私は、税理士先生の下で、ずっと働いてまいりました。
士業の現場を様々見ており、現状の大変さを実感してきているつもりです。
士業の仕事は、一度に多くの顧客との情報共有をしながら、間違いを起こさぬように緊張感を持って進める仕事です。
その業務を支えるために、多くのツールが存在しています。
その中で、Notionを組み入れるとしたら、一つだけポイントを絞ったテーマを持つとよいです。
それは、「いかに、シームレスにコミュニケーションとるか」です。
自分と自分
自分と身内（所内）
所内間コミュニケーション
自分と所内と顧問先とのコミュニケーション
関係を広げていく中で、どのようにNotionを活用すればいいのか、小さな輪からチェックしてみます。
以下、士業の先生方から、色々と伺った内容を、まとめてみました。
SNSやネット等で、公表されている士業の先生方以外の情報は、私が練り直して、自分のリソースをもとに、要点まとめてみました。
士業を支えるNotion
まずは、士業の先生の脳内を洗い出します。
士業の仕事は、絶えず顧客と向かい合って仕事をします。
飛んできたボールをひたすら打ち返すような日々です。
その中で、忙しさに疲弊しないために、または、仕事を継続させるために、自分自身のメンテナンスは欠かせません。
タスク管理
Notionカレンダーを活用したタスク管理は、今やNotionを使う上で多くの人が活用しています。
また、Notionワークスペースにて、自動で表示されるホーム画面では、
Notionカレンダー、自分が作ったデータベースを表示することができます。
なによりも、デザインがいい。
理由は、視界から脳に与えるノイズを極力排除したデザインです。
業務用ソフトを始め、今までのツールは、デザインより仕組みを組みやすくするために、機械的な表示が優先されていました。
しかし、Notionは見た目はあっさりしているのに、できることが無限大というアンバランスな世界観を維持しているのです。
つまり、この業界では細マッチョなスタイルを持つ、唯一無二のツールとも言えるのです。
ちなみに、今までGoogleカレンダーを利用されている方は、そのままNotionカレンダーに同期することができます。
赤は私のGoogleカレンダー、緑は家族のGoogleカレンダー、青がNotionで作成したタスクです。
Notionのデータベースを、カレンダー上で管理できることで、スケジュール管理にメモ機能が充実した、ハイスペック電子スケジュール帳の出来上がりです。
チェックリスト
士業の役割は、顧客や行政に提出する書類等の最終チェックがあります。
間違える箇所は、たいてい共通しているので、それをチェックリストにすることができます。
Notionは、テンプレートとして同じデザインのデータを複製することができます。
チェックするたびに、新しくデータを累積することができるので、毎年1回訪れる資料作成で、前年のデータと確認しながらチェックすることができます。
所得税の資料回収時のチェックリスト
秘伝の情報ストックリスト
知識の集合知として、Notionにストックすることができます。
ネットで見つけた記事を、ブラウザの拡張機能「Save to Notion」で、Notionに登録できます。
税理士の場合、法令や条文をネットから拾ってストックして、顧客のスキームに使える税法解釈を記録することができます。
今では、AIで調べたことを、Notionにストックすることもできます。
このように、Notionには、多くの拡張機能と連携し、他ツールでの情報を集めることができます。
このように、士業自分自身のスキルアップに、Notionは秘伝のネタ帳として活用することができます。
番外編ですが、資格取得のための勉強ツールとして、活用する方もいらっしゃいます。
所長と所内を円滑にするNotion
徐々に、コミュニケーションの輪を広げてまいります。
次は、事務所内のコミュニケーションツールとしての活用事例です。
よく、所内の仕事進捗を管理する方法として、職員に日報を書くというものがあります。
私は、書く立場だったのですが、果たしてちゃんと読んでくれているのだろうかと、疑問に思うこともしばしば。
仕事をした後に、わざわざ今日のタスクをテキスト化して、打ち込むなんて、ナンセンス。
同じことをまた再入力するという手間が、両者に負担感が重なります。
そこで、各人の仕事足跡を、辿れる仕組みを作れば、同じ言葉で全員の状況を見ることができるので、効率がアップされます。
ここでキーワードは、「情報共有」です。
顧客管理、職員管理
一つの顧客先の仕事で、複数人で取り掛かることがあります。
- 担当者（顧客と直接やりとりする人）
- 内勤者（担当者が持ってきた帳票で月次処理をする人）
- チェック者（事務所の所長先生など）
それぞれ、必要なのが、顧客データベースです。
会社名、社長名、経理担当者名、住所、連絡先、郵送先、税務署届け出状態、関与開始日から解約日まで、などなど
これらの情報を誰もが見れるようにすること、そして、Notion上で作った日報に紐づけすることで、顧客データベースから、今の進捗状況も確認できます。
また、作業者や担当者が変更になったとき、そのまま情報共有することができるので、過去の履歴も一貫して確認することができます。
なによりも、リアルタイムで修正加筆ができるのが利点。
簡単に変更することに、一定の縛りをする習慣のある士業事務所ですが、このフレキシブルに変更できることが、組織の実力がアップに繋がります。
つまり、所内全員が、各々の責任を持つきっかけになります。
関与先データベースのプロパティ例
所内業務マニュアル
Notionのwikiページで、マニュアル集を作成することができます。
Notion公式ページにも、作成方法が紹介されています。
新入職員がきたら、まずはこのサイトからみてもらうようにします。
所長先生の言葉、事務所に理念、職員の紹介、休みや文具購入申請の仕方。
所内業務にかかることから、
昼休みのランチマップ、事務所内のチャットといった、福利厚生色の強いページもあれば、働きやすさをイメージしてもらいやすくなります。
新人が早く業務に慣れるために、事務所の動線を把握できるかが肝です。
このWikiページで、1日でも早く戦力になれるのであれば、事務所にとって有益なページとなります。
月次と決算進捗管理
そろそろ、業務の本丸に入ります。
受けた仕事が、今、どうなっているのか。
遅れていたら、業務の采配をしなければなりません。
それを知るのに、月次・決算の進捗管理は欠かせません。
これを、Notionで行うことも可能です。
進捗管理簡易版
顧客情報や税制改正、法解釈などの情報収取→アーカイブへ
顧客ごとに、問題がありそれを解決した履歴も残します。
これは、事務所にとって大きな武器になります。
よくあるのが、別の顧問先にあったケースが、自担の顧客に該当するときです。
所内で、ケースを共有することで、より精度の高いサービスを早く提供することができます。
NotionAIを使えば、そのままアーカイブから必要な情報を得ることができます。
かつては、自分で勉強したスキルで、事務所内での担当者ランクがありました。
これからの時代は、誰もがAIを使えるようになります。
チームで事務所クオリティをアップする時代です。
なお、ご自身の事務所でNotionを展開されている先生で、解説されています。
Notion座談会にて社会保険労務士法人ONE HEART 吉田優一さん
Notion士業の会にて 税理士の栄前田さん
税理士と顧客が連携できるNotion
税理士から顧客へ マニュアルとご案内
Notionを使ったコミュニケーションは、事務所を超えて顧客に届けることができます。
士業の仕事は、顧客からの資料が揃ってこそ、初めて仕事がスタートできます。
資料に不備や不足があると、それだけでも仕事進捗が遅れ、工数がどんどん膨れ上がっていきます。
それを防ぐために、顧客へのインフォメーションは欠かせません。
Notionのページを顧客にむけて公開すると便利です。
修正事項があれば、Notionページを手直しするだけで顧客にも訴求できます。
顧客から税理士へ 資料提供
実は、Notionで事務所発信だけではなく、顧客発信の情報を得ることができます。
資料回収は、事務所サイドの仕事ですが、資料提供は、顧客の仕事です。
顧客サイドの効率化をアップするのも、士業の仕事でもあります。
資料回収は、一番手間がかかる仕事です。
事務所も顧問先も、Notionページを共有すれば、すべてパソコン内で完結できます。
わざわざ、コピー、PDFファイルをメールで添付といった、やり取りがなくなるので、互いに気が重くなることもなくなるでしょう。
税理士からこれからの仕事仲間と出会うため 事務所紹介
コミュニケーションは、未来の職員、顧客にも訴求していきます。
求人広告や営業に、Notionを活用することができます。
Notion公式サイト より
士業事務所のNotion導入するために必要なこと
Notionと他のツールの違いに、一つだけはっきりしているものがあります。
それは、ツールに情報を入力するのではなく、情報をNotionに載せることです。
ツールに引かれたレールに乗って、区切られた仕切に合わせていけば、とりあえず形ができあがります。
しかし、Notionの場合、生きた情報が自由に動ける庭で、ざっくりとまとめ上げていくように構築しなければなりません。
そのため、Notion導入には、どうしても最初の一歩が遠くになりがちです。
ただ、自分を含め、身内や顧客がどのように、情報をやり取りしているのかを、しっかりと分析することで、初めてNotionを構築することができます。
ここが、Notionだけが持つ、他にない特性なのです。
Notionは、どんなに簡素であっても、自分の手で構築してこそ、価値があります。
自分たちで構築する時間がなければ、お金で解決する意味で外注するケースが多いですが、できたら、自問自答しながら、自作Notionにチャレンジしていただきたいです。
Notionを作る過程で、事務所内がどんどんブラッシュアップしていくことを実感するでしょう。
仕事を円滑に進めるには、関係各位との情報共有と双方向のコミュニケーションがシームレスにできることです。
Notionを通じて、ありたい事務所像を形にしていただければと。
個別相談
※Notion構築のアドバイスをやっています。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
自宅で、オンライン業務をしながら、その合間はオフ。
じっくりと休みました。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
＝おすすめのサービス＝
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