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私がNotionで経理しないわけ

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経理を仕事にしている私ですが、現場での経理業務では、Notionをほぼ使用していません。

強いていえば、電子取引保存と、入金と支払管理に活用しているくらいでしょうか。

これでも、会計を専門にしている方々は、Notion愛好家でも経理で使っている人はほとんどいません。

理由は簡単です。

集まった数字から、何を見ようとしているのか。

その最終目的地点が、一般の人と違うからなのです。

会計人は、数字をその人(会社)の風見として利用します。

目次

Notionに仕訳集計したくなる気持ちはよくわかる

直接、あれこれ見てきたわけではありませんが、Notionで家計や経費、売上の管理をしている方が多くいらっしゃいます。

数字は、毎日触ることで、自分の状態を知ることになるので、自分が1番馴染みのあるツールで、数字を管理することは、私はいいことだと考えています。

特に、Notionは数字を見て、自分の仕事の進捗をチェックすることも可能です。

数字から自分の仕事を生み出すきっかけが、Notionにあるならば、私はぜひ、どんどん活用していただきたいと思うのです。

とにかく、毎日、せめて毎月は数字を触ってほしい、それだけです。

 

でも、会計人(会計の専門家)の立場から、Notionで数字をまとめることは、推奨していません。

理由は簡単で、Notionでは役目を果たせないからです。

会計人は、その先の試算表に落とし込むまでが仕事なので、Notionで集約するだけでは仕事にならないわけです。

となれば、下手にNotionを絡ますのは、非効率とも言えるのです。

会計との親和性が高いのは、実はExcel

会計を支えている仕組みは、複式簿記です。

専用の会計ソフトができたのが、1980年に、パソコンが普及した時代と言われてます。

経理は効率性を極めるのが、課題でした。

複式簿記による記帳の手間は、いまでは考えられないような膨大な作業量だったのです。

そして、大量の紙との戦いでもありました。

紙を制するものが、経理を制する。

そんな時代だったのです。

そんな非効率を解決したのが、会計ソフトでした。

専用ソフトは、この経理・会計の非効率から開放した貢献者なのです。

会計人は、そのことはよく知っています。

とにかく、会計ソフトを導入することが、数字の正確性を守ってくれていることを。

そして、Windowsが発売され、MicrosoftのExcelが広まったときに、

会計人は、会計ソフトで解決できないことを、Excelを利用することで、ソフトを拡張することをしてきました。

会計・経理の現場では、少しでも作業効率をあげ、1日でも早く数字をまとめることに、尽力つくしています。

そのツールとして、会計ソフトとExcelを利用しています。

あくまで、数字の最終目的地が、会計ソフトによって出力された試算表(すべての科目の増減を集計した表)です。

その試算表を補完する帳票を、Excelで作成することで、より数字を理解することができます。

とにかく、会計人の最終目的地が、試算表のその先なのです。

コミュニケーションツールとしてNotionを活用

もし、会計の歴史に「〇〇時代」とつけるとしたら、前項までが、「数字分析のための技術進歩の時代」でしょうか。

でも、2024年からは、本格的に次の時代に移り変わろうとしています。

すでに、FinTech(フィンテック)は、少し前から標準搭載されています。

銀行口座の入出金データが、会計ソフトと連携できたのです。

そして、今ではAIです。

仕訳もなんなら、人の手で行われないで、すべて自動化が可能となってきたのです。

これは、かつて、紙で伝票を起こしていた時代から望まれていた、超効率化の答えと言えるでしょう。

もう、自動化できることは、これ以上ないかもしれません。

 

でも、この技術進歩でも、どうしても解決できないことがあります。

それは、取引が起きた瞬間の情報が、未だ人の手で起きているということです。

ここで、解決できるツールが、実はNotionじゃないかと考えています。

例えば、事業主と会計事務所の間を、Notionで繋いだらどんな世界線になるか。

ちょっと覗いてみます。

<前提>
不動産のオーナーさん。賃貸に出しているアパートの固定資産税を、QRコード決済で納付している。
その納付完了連絡メールを、税理士にPDFデータで送ることになった。

①まずは、事業主のメールにある、納付完了メールを、Notionにsaveする。

②メールのPDFデータが保存されているNotionデータベースを、税理士と共有する。

 

③会計事務所は、必要に応じて紙出力orPDFデータダウンロードをして、申告の資料として活用。

 

これだけです。

事業者の備忘録が、そのまま領収書の授受ができてしまうのです。

そして、なによりも真骨頂がこちら。

<前提>
経理担当者から、退職予定者の源泉徴収票を作ってほしいと依頼がきた。

連絡ボードとして、活用できます。

それも、中に画像データやコメントまで、すべて記録として残ります。

このデータを開いてみると、下のようになります。

もし、会計事務所が帳票を出力していただくことになれば、このコメントの下に、PDFファイルを添付してもらうだけでOKです。

仕事をする事業者にとって、仕事を受注するまでのやり取りが、経理の記録として残せば、次の商談ではより効率よく情報をまとめることができるはずです。

会計事務所の場合、事業者からの資料提供と、それにともなうやり取りがワンセットでチェックできるわけです。

これを、双方で持っていることで、経理担当者の引き継ぎ、会計事務所内の担当者引き継ぎで、そのままページを渡すだけで引継書ができてしまっている状態になります。

もし、これが、メール、チャットワーク、LINEだった場合、情報がストックされず、どんどん流れていってしまうため、あとから見返すことができません。

Notionが情報ストックするツールなのに、とても見やすいのは、データベースのビュー変換という離れ業をおかげです。

このやり取りのデータベースをカレンダーに表示すると、すっきりとわかりやすくなります。

 

このように、経理・会計で1番肝となるのが、情報元の管理です。

すでに、請求書が発行され、支払いが終わったあと、事実が判明して、後の祭りだったというケースは、山ほどみてきました。

「ああ、先に言ってくれたら、こちらが不利にならずにすんだのに……」

でも、逐次ストックできるNotionで、情報共有していれば、事前に大きな取引を確認できて、事業者を守ることができるようになります。

 

私がNotionを会計ツールとして活用しないのではなく、情報共有ツールとして経理・会計の現場で活用しているというお話です。

もし、Notionで売上や経費を集約している事業者の方は、ぜひ、そのページを会計事務所と共有してみてください。

そして、連絡用データベースを共有し、質疑応答の記録を残してみてください。

双方にとって、メリットしかないはずです。

=編集後記=

【昨日のできごと】

沖縄に滞在していました。大雨でしたが、梅雨の終わりを告げる時期で
比較的涼しい夏の前を堪能しました。

かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。

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ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。

 

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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