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内部統制の大切さ

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京都東大寺南大門金剛力士像 上から監視されている感じも何やら統制が取れています。

 

内部統制とは、組織が果たす役割が適正に行えるか、ルールなどを整備し、ちゃんと運用しているか確認することを言います。

 

昨今、この内部統制が機能しないことで、大きな問題になったケースが報道で騒がれています。

私は、公益法人の会計に携わっていたこともあり、非常に興味深く見ていましたが、

お役所の方々の認識が、どうやら私たちが思う事と違っているようです。

 

今回は、お役所の外郭団体の経理を見てきた私なりの、お役所での内部統制について、考えてみました。

 

目次

チェックしたがらない管理職

 

基本、お役所のお仕事は、間違いがあってはいけません。

そのために、ルールは厳格に決められており、運用できているか上司のチェックがきちんと行われています。

そのはずです。

 

しかし、長年、変化のない組織でもあり、漫然とした仕事の引き継ぎが繰り返されるケースもあり、

しまいには、内部統制をしたがらないお役人の方々もいらっしゃるのです。

 

コレにも、訳があります。

形式的な引き継ぎを繰り返すことで、業務の本質がなくなっていき、仕事が作業として形骸化されているからです。

 

事務担当者がちゃんとできているはず。

自分以外の職員が、ちゃんと見ているはず。

 

知識と経験のない役職者が異動してくるたび、これらが繰り返しされるので、

内部統制のはずが、形だけの作業になって、役目を果たすことができなくなっているのです。

 

内部統制は諸悪説で成り立っている

 

内部統制は、人はちゃんとできないことを想定して、ルールの整備や確認を行うものです。

 

まずは、ルール作りです。

 

お役所の場合、住民に対して公共サービスを提供するのがお仕事です。

基本的には、各自治体で定められている「条例」があり、それに沿って業務が決められていきます。

監査的なチェックは、各自治体にある議会が行います。

第一段階の監査では、専門家がチェックし、最終的には、担当議員による質問を受けて、

答えていくことで、第三者の目が入るようになってはいます。

 

しかし、この監査が果たして、役目を果たせているかどうか、そこは別問題のケースがあるようです。

 

一般企業の場合は、利益に直結しており、株主などの存在もあって法令遵守することに、

最大な注意を払っていきます。

なぜなら、一度悪評が立ってしまうと、企業に大損害を受けることになるからです。

 

しかし、役所の場合は、議会で集中的に質問を受けることぐらいで、

税収も変わらず入ってくることから、その場をうまくやり過ごすように、なっているように思えます。

 

本来は、どの組織よりも内部統制をきちんと機能させなければならないのに、

形骸化してしまっているのは、このような理由からだと思うのです。

 

どうせやるなら、効率よく

 

途中から異動してきた管理職の立場から見ても、ブラックボックス化した業務に、何が正しいのかわからないまま、決裁印を求められるのは、酷なことです。

であれば、業務そのものを、効率化するのは、一つの解決策ではないでしょうか。

 

内部監査も、何を持って正しいとしているのか、業務の見える化を図ることで、チェックポイントもわかりやすくなるものです。

逆に、外部からやってきた職員にも、わかりやすくすることで、無駄な仕事を捨てることもできます。

条例など、守らなければならないことと、業務の見える化によって、フローがわかりやすくなることは、両立できるはずです。理論上は。

 

そもそも、なぜ内部統制が必要なのか、よく考えてみましょう。

自分達を守ることより、まずは、そのサービスを利用する人たちに、安定した事業運営をするために行うのです。

一担当者がやりやすいように、業務のブラックボックス化にするのではなく、

内部統制をしやすくするために、業務を見える化にするという発想で、

組織内のDX化が進むのであれば、両者利害一致するのではないでしょうか。

 

改善するためには、自分達の仕事がどうなっているのか。

世間と何が違っているのか。

よく知ることから始まります。

 

これは、私たちにも言えることです。

ちゃんと冷静な目が失われていないか。

惰性に任してしまっていないか。

既存のルールが現状に合っているのか。

今回の報道を受けて、ただ傍観するだけではなく、我がふりを見直す機会として捉えられたらいいなと。

そして、自分の仕事が正しくされているか、再確認してみてはいかがでしょうか。

 

=編集後記=

【昨日のできごと】

午前と午後、それぞれの提携業務、夜はとあるセミナーを受講。
ファミリーレストランのココスで、毎年この時期にでる純水かき氷のしろくまをいただきました。
これで、この夏も乗り切れそうです。

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今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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