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Notion 情報とコミュニティの一元化を可能にする 高性能掲示板

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私は、Notionで、手持ちのコスメをリスト化しています。コスメの在庫表といえば、イメージつくでしょうか。

店頭では、スマホ代わりに持ち歩いているiPadmini 6で、Notionアプリから確認することができます。

これで、衝動買いを防げるし、同じものを複数買うことも無くなりました。

 

このように、Notionに出会ってから、仕事からプライベートまで、情報の一元化が可能になり、効率化を図れるようになっています。

 

「確か、もうなくなっていたはず」という不確かな記憶で買い物をしていた頃は、
購入したコスメをリスト化するアプリを、誰かが作ってくれないかなと、期待するだけでしたが、

Notionを使うようになってから、自分の必要なものを、自分で作ることができるようになりました。

 

ITリテラシーが低く、プログラミングの知識が一切なくても、視覚的にデータベースを組める、
このNotionは、どんな場所でも、環境でも、パソコンとネット環境があれば、誰でも使うことができます。

 

今日は、このNotionを活用するべき理由を、建設業の会社を例に整理してみます。

 

なお、小規模会社の経理部門における連絡ツールとタスク管理をメインにした、オンライン講座を開催します。

1/30 オンラインセミナー「経理タスク管理Notion入門」※
(受付終了)

興味のある方は、ぜひ。

 

目次

Notionの特性① 情報集約

 

建設業では、たくさんの材料仕入れが発生します。

在庫管理は、どこの会社でも手間暇かかる作業です。

Notionを導入したとき、どのように楽になるのか、在庫表を例に、現場とバックオフィスの連携をみていきましょう。

 

ここでは、Notionのデータベース機能を利用します。

 

<バックオフィス>

データベースに、仕入れた在庫を経理で入力します。材料名、仕入先(取引先が少なければタグ付けが便利)、購入単価、個数など。必要な情報を入れます。
帳簿でいれば、在庫表に該当するものです。

これを、仕入先、仕入時期ごとに集計すれば、買掛金の計上額と一致するはずです。
理論上、これを支払データとして活用することもできます。

 

<現場>

現場で使った材料は、個数を入力します。

同じデータを、スマホやタブレットに、Notionアプリをダウンロードすれば、気軽にチェックすることができます。

月次決算に、締め切れば、期中の在庫を把握することができますし、そのまま年次決算の在庫表として利用することができます。

 

このように、部署をまたがって、一つの情報リソースを活用することで、無駄な工数が減るとともに、

常に正しい経理処理を行うことができるようになるのです。

 

Notionの特性② 情報分析

 

今度は、この積み上げた在庫表を分析していきます。

 

Notionで、一元管理していることで、それぞれの部署で分析することができるようになります。

現場とバックオフィスで整えた在庫表を、ソートかけたり、合計金額を出してみたりすることが、Notion上で行うことができます。

これによって、仕入単価の変動、仕入先の偏り、在庫数の管理を行うことができるのです。

また、直接現場に関わらない管理職も、現場の様子をリアルタイムで知ることができます。

 

私は、Notionの一番得意なことは、この「リアルタイム」だと考えています。

 

現場では、タブレットやスマホで入力確認ができて、バックオフィスでは、データを加工して経理処理をすれば、リアルタイムで、現状把握することができます。

そして、現場に出ていない経営者が、翌月の月次試算表が上がるまで知らなかったことを、
それより前に、リアルタイムでチェックできることが、経営上大きな利点となるのです。

 

このように、Notionは、他のどのシステムよりも、レスポンスが早いツールと言えるのです。

 

Notionの特性③ 共有理解、社内文化を育てる

 

そして、Notionの最大の良さは、「自由に組める」ことです。

最初は、在庫表で始まったNotionですが、利用していくうちに、どんどん新しいデータベースやテキストを集約することができます。

先ほど、説明した通り、特別な知識がなくても、Notionを組むことができるので、

組織や個人によって、全く異なるベージ構成を、誰もが自由に作ることが可能なのです。

 

これが、Notionの画期的なところです。

 

世の中には、建設業向けのシステムがたくさんあります。

どれも、すでに完成されたもので、各会社は、その仕組みに合わせて使うことになります。

こうなると、ちょっと痒いところがあっても、諦めるか、お金をかけてオプションをつけることになりますが、プログラミング代、サーバー代もかかっているので、結構な出費になります。

 

しかし、Notionは、スモールスタートから使うことができます。

そして、自由に自分達の好きなように組めることで、使い勝手がよく、かつ費用が抑えられる利点があるのです。

そして、しばらく使ってみて、本格的に導入が決まった時に、全社利用できるようにすれば、大きな初期費用をかけなくても済むのです。

 

これも、Notionの利点であり、他のシステムでは叶わない強みでしょう。

 

規模の小さい、中小企業であれば、最初の導入に最適なのは、経理を始めとしたバックオフィスではないでしょうか。

なぜなら、全社見渡せる部署が、経理部門であり、情報の集約に一番苦慮しているからです。

 

もし、全社導入となれば、経理担当者がNotionメンテナンス担当として、役割を果たすことで、
現場とバックオフィスの連携も取れるようになります。

 

最近、日本でのサポートも充実してきているので、安心して利用できます。

まずは、趣味の「在庫表」を作ってみたら、いかがでしょうか。

導入の手順は、こちらを参照してください。↓

経理タスク管理 Notionを活用しよう 個人事業主編

 

自分だけのNotionで、「これって、すごい!」と感動していただけたら、
ぜひ、業務でも導入できるところから、作ってみてください。

そうすれば、職場でも喜ばれ、提案力のある経理として、一目置いてもらえるかもしれません。

 

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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