フィードバックのルーティン化

※モーニングノート。毎朝の振り返りをルーティン化しています。

 

「パーソナルレコード」が今の仕事に役立てます。

 

わたしは、学生時代に、とある青少年教育団体のボランティアリーダーをしていました。

冬と春のスキーキャンプ。夏のキャンプ、野尻湖でヨット操作の指導。

または週末のデイキャンプリーダーなど。

休暇のすべてをボランティアに捧げ、幼児から小学生、中高生の子どもたちと過ごしていました。

 

まず、キャンプの募集から実施までの間に、親御さんと子どもたちとの顔合わせが行われます。

キャンプ実施責任者のデレクターが中心になって、キャンプの概略を説明し、その間、子どもたちとの顔合わせをします。

親御さんへの全体説明が終わると、グループごとに保護者とリーダーの顔合わせをします。

このときに、お子さんの常備薬やアレルギーの確認など。

幼児の保護者の場合は、初めて子供だけで寝泊まりさせるので、「おねしょするのですが・・・」

といった、心配事まで、すべて聞き取りします。

（親の心配は、すべて杞憂に終わることは常。子供は以外に強い。）

 

キャンプ本番は、毎晩、子どもたちのパーソナルレコードを書きます。

キャンプ責任者によっては、毎回チェックする人もたまにいましたが、基本グループリーダーにお任せです。

新人リーダーは、年長者リーダーに教えを請うなどして、パーソナルレコードの書き方を覚えます。

「とにかく、いいことだけ書け。批判、指導的なことは一切書くな」と。

 

キャンプが終わり、しばらくして思い出会が開催されます。

夏のキャンプなら、10月ごろでしょうか。ひさしぶりにキャンプ仲間が集合し、話もはずむなか、撮影された写真を選び、注文受け付けします。

その写真とともに、グループリーダーが書いたパーソナルレコードを、キャンプ責任者のチェックを添えて、保護者にお送りしていたのです。

 

キャンプの終了は、当日ではなく、この数ヶ月に渡った後に、締めくくられるのです。

保護者は、このグループリーダーの目から見た子供の様子を読むのが、何よりも楽しみでした。

親が特定のリーダーのファンになったりするほどです。

 

このように、学生時代、人に関わる仕事をしたときに、きちんとパーソナルレコードを書いて差し上げる習慣がありました。

おかげで、その後の教育実習など、担当した子どもたち全員にパーソナルレコードを書いて、子どもたちに上げたので、指導教官にびっくりされた記憶があります。

 

 

コロナで露呈した教育機関の惰性

 

さて、現代に話を戻します。

 

今回のコロナにより、教育現場が大いに大変だった現状がありました。

そこで、今までなら露呈しなかった、仕事のほころびがでてきたようです。

 

学校に来られないこどものケアが難しい。

PTAの行事が軒並み中止になり、保護者と先生とのコミュニケーションがなくなった。

面談の時期に、家族全員が感染してしまった。

逆に、学校が閉鎖して、先生との面談が中止になった。

などなど。

混乱の中、運営していたので、本当に大変だったはずです。

 

しかし、もし、この最後の最後に「パーソナルレコード」を渡すという、ルーティンがあれば、

期中にどんなに意思疎通が出来なかったとしても、最後に文書で指導の締めくくりができたはずです。

残念ながら、学校を始めとした教育機関のほとんどは、そのような仕組みがなかったため、

随分と取りこぼしが生じてしまいました。

 

 

仕事のゴール設定を納品後に伸ばす

 

さて、今度は、私達がどうなのか、振り返ります。

 

例えば、会計事務所の場合、確定申告書の控えを紙に印刷し、製本してお渡ししていたとします。

それが、一応、決算までの仕事の締めくくりであり、申告書控えの納品をもって完了となっていました。

 

しかし、昨今のペーパーレス化の波により、申告書控えをデータでお渡しするケースが増えてきたようです。

しかし、受け取る側のお客さまは、なにか物足りなさを感じる場合があるかもしれません。

おそらく、最後の申告書控えの製本を、税理士先生や担当者から受け取りながら、世間話をするのが楽しみだったかもしれません。

 

このように、今まで視覚的にも物理的にも、成果物を提供できたのがなくなることで、

サービスの提供側と受け手側に、温度差が生じてしまうかもしれないのです。

 

となれば、周りがどう変わろうと、仕事の完了を、「パーソナルレコードをお渡しするまで」

と決めておけば、仕事の成果に対する評価は変わらずに済むのかもしれません。

 

ということで、私の提供するサービス、3ヶ月限定プログラムでは、

このパーソナルレコードに該当するレポートをお渡ししています。

経理スタートアップ支援プログラム

経理バックオフィス改善プログラム

 

3ヶ月まで伴走させていただいたあと、独り立ちする際、自信持って経理を続けていただくために、

お客様の良さを書き記すようにしています。

親御さんは、長い時間、自分の子供と向き合っていきます。そのときに、第三者からの励ましの言葉があれば、その後どんなに大変なことがあっても、親の自信が崩れることはありません。

経営も同じです。良いときも、そうではないときも、常に向かい合うことになります。

そのとき、経理での自分の良さを知ることができたら、少しは立ち向かえる勇気につながると信じているのです。

 

どのような職業でも、人とのつながりで成り立っています。

どのような状況でも、最後まで仕事を全うできる仕組みを作っておきたいものです。