規模の大きい会社の場合、内部統制評価を監査法人から受けることが義務付けられています。
しかし、中小企業や個人事業主など、小さな会社の場合は、経理担当者や社長一人で、責任を負うことになります。
※経理の辛さは、経理しかわからない。
「まさか、うちに問題が起こるはずはないでしょう。今までもなかったし。」
はい。
通常運転であれば、大丈夫ですが、これからの時代は何が起こるかわかりません。
小さな会社こそ、今のうちに、自分の身を守る仕組みを作っておきましょう。
事業資金を守ることから着手しよう
お金とは、不思議なもので、うまくいっているときは、なんの問題もありません。
しかし、何処かしら炎上していることがあると、必ずと言っていいほど、経理で不正事故が発生しています。
私は今まで見てきた経験からしてみても、それは確実だと思っていただいていいかと。
銀行窓口の15時以降の締め作業のように、1円合わなければ全員家に帰れないといった厳しさは必要はありません。
しかし、毎日の銀行残高チェックにより、誰も把握していない入出金がないか確認する仕事は、必ずやっていただきたいものです。
これだけでも、十分な抑止力が得られるようになります。
経理担当者任せに絶対にしない
特に、小さな会社の場合、人員に余裕があるわけではありません。
社長一人が抱える仕事量も相当多いので、事務所内業務は、どうしても経理担当者や、会計事務所等のアウトリソースに丸投げすることになります。
しかし、これこそ、大きな落とし穴になると、私は経験上強く思っているのです。
私は、経理業務に、必ずダブルチェックで入出金管理をしていただくようお勧めしています。
支払い時に管理者の決済をもらうこと
お金が動く時、必ず管理者の決済をもらうことを徹底してください。
小さな会社の場合、社長の決済を受けてから、経理担当者が支払い業務を行います。
ただし、社長もとても忙しい方です。
毎回決済もらうだけでも大変なので、毎月支払うことが決まっているものや、源泉所得税や住民税などの預り金支払いに限り、経理担当者の判断で支払うことがあってもしょうがないでしょう。
その代わり、社長決済を受けたものと、経理担当者の判断で支払ったものを、後から確認できるように、記録をつけておくようにしてください。
私は、このやりとりをNotionで解決できるよう提案しています。
銀行取引を仕訳に起こすのは、毎日行う
「仕訳数少ないから、一ヶ月まとめて会計ソフトに入力すればいいや。」
これでは、経理の勘違いした効率化が行われてしまっています。
人員の少ない中、効率よく仕事したいと思うのは、誰もが考えますが、その方向性を間違えないようにしたいものです。
社長決済を受けて、支払いを正しくしたつもりでいたけど、実際に取引を仕分けを起こしてみたら、支払い金額に間違いがあったことに気づいたなんて、ザラにあります。
もし、一ヶ月後に慌てて会計ソフトに入力した時に気づいたら、もう後の祭りです。
会社の信用にも関わるので、自分たちが行った経理を、翌日にもチェックするように、ルーティン化するようにしていただきたいです。
ダブルチェックには、パターンがあります。
人間2人で行うのと、ひとり時間差の２種類です。
仕訳を起こして会計ソフトに入力する仕事は、後者のひとり時間差チェックになります。ぜひ、請求書や領収書を溜めずに、即仕訳を起こすようにしましょう。
請求書チェックは、必ず現場担当者と行う
現場の担当者が仕事をして、請求書が直接経理に送られているケースが多いようです。
私は、請求書チェックは、現場と経理のダブルチェックをするようにしていただいています。
現場担当者が見るポイントは、
単価と数量、合計金額が見積書通りか。
支払日が、当初の取り決め通りになっているか。
など、内容が正しいかチェックします。
そして、経理担当者が見るポイントは、
いつもと違う違和感を感じていないか。
間にマージンが含まれている様子があるか。
といった、悪いことが行われていないかをチェックします。
経理は、「諸悪説」で成りなっています。人を疑うことから入るので、結構嫌われる仕事なのですが、内部統制の視点から見れば、正しいことをしているのです。
経理に怒られないようにしていれば、ほぼ問題なく行くので、組織のためだと思って、ご理解いただけると嬉しいです。
まずは、事務所から現金を廃止することから
「不正経理事故が起こるのは、大きな所しか起きないでしょ」と油断する社長さんがなんと多いことか。
大事なことなので、もう一度言います。
小さい会社の不正経理事故は、「現金の紛失」が一番多いのです。
それも、意外と社長自ら事故っているケースがほとんどです。
経理担当者の退職で、現金管理をする人が一時期いなくなると、なぜか発生することが多いので、私もそうなる前にリスクがあることをこちらが承知している旨を伝えるようにしています。
銀行口座からは、足がつくけど現金ならわからないだろうと思うようですね。
簿記の仕組みを知っていれば、それはすぐにわかることを理解できるはず。気をつけましょう。
今は、ほとんどの会社ではキャッシュレス化が進んでします。
また、現金管理はとても手間のかかる仕事です。
経理業務の効率化に、まずは現金を事務所に置かないことからやるようにしましょう。
従業員が立て替えた経費は、給料口座または、小口現金用口座を開設してもらい、そこに振り込むようにします。
または、外回りの従業員には、法人カードを持たせて、限度額を設定して利用してもらうこともできます。
「まさか、うちが事故に遭うなんてないでしょう」という油断は、社内の風紀が悪くなる要因にもなります。
それを防ぐためにも、小さな会社こそ、自分たちができる内部統制を運用していただければと思います。
会社の経理の困ったことや、バックオフィスのDX化の相談も受け付けております。
よろしければ、ぜひ。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
自宅で、オンライン業務をしながら、その合間はオフ。
じっくりと休みました。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
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