Notion導入のポイント　職場での成功への道筋

職場でNotion導入するなら……。

まず、最初の第一歩は人選びから始まります。

経営者から指名することもあるでしょう。

または、ボトムアップで、従業員からの動きもあるかもしれません。

業務改革には、陣頭指揮を取る人を正しく選ぶことで、成功への道筋が見えてきます。

人選を間違わなければ、成功の可能性が高くなる

Notion導入担当者には、次の適正があると、良いとされています。

これは、Notionに限ったことではなく、広く一般的に、業務改善のリーダーには、共通した適正というものがあります。

• Notionに興味がある。
• 新しいツールの学習を楽しめる
• 選定後は、Notionスキル向上を楽しめる
• コミュニケーションスキルがある

YouTubeやXなどのオンラインリソースを活用し、基本から応用まで幅広く学ぶことができます。

最初から、専門知識がなくても、全く問題がありません。

あと、もう一つ付け加えるとしたら、

「現状に不満がある」

です。

下手したら、社会人としては不適合なことかもしれません。

でも、何事も変化するときに起爆剤として行動を起こす人は、現状よりよくしたいという欲求があります。

まずは、そのような人を選びましょう。

 

あと、大切なこと。

人選したら、そのままにしないことです。

変化には、職場内のハレーションが多なかれ起こります。

そのときに全体をコントロールするのは、上に立つ人の仕事です。

この上長と部下のコンビが上手くいけば、業務改善は上手くいく可能性が格段に上がるのです。

Notion導入手順

現在の業務フローの可視化

次に重要なのは、現在の仕事の流れを明確に把握することです。

A4やA3の紙を使って、業務のフローチャートを作成しましょう。

この段階では完璧を求める必要はありません。

大まかな流れを理解することが目的です。各プロセスで使用しているツールも書き込んでいきます。

これにより、現状の全体像が浮かび上がってきます。

全体の仕事の流れをNotionで再現

Notion導入の本質は、個々のタスクの単純な移行ではありません。

むしろ、組織全体の業務フローをノーション上で効率的に再構築することにあります。

また、他に利用しているシステムとの相関関係も考えます。

Notionが得意とすること、システムに投げてしまった方がいいもの、

それらを判断していきます。

このためには、Notionの特性を良く知っておくことが欠かせません。

Notionが得意とするのは、

• データベースを駆使したプロジェクト管理
• ページリンクを活用した情報整理

です。

Notionの特長を最大限に生かした業務設計を目指しましょう。

これにより、組織全体の生産性と協働性が大きく向上するはずです。

段階的な導入と丁寧な進行

Notionの導入は、一度に全ての業務を移行するのではなく、段階的に進めることが肝心です。

まずは小規模なプロジェクトや部署から着手し、成功事例を積み重ねていきましょう。

その後、他の部門へも徐々に展開することで、リスクを最小限に抑えつつ、組織全体への浸透を図ることができます。

柔軟な対応と継続的な改善

Notion導入後も、継続的な改善が不可欠です。

利用する人からのフィードバックを積極的に収集します。

このフィードバックが、一番大切な情報です。

必要に応じてワークスペースの構造や使用方法を最適化することで、利用する人にとって、快適な環境ができつつあることが伝わります。

そして、Notionの柔軟性を活かし、組織の変化に合わせてシステムを進化させることが、長期的な成功への鍵となります。

つまり、部屋の模様替えを続けながら、試行錯誤を続けていくことを肝に銘じておくことです。

導入したら、それっぱなし。

そうならないように、Notion導入後が、業務改善の本番であることを理解しておきます。

いざとなったら、外部専門家を活用しよう

とはいえ、自分たちだけで導入するには、不効率な場合もあります。

Notionの知識がある人に、手伝ってもらう選択はありです。

専門家からの視点は、業務にしがらみがなく、ひたすら客観視します。

そこに、Notionの特性をどう融合させるかを、考えていきます。

正直、専門家への丸投げは一番危険と考えていいでしょう。

でも、薬と一緒で、毒かもしれないけど、上手く付き合って利用すれば、よりよい仕組みができあがります。