引っ越し経験から学ぶ業務改善のコツ

事務所移転、システム変更、会計ソフトの導入や移行……。

これは、通常業務を勤しむものにとって、一大事の大事件であります。

今まで、ルーティンで回していたことが、できなくなるので、できたら避けたい業務かもしれません。

でも、実は、私、この異変時にとてもモチベーションがアップするタイプで、

どこの場所でも、「引っ越し大名」、「ソフト導入担当、」、「新システムの導入」を担ってきました。

どうやら、この業務改革に向いている人と、そうではない人にあるパターンがあるようです。

 

引っ越し10回を経験した子供時代

とにかく、私の父は転勤が多い人でした。

幼少期に通っていた幼稚園は、3箇所。小学校も転校しており、私が生まれる前から、我が家は

「引っ越し10回してきた家族」として、引っ越し慣れしていました。

つまり、日常で落ち着いて長く生活することなく、その土地に慣れてきたと思えば、また父の転勤で違う土地へ行っていたのです。

まるで、遊牧民です。

私が幼少期に覚えていることは、次の通り。

• 引っ越しが決まったら、とにかく物を減らせ
• パッキングは、すぐに使うものと、すぐに引っ越し先の収納に入れるもの、それだけにせよ
• 引っ越し先の下見は絶対。見取り図を作り、家具の配置図を作れ
• 引っ越し当日は、業者さんだけで済ませるように、新居の見取り図を共有せよ
• 引っ越し当日、新居で即生活できるよう、パッキングされた段ボール配置も指示せよ

などなど、引っ越しあるあるで困ることがほぼなく、スムーズな移動をしてきました。

おかげで、引っ越しして数日で、即日常モードに入ることができました。

その代わり、なくなるものも多数あり、心の友だったぬいぐるみや、お気に入りのおもちゃが、しれっと親に捨てられていたのは、悲しい思い出として残っております。

そんな子ども時代だったので、日常で生活するときの記憶は、やけに濃く残るようになりました。

新居で、思い出の品を使おうにも、親にどんどん捨てられていったので、子供心に、必死に対策するクセが今でも抜けきれません。

そんな子供時代を過ごした私は、移動に対する耐性が身についており、

「引っ越しします」「新しい会計ソフトを入れます」と組織が決断したとき、批判をせずとも喜び勇んで手を上げてきました。

業務改善の本質は、住居や職場の引っ越しと変わりません。

もし、職場などの業務改善に担当者を決めるとならば、

この「引っ越しを効率的にこなせる人」を基準に選んでみてはいかがでしょう。

業務改革のコツは、身軽、予想、即決即行動

引っ越しメソッド＝業務改革メソッドという仮定のもと、業務改革に必要なポイントをまとめました。

身軽であれ

日常が長く続くと、ものがどんどん溜まっていきます。

これは、業務にも同じような事が起こります。

もう、すでにやらなくてもいい仕事を、いつまでも惰性で続けているもの、必ずあるはずです。

• 決済ルート、別に飛ばしてもいいじゃない？
• 書類の保存、別にどんどん捨てても大勢に影響でないのでは？
• ホッチキスどめの向きなんぞ、気にしなくても、全部デジタル化しちゃえば？

おもに、あるのが紙で管理していたことを、デジタル化することで、仕事の大半は手放すことができるようになります。

とにかく、余計なルールを削ぎ落とし、ものも減らしていく。

この「身軽作戦」から、引越し準備や、業務改善がスタートします。

着地予想を立てよ

これは、新居での家具の配置や、ものの収納を見積もるのと同じものです。

業務改善したあとの業務工数を予想できれば、どこから着手すればいいのかがわかります。

この着地予想の専門家として、有名なのが引越し業者の見積もりする人です。

ざっと、現状を視察し、引っ越し先の道路状況も含めた、新旧の内外の環境、

荷物の状況をざっとみて、段ボールの数や寄こすトラックの大きさ、台数を確定していきます。

これと同じことを、業務改革でも当てはまります。

現状のワークフロー、業務改善後のワークフローが描けるようになれば、

ゼロから業務を変革することなく、日常を回しながら業務を改善することができます。

業務改善担当者に必要なのは、この着地予想の視点です。

もしかしたら、決められたことを守るのが苦手なのかも

私は、これらの仕事をやっているときが、一番ワクワクします。

自分でも、お祭り大好きなタイプなのかなと思っていたのですが、どうやら違うようです。

• 現状に甘んじるのが嫌い
• 手間を省くことが好き
• 今までのルールに縛られるのに飽きる
• 決算の数字と一緒、ものごとの着地点を予想するのがワクワクする

おそらく、幼少期から鍛えられたメンタリティなのかもしれません。

または、飽き性というのもあるかもしれません。

 

今でも思い出します。

通常業務にこだわる人と、引っ越しをスムーズに進めたい私との意見対立。

役割分担決めても、全然進めない人と摩擦が起きやすいことが多かったものです。

でも、今ならわかります。

通常業務を間違いなく進める人、引っ越しや業務改善といったイレギュラーな状態で燃え上がる人。

全く、タイプが違います。

業務改善にも通じますが、これからは、適材適所で互いの役割を理解することが、うまく波を乗り越えられるのです。