とっ散らかったら、まずは仕訳をしよう。
部屋が散らかってきたら、それは物が多くなったためです。
必要なものとそうではないものに仕訳します。
デジタルデータも同じです。
パソコンのデスクトップがフォルダだらけになったら、それはデータの仕訳時。
でも、Notionだけは、その必要がありません。
水揚げされた魚の仕訳
散らかるとデメリットしかない
散らかった部屋にいると、仕事の効率がガタ落ちします。
これは、誰もが知っている事実です。
視界に入ってくる情報が多すぎるため、集中力が落ち込みます。
また、物を探すとき、時間や工数がやたらにかかります。
見込み時間より大幅にモノ探しに時間がとられることで、その後のタスク消化にも影響を与えます。
つまり、散らかった状態は、仕事をする上でいいことは何一つないのです。
しかし、散らかっていることで、効果があることもあります。
それは、クリエイティブ系のお仕事です。
作家さん、絵描きさん、研究者はとくに、この傾向が見られます。
文豪の写真の後ろに写っている本棚をみると、無造作に本が置かれている様子が伺えます。
絵描きさんのアトリエは、たいてい散らかっている状態がデフォルトです。
過集中でアウトプットする様は、周囲が見えず、散らかっていても関係ないと言わんばかり、作品を作り続けています。
あと、学生時代の職員室を思い出すと、机に本やプリントが山積みされている社会科の先生のデスクを思い出します。
散らかったデスク（イメージ）
「先生、３ヶ月前のプリントが欲しいです」と、職員室を訪ねても、
「おう、ちょっとまてや」とタバコを咥えながら、山の中腹からプリントを取り出して、渡してくれる様は、昭和のドラマを観ているようです。
でも、基本、わたしたちはクリエイティブな作業をするとしても、周囲が散らかっていると効率が下がります。
飲みかけのペットボトルを並べた机で、お客様の仕事はできますか？
これは、デジタルでの世界でも同じことが言えます。
都合の悪い情報を捨てずに隠せるNotion
とはいえ、すぐに使わないものでも、大事に持っておきたいのも理解できます。
例えば、ブログネタです。
その時は必要なくても、あとから見返したときに、他のネタと合体して新しいネタに生まれ変わるミラクルが起きることがあります。
また、昔の情報から自分の成長を見返すことで、モチベーションを高めることもあります。
このように、ひとつひとつ情報を選別することなく、必要なものはいつでも目に触れるところにありたいものです。
そして、それ以外の情報は、捨てることなく見えなくすることができたら、これほどありがたいことはないでしょう。
これを利用できるようにしたのが、実はNotionなのです。
まず、都合の悪いものを隠したいけど、捨てられないものは、このように隠します。
また、データベースの場合、ビューを変えることでストックデータの見え方が全く変わってきます。
自分の情報を、とにかくNotionのデータベースに淡々と投げ入れて、
タグ付けするだけで、多角的な視点でデータを見直すことができます。
一面だけみれば、必要ないものでも、違った視点でみれば、有益に使える情報として活用する可能性がでてくるのです。
そして、何よりも理想的である理由がもう一つあります。
それは、これらを自分が自由に設定できるという点です。
かつてのツールは、自由に自分で設定することができませんでした。
でも、Notionは、クリックひとつで設定することができます。
片付けて、整理するのに重い腰を上げるはめになる理由は、この整理作業が手間暇かかる点です。
でも、クリックひとつで、きれいに見えるのであれば、気軽に情報をストックし続けることができます。
「整理しなきゃ」というマイナステンションをかけずに済むのです。
とっ散らかったデジタル情報の整理方法
では、実際にNotionで情報整理する場合、どのような手順を踏んでいけばいいのでしょうか。
インプットとアウトプットの情報の動線を描く
まず、いきなりNotionに手を付けることなく、A4またはA3のコピー用紙に、情報の動線を描いてみます。
普段からNotionに触り慣れている場合、すぐにページを作っていくこともできるでしょう。
でも、簡単な設計を形にしてから取り掛かることで、どのようなページを作ればいいのか予想することができます。
こうすることで、どこから手をつけたらいいのか明確にできます。
データベースがいくつ必要なのか。
どのように、リレーションを組むことができるのか。
考えるために必要な情報をしまい込む、データベースの形を作っていきます。
いつも使う情報とストックする情報の仕訳
そして、次に見せ方を考えます。
これは、毎日自分に必要な情報がなにかを考えます。
仕事の成果を高めるには、情報が置かれている環境にノイズが少ないようにします。
隠したいもの、見えるようにしておきたいものを、フィルターという機能などを使って、加工していきます。
手数、工数を少なくする工夫
最後に、毎日のデータメンテナンスがしやすいように、ページの体裁を整えていきます。
なるべくクリックする回数が少なくなるようにします。
手間が多ければ多いほど、Notionを使う頻度が減っていくものです。
まずは、情報のインプットを簡単にします。
また、データを使うとき、必ず２画面にして、併用します。
このように、Notionだけではなく、パソコンを開いたときの環境も整えます。
私はArcを利用しています。
このように、情報を整えて、毎日簡単に作業できる環境を作るようにすれば、
クリエイティブな活動を進めやすくなります。
あとは、これらを運用するための時間を作ることです。
これについては、別の機会にまとめることにします。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
オンラインセミナー動画編集、NPO関連の税務署対応など。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
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