仕事のミスは、仕組みから誘導されている

「落ち着いて、やってください。」

よく、上司に怒られていました。

 

今しがた、最後の「保存する」ボタンをクリックしそびれてしまいました。

仕事のミスは、その人の能力や知識不足からきていると言われます。

私も雇われ時代、よく怒られ、いかに自分の能力がないか、自信喪失のまま、仕事をして、

また、失敗するという悪循環に陥っていました。

 

経理の仕事に限らず、ミスは信用を失うリスクがあります。

できれば、ノーミスでありたいものです。

 

私はよくミスしてしまうので、社会人としての資質がないのかもしれないと、思っていました。

しかし、経理の仕組みづくりのサービスを始めて、ミスは、人ではなく仕組みが問題であることがわかってきました。

 

ミスはするものではなく、誘発されるものです。

では、ミスしないために、どのようなことをすればいいのでしょうか。

 

Notionを取り入れてから減ったミス

 

私は、経理タスクにNotionを取り入れています。

上から順に、タスクをこなし、チェックと完了日を入力していきます。

月次決算用にも、ページを作成しています。

 

経理担当者の退職に伴い、経理代行を引き受けていますが、

ここまで至るのに、有為曲折ありました。

Notionにやった作業を打ち込んで、毎月ブラッシュアップさせています。

これについて、動画教材を販売していますので、興味のある方はぜひ。

「経理タスク管理Notion入門」

 

仕事でミスするのは、作業の全体像と、自分の進捗度合いがわからないまま、

やり方だけ踏襲させているためです。

組織で働いていた頃は、各組織に仕事のルールや手順が、すでに定められており、

それに沿って仕事をしないとダメとされています。

 

大抵の人は、何も考えずに、ただ言われた通りに作業することができますが、

私はどうも、人に言われた仕事を鵜呑みにできない質です。

 

ピアノで言うと、譜読みはできるが、弾くことができない、といったことでしょうか。

ピアノ弾きを目指していた私は、音符が体に染み込むまで、何回も繰り返し、ゆっくりと練習し、曲想が体から湧いてこないと、弾くことができませんでした。

 

経理の仕事も同じです。

一回言われただけでは、うまくExcel資料を作ることもできず、よく怒られたものです。

「はい、どうせ、私はできません・・・すみません。」

 

しまいに、私はこの仕事が向いていないのではないかと悩み出し、悶々とした日々を送っていました。

しかし、機械にできて、人間ができないわけはないはずだと思い直し、

私がミスしにくい手順に変えてしまえばいいのではないかと気づいたのです。

 

ここで、組織と戦うことになるのですが、失敗してお客様に迷惑をかけるわけにまいりません。

 

 

ミスの防止は気をつけてできるもの、資質の問題という幻想

 

私がいた会計事務所という業界は、古い体質の職員が多く、新しいやり方を好みません。

失敗した職員に対して、大抵の先輩や上司の言うことは、

「落ち着いてください。」です。

はい、重々落ち着いています。

しかし、側から見ると、私は、落ち着いていないようなのです。

 

仕事の仕方にもタイプがあります。

 

私は、何回も練習を重ねた上で、体が自然と動かせるまで、なかなか理解できません。

パッと閃いたことを、さっと手を動かして、少ない工数でこなしたいのです。

しかし、ただExcelに数字を打ち込む作業は、苦痛でしかありませんでした。

このようなタイプに対して、「落ち着いてください」と言う注意は、意味がありません。

 

物事の理解する方法は、人それぞれなので、ミスを注意するより、ミスをしにくい方法を一緒に考えることが大切ではないでしょうか。

もしかしたら、要領よくできない人間の負け惜しみかもしれませんが、

考え方の癖を変えるより、癖に沿った手順で、仕組みを整理していくことが正しいように思うのです。

 

あと、プレッシャーをかけることも、意味がないでしょう。

ただ、緊張を強いているだけで、問題解決に導かれるとは思えません。

 

ミスは、大事な情報源

 

私がよく陥ったミスは、チェック項目が多すぎるものばかりでした。

つまり、一つのシートに、たくさんチェックをつけなければならず、目線をあちこちと飛ばさないと、気がつかないものばかりでした。

 

私の場合、視力にも特徴が強かったので、視線をあちこち動かすことが苦手です。

・Excel表の別列に、チェック項目がある。

・画面をスクロールしないとクリック場所が出てこない。

・とにかく、チェック欄が多すぎる。

・意味がなくなったルールが現存している。などなど

 

ミスが出た時は、一つのアラートとして、やり方を見直すことです。

 

 

私の場合、あちこちチェック項目が飛んでいると、混乱してますます視野が狭くなります。

この場合、Notionのように、縦列にチェック入れていくことで、現場と次にやることを想定して、

次なる工夫をすることができるようになります。

 

また、先ほどの例では、後から直すのではなく、先にすることで、冷静さを保つようになるのです。

 

このように、ミスした時は、新しく工夫できる大きなチャンスととらえましょう。

ただ、リスクを避けるためのチェックではなく、動作しやすいものに、変える勇気を持ちましょう。

そうすれば、ただ、注意するだけものが、新しい価値を生み出すきっかけに生まれ変わることでしょう。