毎日のタスク管理を身につけるためにやっておくこと

タスク管理を成功させる唯一の方法は、いつも目に触れておくというものです。

様々なツールがあり、今やタスク管理ブームとも言えます。

実際に、自分に合ったタスク管理で、なりたい自分になった方も多数いらっしゃいます。

もし、タスク管理を成功させて、思い描いた人生を行きていきたいと思ったら、慌ててツールに手を出す前に、ウォーミングアップをしておくことをオススメしています。

有言実行が難しい「習慣化」

よく、やるやる詐欺と言われる現象が起こります。

やってみたい、とか、やってみようと言ってみたものの、いざ実行に移せないという状況です。

実は、ついこの間まで、私はこれに悩んでおりました。

やりたいことや、思いついたことがたくさんあるけれど、なかなか実行に移せないという時期がありました。

お恥ずかしい限りです。

でも、同じ思いをされている方は、たくさんいらっしゃるのではないでしょうか。

そもそも、気力だけで、人間は自分を奮い立たせ、有言実行をするのは、ほぼ無理なのです。

まず、変化を好まないこと。やったことに成果（ご褒美）がなければ、方向性が違うのではと諦めてしまうこと。

これらは、人として当たり前の反応なんだと理解しないと、なんの解決もできません。

人は、気力ではなく、仕組みで動くものだと知ることから、タスク管理が始まるのです。

かっこいいツール、素敵な手帳、イケてるガジェットなど。購入したり手に入れただけでは、タスク管理はできません。

もっとその前の、準備をするところからタスク管理が始まるのです。

習慣化するまでにやっておくこと

私の失敗から、特に痛感したものをピックアップしてみました。

１．どんなときでも、目に触れておく仕組みをつくる

まず、最初に取り掛かっているのが、絶えず目に触れるという環境を作ることです。

仕事でパソコンを使っているなら、パソコンを開いたときに最初に表示されるものを、タスク管理画面を開けばいいでしょう。

状況が変わって、予定変更するときに、即座に変えることができなければ、タスクを管理することができません。

ふっと思いついたときに、即アプローチできるものを用意します。

私は今、以下のパソコン環境を作っています。

• MacBook Airをウルトラワイドモニターに表示。シャットダウンしない。
• ブラウザは「Arc」を利用。
• 一日の終わりと始めは、同じ画面にしてNotionのタスク管理ページを開く。
• パソコンを開けないときは、アナログの手帳を利用する。
• 新規タスクは、Apple Watchに音声入力。
• 予定ができたら、Cronに入力していく（Notionのタスクに連携する）。
• 一日の始めに、Notionを見ながら手帳に時間をブロッキングしていく。

ずいぶんと手間暇かかっています。

でも、パソコンを開くのは毎日やっているので、この習慣はすでに身についています。

問題は、パソコンを開かないときです。

家で家事をするときは、全く持ってパソコン環境から離れています。

そのようなときに、アナログ手帳が活かされます。

食卓に今日のページを開いて、目につくようにしておくのです。

そうすれば、今、やるべきことの優先順位を瞬時に判断できるようになるのです。

大抵、タスクが遂行できなくなる原因は、家で仕事以外のことをやっているときです。

家事をしていればまだマシ。小休憩をしようとしたら、もうそのままお休みモードに入ってしまいます。

気力で頑張ろうとせず、手帳をいつも目につくところに、開いておくことで随分と改善されてきました。

私が利用しているのは、「Action Planner」です。

もう、かれこれ、15年使ってきています。

Notionで、画期的なタスク管理ができ、Cronでスケジュール管理がわかりやすくなったとしても、これはずっと利用しています。

このあとに紹介する「時間ブロック」で、とても有効な手帳だからです。

２．ワクワクするツールを使う

ガジェット好きな私です。

どうせ毎日使うのなら、気持ちが上がるものを使いたいものです。

この効果は絶大です。

モチベーションが上がる上、毎日飽きずに使い続けられるという、この上ない利点があるのです。

予算がオーバーしたとしても、これはいい！と思ったものは、躊躇なく買ってきました。

• パソコンは、性能のいいものを。ただし、過剰なスペックは買わない。
• 手に持った感触は大切に。私は革製品を愛用。
• 毎日持ち歩けるものをセレクトする。
• カバンも性能と材質とデザインとサイズ感を決めておく。
• 筆記用具は、書き心地と軸のカラーを決めておく。

特に、持ち歩くものは、お気に入りのパターンを決めておくと、購入するときの判断に迷いがなくなります。

この迷いこそが、小さなストレスになり、買ったものに後悔するリスクも高くなるようです。

こうした自分だけの判断基準を決めるのは、タスクを遂行する上で大いに役立ちます。

ちなみに、私が2023年8月現在使っているものは、次のとおりです。

• MacBook AirM2（主力機）
• LGウルトラワイドモニター（主力用）
• ideaPad（配信用パソコン）
• SONYα7（配信用カメラ）
• Lenovoモニター（配信用モニター）
• Neewer 3200-5600K（配信用照明）
• iPhone13mini（カメラ、財布代わり）
• iPhone12mini（WEBカメラ、SNS更新用）←これは、持ち歩かない。
• iPad mini 6（外出時の情報チェック用）
• Apple WatchSE（時計+タスクなどの音声入力端末）
• ActionPlanner（一日のタイムスケジュールチェック用）
• Androidスマホ（持ち歩き用ルーター機能のみ）
• CIO SMRTCOBY Pro CABLE（1,000w充電池）
• ANKER PowerPort ATOM Slim（充電器）
• Tipe Cケーブル

以前は、モバイルキーボードやiPad mini用のスタンドも持ち歩いていましたが、ノートパソコン一択にしています。

そして、iPhoneも、ほとんど通話も通信も利用していません。よって電池の減りも心配することもないので、Lightning ケーブルは持ち歩いておりません。

このように、タスクを進める環境を作って、機材を触ることで気持ちが前向きになるので、今に至るまで、ひとり仕事を続けることができています。

３．人と約束する・宣言する

次に効果が上がるのは、タスクを他人と共有するというものです。

人に会う、一緒に仕事をする、これらもタスクを遂行するのに強力な環境を作ります。

ただ、これは、スケジュール管理と変わりません。

本来は、タスク管理は自発的に行うものです。たったひとりになっても、タスクは遂行できる環境を作りたいのです。

ガジェットや仕事する場所で、環境作りはもちろん、人に宣言する効果も絶大です。

今、一番効果があるのが、実は「人に宣言する」というものです。

ブログなどで発信しているのも、そうです。

自分でやってみたことを書くと、それが定着するという副産物が生まれてきます。

毎日ブログを書く習慣が身についたのは、この副産物の旨味があるからです。

人に宣言するとは、先にご褒美をいただくようなもの。

言ったからには、優先順位も上がります。これが、実現しやすい環境を作っているのです。

４．時間をブロックする・初動を具体的にする

最後に、時間を作ります。

時間がなければ、タスクはこなせません。

一日の中で、メルマガやブログを書く時間を決めています。

そして、仕事一辺倒にならないように、あえて地域での活動時間を入れています。

毎週月曜日は、溜まったタスクを整理する日として、予定を入れないようにしています。

時間は有限なので、限られた時間内で仕上げるトレーニングにもなります。

この時間ブロックに、先程のアナログ手帳の「Action Planner」が大いに役立っています。

このおかげで、毎日、毎週、毎月の習慣はできるようになりました。

 

問題は、新しくチャレンジするタスクです。

これに着手するのが、なかなかできない日が続いていたのです。

• モチベーションに頼ってしまっていた。
• 新しいことは、成果が生まれにくい。

まさに、何もできないドツボにハマっておりました。

原因は、最初にやる行動を決めていなかった点です。

最初の一歩を踏み出しておけば、次に繋がりますが、何から手をつけたらいいのか決めなければ、進めることもできません。

タスク管理でのタスクの書き方は、2パターンあることがわかりました。

すでに習慣化されたものは、簡単な言葉などデフォルトされた表現でよいのです。

でも、新しいことにチャレンジするときは、最初に手を付けるものを、具体的に書くようにしないと、何からやったらいいのか悩んでしまいます。

この「悩む」というのが、やる気と時間を失うきっかけになり、モチベーションが落ちていくのです。

タスク管理を阻害するものをなくそう

いろんな失敗をして、それなりに学んだのは、

「悩む」「時間がかかる」「やり方が不明瞭」が、タスク管理を阻害するきっかけになっているという点です。

そして、そこから逃げたいという欲求が起きて、とりあえず娯楽に逃げるという事態が起きてしまいます。

タスク管理を続けたいのであれば、この阻害要因を極力排除したいものです。

多機能なスマホは使わない

タスク管理アプリは、たいていスマートフォンにインストールするケースが多いです。

でも、スマホは、いろんなアプリを搭載できてしまいます。

SNSの流し読み、動画が見放題、漫画も読めてしまう……。

もう、これは誘惑のオンパレードです。

故に、私はiPhoneからアプリをほとんどアンインストールしており、動画視聴できるiPad miniを仕事部屋に持ち込まないようにしています。

すべて、必要なことは、MacBook Airで完結し、Arcブラウザで余計なものを見ない環境を作っています。

趣味、嗜好のためのアプリがある端末は利用しない

趣味・嗜好のためのアプリが入っているiPad mini6は、今はもっぱら、お出かけ用に特化させています。

どうしても、一日の終わりのご褒美として、ドラマの見逃し配信をチェックすることだけは自分に許しています。

動画、特にショート動画は、時間が溶けるものです。

外出時は、動画を見ることがないので、もっぱらKindleや情報収集用として利用しています。

生活リズムを正して睡眠時間を保つという当たり前を目指す

あと、限られた時間に、集中してアウトプットするトレーニングしましょう。

集中力は、気力ではなく体力勝負です。

そのために、眠気や空腹といった気が散る要因は、極力排除します。

最初にとりかかるのが、睡眠と栄養をしっかりとることです。

これが、集中してタイトにタスクをこなせる環境を作ります。

環境は、周囲のことだけではありません。

自分自身も環境の一部です。

睡眠が足りなかったり、疲れが取れなければ、その日1日、集中することができません。

タスク管理をする前に、まずは当たり前のことを整えておくのです。

わたしも自戒を込めて。