Notionを使い続けなくてもいいケース

せっかくアカウントを作ったのに、その後使い続けられなかった……。

どなたにも、ひとつやふたつあるものです。

私にも、始めたけど、結局続かなかったものがいくつかあります。

税理士試験、英語、途中で読んでいて飽きた本、タスク管理などなど。

その中でも、幸い、偶然に続けられたものもあります。

それがNotionでした。たまたま、私にはハマったのです。

新しいものに、全員がハマる必要はないと思っています。

なぜなら、ツールには、ツールの目的があって、それを欲している人が使えればいいと考えているからです。

Notionってなに？

「Notionって何ですか？」

そう聞かれると、ついつい熱く語りたくなります。そこを自重して、冷静に淡々と答えるようにしています。

Notionとは、オールマイティなコミュニケーションツールです。

情報を細かく計算することも可能だけど、基本的には、情報を共有するために活躍してくれるツールだと言い切ってしまっています。

 

普通のコミュニケーションツールでは、メールやLINEといったものを連想します。

テキスト、音声、写メ、URLなど。発生順にどんどん流れていって、時間が立つと、振り返ることが面倒くさくなるようにできています。

水の流れを例えれば、川の流れと同じです。川上から、桃が流れてこようが、一寸法師のお椀が流れてこようが、ただ、通り過ぎていく、あの川の流れです。

Notionも、同じように情報を共有することができますが、川というより、山間部の棚田のように、水がエリアごとに別れて、その中で作物を育てている、そんなイメージです。

Notionが使いづらいと思うのは、今までの価値観にない、情報を滞留させる発想に、利用価値を見いだせづらい点だと考えています。

そこはNotionじゃなくてもいいケース

つまり、Notionはクセが強いと言えるでしょう。

無理にNotionにしなくてもいいケースを洗い出してみます。

すでにあるシステムで満足しているケース

例えば、会計システムを例にあげてみます。

会計システムは、がっちりと経理を敢行させるために、よくできたシステムになります。

経理部への連絡、経理部内の業務、そして帳票を出してのアウトプット。

どの組織もやり方が定まっています。そこにあえて、Notionを入れると、かえって業務が煩雑になることも。

現状に不満がないのであれば、無理にNotionを導入する必要はないでしょう。

他者と情報を同期させる必要がないケース

ひとり仕事の場合、仕事はひとりで完結します。

自分で作ったExcel、Dropboxのフォルダ、Google、などがあれば、あえてNotionにする必要はありません。

組織の場合でも、他の従業員と共有しない自分だけのデータで仕事が完結できるのであれば、同様に無理してNotionにすることはありません。

データベースではなく、表計算をさせたいケース

Excelより右に出るものはないと、思っています。

NotionにExcelと同じ仕事をさせようとすると、限界があるのです。

確かに、Notionにもフォーミュラといって、関数を用いて複雑な計算をさせることも可能です。

しかし、この関数は、プログラミングを知っている人なら馴染みがあるけど、一般の人には、わかりにくくて使いにくいのです。

ここで、勉強をして、使えるようにするには、時間的余裕がないと難しいです。

であれば、Excelに特化させて、有限である時間をそこに投下した方が、よっぽどいいのです。

そこをあえて、Notionにする意味とは

では、なぜそれでも、私はNotionを勧めているのか。

それは、現状を打破したい場合、Notionを導入した方がいいからです。

組織で有効なケース

• どうも社内の仕組みが、うまく機能していないように見える。
• 隣の人の仕事がよく見えず、業務分担が偏ってしまう。
• 経理部の仕事がブラックボックス化して、数字の上がりも遅い。
• 外部の業者と協同で仕事をしているけど、情報共有が上手くいかず、滞りやすい。
• 転職者、新入社員へのオリエンテーションが上手く行かない。
• 会議で決まったことを、改めて伝達する手間があって、正直めんどくさい。

考えてみてください。仕事は完了したけど、上司への報告のために、また別の様式のExcelに文言を入力する手間を。

そのために、時間外が発生してしまったりします。

でも、Notionで完結させれば、ページを共有している上司にも、リアルタイムで状況を把握してもらうことができるのです。

それも、自分たちに合ったカスタマイズを、自分たちの手で、誰もが構築できるのです。

そして、仕事の効率もバク上げです。

こんなに便利なものは、ありません。

個人でおすすめなケース

• いろんなツールが点在してしまい、画面切り替え時で集中が途切れる。
• パソコンだけで完結できず、スマホやタブレットからも情報を得たい。
• ネットやKindle本からの情報を、まとめたいが、上手く集約できない。
• かつての自分から成長を感じられるツールがほしい。
• 自分がアウトプットしたものを、改めて振り返る場所がほしい。

個人の場合も、自分と自分以外との情報共有をシームレスにやり取りすることで、大きな効率化を図ることができるのです。

日中は、パソコンで仕事できるけど、夜は子どもの寝かしつけをしながら、タブレットで続きの仕事をしたい。

そのようなときは、Notionアプリを一ついれておくだけで、同じ情報を開くことができます。

ネットサーフィンしていたら、おもしろい記事を見つけました。それを、Google拡張機能を使って、Notionのデータベースに飛ばしておくのです。

また、読んだ本をデータベース化します。そこに、自分のやるべきアクションを書く連ねることができれば、その読書リストは、そのまま、これからのタスクを生み出す場所となります。

それを、タスク管理データベースに反映させることもできます。それもクリック一つで。

自分のほしい仕組みを、詳しい知識が全く無くても、組み上げることができるのが、Notionなのです。

これは、他のツールにない、新しい価値観とも言えるでしょう。

データベース＋コミュニケーションツール＝Notion

Notionは、Excelや、メールやチャットワークといったコミュニケーションツールにないものがあります。

それは、共有しているすべての人が、共同でデータを積み上げて、それを、全員で共有するという発想です。

マイクロソフトでいうと、Accessに近いものがあります。

しかし、Accessは、基本そのデータを開いている人しか使えません。

Notionは、このAccessを何人の人がログインしても、破綻することなく使えるデータベースソフトなのです。

これによって、何が生まれるのかと言うと、組織や個人の中で、ちょっとしたケミストリーが生まれるのです。

ひとつの情報を、一人の人がかかえていると、何も新しいものが生まれません。

でも、ひとつの情報を、様々な方面から分析できるようになると、新しい気付きが生まれます。

これが、Notion上で可能にしてくれるのです。

 

現状のままではなく、なにか一つ打破したい。

そのようなときに、Notionを使ってみると、きっと良さがわかるでしょう。