今回は、中小零細企業の社長に向けたお話しです。
会社経営では、何事も、調子がいいときと悪い時があります。
体調然り、家族のご機嫌然り。
一番メンタルに響くのが、事業の浮き沈みです。
けれども、一番数値化しやすいのが、実は事業・経営です。
銀行口座の残高がどのくらい残っているか、これによって気分は左右されるものです。
調子が悪くなる前にとりくむことがあります。
それは、業務の工数を断捨離して、自動化にすることです。
実は、誰もが簡単にできる方法があります。
風を読む。感覚のようで実は、たくさんの指標があって判断します。経営といっしょです。
キャッシュフローが悪くなったときに取り組むこと
様々な会社や団体を見ていると、一つ共通したことに気づきます。
キャッシュ・フローが悪くなると、社長のメンタルが落ち込むというものです。
会計事務所に勤務していた頃は、多くの社長の方々とお話しすることがありますが、調子が悪くなると相談事が増えてきます。
どうやったら売上が上がるのか。
銀行からの借り入れをするため、いい感じの試算表を作ってほしい。
（このことを公言していいのか、疑問ですが……）
一様に口にすることが、今現在の数字をいち早く知りたいということでした。
でも、経理担当者が請け負う仕事にも限界があり、なかなか思うようにいかず、どんどん状況が悪くなるということになってしまうのです。
事業の状況が悪くなるとき、取れる手段は大まか3つです。
- 銀行等からの借り入れを増やす
- 間接業務を含む職場内の業務を簡素化し、営業や生産にリソースと投入する。
- 経営者がリアルタイムで現状を数値化（経理の数字）を把握できる仕組みをつくる。
1．については、借入に強い税理士先生がいらっしゃいます。
2．については、本業である経営者自身が一番知っています。
しかし、税理士や経営者が一番やりづらいのが、実は3．の早期月次試算表やリアルタイムの資金状況の把握なのです。
状況がよかったときは、すぐに数字を把握せず、月遅れの月次試算表がでてきてもほぼ、問題がありませんでした。
なんとなく、感覚的にわかっていることが数字と一致しているので、特に心配がないのです。
問題は、調子が悪い時。
人は、少しでも状況をいいように解釈していきます。
それによって、現実との認識がズレていってしまい、より苦境に立たされるのです。
いつまであると思うな今の業務フロー
例えば、建設業の場合、売上と仕入・外注費の他に原価を管理するものがあります。
それは、材料や製品の棚卸しです。
棚卸しとは。例えば材料費の場合、
今月購入して納品してもらったけど、その材料で作ったものがまだ売れず、在庫として残ってしまっているとき、原価にいれず、一旦棚卸資産に計上することで、原価から抜くようにしています。
つまり、今月の売上にかかる経費を細かく細分化して、本当の利益を数値化するための処理です。
資金に余裕があるときは、この棚卸の処理は、正直面倒な仕訳です。
毎月、在庫をどのくらい抱えているのかをチェックするのは大変です。
そこで、通常、この処理は年次決算（年に一回の決算処理）で実施します。
でも、資金繰りが怪しくなると、自分の倉庫に抱えている材料を細かく把握する必要がでてきます。
惰性で購入してきた材料だけど、もしかしたら、購入せず在庫分で製品を作れるのではないか？
かき集められるものがあれば、なんでもかき集めていく！！
これが、資金が足りなくなったときの事業運営になっていきます。
正しい数字を、リアルタイムで数値化したものがあれば、それをチェックするだけで、どこまで営業できるのか、どの時点で資金調達しなければならないのか、判断できます。
こうなってくると、今までの余裕あった時代の経理フローだと、太刀打ちできません。
ここで、へたすれば毎日在庫チェックをするというタスクが生まれるのです。
でも、経理の現場からしたら、通常の経理フローだけで手一杯です。
これ以上の仕事が増えるため、社長と経理の喧嘩が始まるのです。
こうなったら、社内の空気は一気に悪い方にいってしまいます。
こうなる前に、まだ余裕があるうちに、業務効率をアップする必要があります。
この業務効率をアップすることを、経理担当者自ら実施することで、早く帰りつつ、基本給をアップしてもらい、互いにWin-Winの雇用関係だって可能なのです。
会社の危機は、社長自身も覚悟が必要だし、バックオフィスの努力は欠かせません。
いつまでも、昔のままのやり方でなんとか済まそうとするのは、会社にとって命取りとも言えるのです。
まずは社長自らバックオフィスを改善しよう
この効率化を考えるとき、一つの基準を設けるとやりやすくなります。
それは、同じデータを何回も触らないというルールです。
売上データを現場担当者が入力したら、もう経理部門では触らないというものです。
支払い請求書もそう。取引先からもらってきた人が入力したら、あとは誰もデータを触らない仕組みをつくります。
今なら、AIで帳票を読み取って、自動登録する方法もあります。
外部から入ってくる情報を、いかに人の手を触らずに登録させるのか。
それを機械化、自動化させるようにします。
これには、大きなベンダーが作ったシステムを導入しなくてもできます。
なぜ、数字に強い経理担当者ではなく、社長自らやらなければならないのか。
それは、会社のすみからすみまで、そして外に身内に見せたくないところまで、すべて把握しているのが社長しかいないからです。
まずは、Notionを使ってできることがないか、社長が試しに作るところから始めます。
たとえば、Notionから会計ソフトへ、一括インポートする方法もあります。
Notionでは、経営判断、財務判断（キャッシュフロー）を見るため、
会計ソフトは、あくまで税金計算するためのもの、試算表と元帳を作るためのツールとして利用します。
経理担当者や経営者が頑張るのは、会計ソフト入ってきたデータをチェック・分析することです。
ここに、人力のリソースを投入します。
ここは経理担当者の腕の見せどころです。
システム構築に心得があって、簿記や経理のセンスがある有能な経理担当者がいるなら、一緒に二人三脚で進めましょう。
試算表から異常値をチェックし、現物の帳票と照らし合わせながらチェックします。
これも、月末にまとめて処理するより、リアルタイムでみていけば、チェックの量は平均化されて、1日の負荷も軽くなります。
チェックもAIができるかもしれませんが、出す答えが会社が求めているものかどうか、AIの知識がないと調整できません。
もう少し時がたてば、AIの知識がなくても利用できるようになるでしょう。
AIに指示できるようになるためにも、まずは半年間は社長自ら自分で経理ができるようにします。
実は、経理ができると、結果として出てくる数字の根拠をすぐに見抜く力が養われます。
まずは、キャッシュフロー計算書を、どの場所にいてもすぐにチェックできる仕組みづくりに着手です。
ずっと永遠にうまくいき続けることはありません。
波があって当たり前。であれば、まだ余裕があるうちに、しっかりと守りを固めておきましょう。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
流山江戸川台へ。
新しい出会いから、面白そうな企画が生まれそうです。
その帰り、柏で「地産地消cafe＆バー」で薬膳カレーとTapビールをいただきます。
最後に、地元にもどり、NPO法人決算のため、出納事務をやっている方と打ち合わせ。
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