上司や経営者を見える化に必要なこと

日曜日の夕方になると、どうも憂鬱になる……。

これは、サザエさん症候群といって、会社勤めで通勤する人にとって、明日から始まる一週間に緊張感を持つところから始まっています。

実は、この緊張感。

会社の上司や経営者からのプレッシャーが大きな割合を占めていませんか。

もしかしたら、Notionを導入することで、そこは解決するかもしれません。

私が会社勤めで楽しいと思えた理由

「ああ、ちょっと打ち合わせをするから、ここを出てくれる？」

経理部の上司の部屋で、資料のチェックをしていると、たまに言われます。

いわゆる密談です。

なにか問題が起こり、急遽他部署の責任者たちが集まり、協議をするのです。

なぜ、経理部長の部屋に招集なのか。

それは、資金を動かす最終決裁者である社長に、ことの経緯を説明し、決裁するよう促す仕事を経理部長が担っているからです。

こうなると、部長室の隣で業務をする経理職員たちは、ドアに耳を当てて聞き耳をたてます。

そうしないと、急遽業務が降りかかるわけで、あらかじめ予見しておきたいというのが、下々である現場の経理職員の本音でもあります。

当時、私がいた経理部門は、風通しのいい部署でした。

主任と部長が協議した内容は、すぐに私達にも主任がオフレコで伝達してくれていました。

いくら密談をしたとはいえ、実務責任者である主任に伝われば、すぐに私たちにも詳細な内容が伝わります。

私が経理を面白くて、楽しかったと思えたのは、もしかしたら、この風通しの良さが影響していたにちがいありません。

もちろん、下々とはいえ、現場では主任クラスで働く人達ばかりです。

守秘義務は守るべしという暗黙のルールがあったので、風通しがよくても、噂として社内に出回ることはありませんでした。

自分たちの責務、業務の重み、1枚の伝票を書く理由を知っているからこそ、少しでも長く経理部門にいて、会社の経営を支援したいと思えるようになります。

実際に、経理部門にいた職員の殆どが、10年以上在籍していました。

普通、不正経理があったり、ただ苦しいだけの経理だったら、ここまで長く働くことはなかったかもしれません。

私が、この経理部門にいたときは、毎週日曜日の夕方になると、明日の月曜日が楽しみでした。

なぜ、上司や経営者は仕事内容をオープンにしないのか

サザエさん症候群が起こってしまう場合、もしかしたら、職場の上司や経営者の業務が不明であるケースが多いようです。

自分の上司が何をやっているのか、もごもごしているのがほとんどで、どのように上司にアプローチしたらいいのかわからなくなってしまいます。

では、なぜ、上司や経営者は、自分の仕事をオープンにしないのでしょうか。

いくつか理由があります。

• 下からの突き上げが怖い。
• 説明するのが面倒。
• 自分たちの間違いがあったら、追及されるかも。
• 情報漏えいリスクがある。

様々な理由で、情報をクローズにすることで、安全を守ることができます。

また、一旦決断した経営判断について、部下たちに説明したところ、別の情報が上がってきて仕切り直しになることを避けている場合もあります。

でも、よく考えてみると、少しでも正しい判断をするためには、正しい情報を多く収集するのがセオリーです。

もしかしたら、上司や経営者の仕事のオープンの仕方がわかりにくいのかもしれません。

ただ、部下として働く立場から言えば、自分の働きに価値があるのかどうかわかりにくいものです。

そうなると、決められた業務、言われなければ動かない、上司の立場になってより深く働いてみたいといった夢と希望が持てないという職場環境ができあがってしまうのです。

そうならないために、どうしたらいいか、いくつかリストアップしてみました。

上司や経営者の仕事の見える化手順

互いのタスクを見える化

部下の仕事タスクを見える化にするのは、一般的に普通です。

でも、上司や経営者の業務タスクは、部下から見えない会社が多いようです。

私も、別の職場では、上司や経営者の居場所がわからず、困ったことがありました。

「まだ、家にいるのか？」「またどこかの寄り合いにでかけているのか｝

よく、こういった行方不明の上司や経営者がいたものです。

そういった、職場は基本的に、非効率で働きにくいです。

せめて、就業時間の居場所は、明確にしておきましょう。

その外出が売上アップにつながるのであれば、外出の理由もわかるようにしておくと、部下たちはなんとか力になろうと協力してくれるようになります。

上から下の業務の管理だけに、止めないようにしましょう。

数字はオープンにしてみる

数字には、いろんなものがあります。

一般的には、自分たちの部署の予算や実績といった身内の数字がほとんどです。

でも、会社全体の数字や、財務状況をクリアにしてオープンにしてみましょう。

そうすれば、部下たちの立ち位置が明確になり、業務の精度があがるはずです。

とはいえ、数字の見方から教えないと、この効果はでません。

会社全体の決算書、とくに財務状況を理解してもらいましょう。

上司や経営者たちと部下たちの夢をすり合わせましょう

互いのタスクや業務内容、数字を共有したうえでやっておきたいこと。

それは、互いの夢をすり合わせることです。

会社経営者や上司は、タイプ的に自分語りが多いです。

そうでないと、誰もついていかない側面もあり、非常に難しいです。

つまり、部下たちの声を正しく聴くのが苦手な上層部が多いので、そこを自覚して現場で働く者たちと向き合う覚悟を持ってほしいのです。

逆に、現場で働く部下たちは、上司たちの夢を聞いてパッションを感じるようにします。

上層部は、とにかく業務が多く、忙しいです。

でも、大変なことばかりではなく、上層部にしか得られない喜びや楽しみがあるはずです。

ぜひとも、その感動を会社全体に広げてほしいのです。

そうすれば、現場で働く部下たちの働く意欲に、バリエーションが増えて、様々な思いが花開くはずです。

これこそ、組織の活力です。

Notionに、みんなの情報をまとめて閲覧する

以上のことができるようになるためには、技術的には誰もが閲覧できるツールがあると実現しやすいです。

そこで、Notionを活用した社内Wikiをつくって、上記の3つのコンテンツを展開するとわかりやすいです。

まずは、互いのタスクを共有しましょう。

社内タスクや、業務進捗管理のツールは他にもあります。

でも、社内の文化を育てることを念頭におくと、単なるタスク管理ツールではなく、Notionで運用することで、思いを共有する文化が根付きやすいようです。

次に共有するのは、数字の共有です。

予算や実績だけではなく、顧客の反響など、営業の結果を数字で評価することで、揺るぎない事実をみんなで共有することができます。

できたら、未達をけなし合うような見せ方は避けたいですね。

会社全体の動きを共有することが目的です。

それによって、各々の行動の変革が現れてきます。上司や経営者、部下といったそれぞれの役割も、上手く絡み合うようになります。

最後に、言葉の掛け合いです。

これは、いろんなコミュニケーションツールがありますが、自分たちが使い慣れているツールでも十分役割を果たすでしょう。

でも、できたら、一箇所に情報を集め、クローズドな環境で社内AIを展開して、それぞれの立場で情報を共有できるようになると、求めていた社内文化が育ちやすくなるでしょう。

もちろん、人事情報や個人情報などのセキュリティ管理はしっかりします。

社内で共有するのは、互いの夢（目標、未来）と現実（数字）です。

 

最後に、互いに信頼しあうこと。

これがあれば、社内文化は進歩するはずです。

経営者や上司と言われる方々へ

ぜひ、夢や思い、そして現実をオープンにしてみませんか。