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経理のブラックボックス化を避ける方法

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家にあるブラックボックス=プリンター

白紙をセットすると、印刷されて出てくるので、ある意味ブラックボックスです。

このプリンターは、初代MacBookAirを購入した時に、セットで買ったものです。

はて、いつ買ったのか。覚えていません(笑)。

 

目次

ブラックボックスとは

 

ブラックボックスとは、なにやら素材を放り込むと、製品になって自動で出てくるものです。

工場のラインで、よくある仕組みで、ある箱に吸い込まれたものが、形状を変えて出てくる、あれと同じと思っていただけたら、良いかと思います。

 

経理の仕事も、よくこの「ブラックボックス」と言われることがあります。

 

側から見たら、領収書を提出しておけば、経費精算で、口座に振り込まれているし、

請求書を出しておけば、振り込んでもらえるし、試算表になって戻ってくるわけで、

簿記や経理を知らない人から見たら、経理そのものが、ブラックボックスであるのです。

 

しかし、経理担当者が退職することになると、途端、慌て出します。

そして、顧問税理士のいる会計事務所や、バックオフィス請負業者に丸投げすることになります。

 

でも、待ってください。

実は、この状態は、自宅の水道蛇口を、自分で締められない状態と同じなのです。

 

次の人がくるまでの、リリーフとして期間限定でお願いすることは、あるかもしれませんが、

永久に、外注任せにしてしまうと、社長自身が、いつまで経っても自社のことを把握できません。

会社を守る意味でも、これは絶対に避けておきたいものです。

そして、自社の経理のブラックボックス化を阻止しておくことが大切なのです。

 

 

ブラックボックスの温床するもの

 

会社の経理をブラックボックス化する要因は、社長にあります。

なぜなら、社長自身が、簿記や経理の知識がないことに引け目を感じているからです。

そして、わからないことを人に任せるものだと思ってしまっています。

 

確かに、家の配管工事まで自分でやるべきではありませんが、

蛇口がいくつあるのか。パッキンが緩んでいないか。

といったメンテナンスは、自分でやるべきなのです。

 

そして、このブラックボックス化を阻止する唯一のものは、

社長の「好奇心」しかないのです。

 

いくら、専門家が説明しても、理解しようとしない、質問もしないのであれば、

自ずと自社の経理はブラックボックス化していき、気づいた時には、手の施しようがないでしょう。

 

専門家が判断するもの、自分で把握するもの、経理の専門家が処理するもの、

それぞれ、テリトリーが異なります。

人に任せる部分と、自分が把握すべき部分を、しっかり理解することが大切なのです。

 

 

全部知る必要ないが、チェックする習慣を

 

私は、どのような規模であっても、内部統制が必要だと考えます。

 

つまり、昔で言う「銀行印」を握ることです。

 

資金の入出金、特に支払いは、要注意です。

想定していないことが、意外と発生しているものです。

あと、入金や支払いの経理リズムを、経営者も会得しておくことです。

このリズムが崩れたとき、すぐに気づきます。

 

私は、いろいろな方法(Notionなど)で、社長に支払い情報を通知します。

そして、見ていただいてから、支払準備をするようルーティンを組むことをお薦めしています。

 

あと、社長自身も、簿記の仕組みを知っておくと良いです。

小難しい仕訳を、理解する必要はありません。

しかし、一枚の領収書が、どのように仕訳しているのか、知っておいて損はないです。

そうすれば、経理に提出するものが、どのように処理されるか、想像することができます。

 

そう言う意味で、私は、会社規模が大きくなる前に、社長自身が経理を行うことをお薦めしています。

そうすれば、いくら規模が大きくなっても、内部統制の感覚を忘れないですみます。

 

社長が、経理のことを知らなくても、なんとかなるのは、大企業だけです。

中小企業が、強く生きているためには、社長自身が経理を知ることです。

 

もし、自社を強くしたい、経営判断を間違いたくない、と思われるのであれば、

経理のブラックボックス化させないことが、唯一の対策です。

 

それでも、経理を外注されるのであれば、この内部統制のアドバイスができる業者を、選択されることをお薦めします。

 

=編集後記=

【昨日のできごと】

だいぶ体調が元に戻ってきたので、ChatGTP 4oにチャレンジ。NPO法人のホームページの工程表作成を手伝ってもらいました。
根気強く、お願いすることを分解していく作業は、まさに人にお願いするのと同じだと、痛感しています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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