経理現場におけるNotionとExcelの使い分けポイント

会計の仕事では、Excelをよく利用します。

会計ソフトでは作れない帳票、キャッシュフロー計算書、様々な計算式を組み込んだ管理会計資料など。

Excelは、自在に計算書類を作成するのに適しています。

しかし、問題はファイル管理です。

フォルダに格納するわけですが、一つ一つ開いていかないと使えません。

また、チームで運用するとき、ファイル名をつけるのにルール化して徹底させなければなりません。

また、作った人のクセが強く、Excelを利用する人の技能によって使えないファイルが量産されることもあります。

そういった管理に困ったとき、私はNotionとの併用をしています。

ビジネスシーンで頻繁に使用されるNotionとExcel。両者の特徴と使い分けについて解説していきます。

NotionとExcelの違い

一言でいうと、NotionとExcelの違いは

「情報管理やナレッジ構築にNotion」

「外部向けなどの分析結果を見せるExcel」になります。

つまり、外向きのExcel、内部利用のNotionなのです。

Notionに向いていること

Notionは、集めたり、集約されてきた情報を使って、二次利用することを想定されて作られています。

つまり、情報収集とアプリ構築を一緒にできるイメージです。

たとえば、経理現場の場合、経費申請を取引情報として集約します。

この情報を元に、予実管理（予算と実績の対比をして、予算管理するもの）に活用します。

 

この２つのデータをリレーションで連携することで、経費申請に情報が入ったとき、リアルタイムで支出管理に金額が反映されます。

このように、一つのデータを多角的に運用できる設計が簡単にできるのがNotionなのです。

• 内部情報管理としてのNotion：
  • ナレッジベースの構築
  • 情報の整理・分類・検索機能
  • チーム内でのコラボレーション

Excelが得意とすること

かたやExcelは、３０年以上前から利用されてきた表計算ソフトです。

登場した当時のことを覚えています。

かつて、表計算ソフトというものはなく、オフィスコンピューターによる会計システムが主流でした。

でも、このExcelが登場したことで、会計システムでは対応できないことを補完するツールとして利用してきています。

例えば、

• 前期期末試算表と、当期期末試算表を使ってキャッシュフロー計算書を作成
• 月次推移表を会計ソフトではなく、Excelで作り見やすくする
• 経営分析のデータを、会計ソフトの数字を入力して作成
• 前受金の内訳を元帳から集約させてつくる

などなど、その他にも多くの場面で活用されています。

そして、こうして作られた帳票が、銀行融資の説明資料や、財務諸表にも利用され、正式な文書として公に出すことができます。

• 外部向け処理ツールとしてのExcel：
  • 帳票作成と数値処理
  • データ分析と可視化
  • 専門的なグラフ作成

具体的な使用例

では、経理の現場でNotionとExcelを併用するとき、それぞれの得意分野活かした事例を紹介します。

Notionで収集したデータをCSVデータにして会計ソフトへ

例えば、建設現場での在庫表。

現場職人が倉庫から材料を持っていくとき、Notionフォームから材料と数、現場名を登録します。

そのデータをCSVに変換し、会計ソフトへ在庫から仕入に振替します。

そして、Notionにあるデータベースは、在庫表として、随時現場から確認することができます。

そして、工事台帳にリレーションすることで、現場ごとの原価に算入します。

このように、一つの材料が倉庫から動いたという情報だけで、これだけの帳票に波及することができます。

この会計ソフトとNotionの緩衝材として、CSVデータ（Excel）を活用します。

Excelファイルのフォルダ代わりにNotionデータベース

Excelの弱点である、自律したファイル管理ができない点を、Notionでカバーすることができます。

Excelファイルは、Dropboxに置いています。

しかし、どれが最新ファイルなのか、作業中なのか、誰かが間違えて違うフォルダに保存していないか、よく探してしまうケースがあります。

それを、Notionのデータベース上に保存することで、現状が一目瞭然でわかるようになります。

この機能は、パソコンのフォルダにはありません。

そして、このデータベースをそのまま、翌年に再利用することで、担当者が変わってもスムーズに業務を続けることができます。

どこに何があるのか。どのようなファイルなのか。

この一つの視野に、必要な情報が見えることこそ、誰もが業務遂行に必要な段取りも可能になります。

 

餅は餅屋への精神での使い分け

両ツールの特徴を活かした使い分けにより、業務効率を最大化できます。

Notionは社内の情報共有とナレッジ管理に、Excelは外部向けの数値処理と帳票作成に、

それぞれの強みを活かしましょう。

Excelだけ、Notionだけでは無理があります。

しかし、互いに補完し合う使い方によって、今まで体験したことのない便利さを実感するのです。

それも、専門家の手を使わずに、自分たちの手で、自分たちのための仕組みを作ることができるのです。

予算がなくても取り組める、この方法はぜひ、ためしてみていただきたいです。

今後は、Notionの機能がビルドアップしていきます。

この利用方法も、随時更新していくので、また新たな展開があれば発信してまいります。