファイルの様式を変えてみる。
いっそのこと、NotionなどのDX導入に手を上げてみる。
それが叶うことができないなら、働く場所を変える(転職)を考えてみる。
徹底的に、自分の環境にこだわってみましょう。
不思議と、環境を整えると、自分の技術や知識を豊かにする行動に移っていきます。
そして、仲間を集めるようになり、協力者も出てくるようになります。
ミスが多くなったら、自分の技術知識を高めるのではなく、他責の考えで、視野を広くしておきましょう。
=編集後記=
【昨日のできごと】
午前中に新規契約の打ち合わせ。
午後からは、Notion構築のお仕事。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
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