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紙の呪縛から解き放たれるための3つのステップ

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デジタル情報を、わざわざ紙に印刷していませんか。

Amazonで購入すると、配達完了までメールが飛ぶ仕組みになっています。

なのに、最後の最後で紙出力……。

できたら、デジタルのまま情報管理しておきたい。

個人事業主、会社において、事業用として経費にするためには、取っておかなくてはならない……。

紙に印刷してしまうのは、実は、デジタル情報の管理方法を知らないからなのです。

今ならNotionにストックできる消費税法の理論メモ

目次

デジタルデータを紙にする官公庁

1ヶ月のプリント枚数は、どのくらいか、とある方に伺ってみました。

3,000枚がお一人。多い方で、8,000枚とのことでした。

1ヶ月で、8,000枚。

アスクルA4コピー用紙で換算してみます。

5,000枚入りの一箱と、あと半箱で、およそ8,000枚です。

普段コピー機のカウンターをチェックされている方だと、この数は尋常ではないことを感じていただけると思います。

この紙は、印刷する側が負担しています。

これだけ経費をかけて、一体どこに出しているのか、伺った所、なんと官公庁だと言うのです。

一旦デジタルで申請をするのですが、なぜかその後、必要書類を紙で郵送するように言われるそうです。

そして、官公庁の現場も、デジタルで受け取ったデータを紙に出力しているそうで、

「一体、なんのためのデジタル化なんだ?」と、首をかしげているとか。

紙で出力する理由は、法律が変わっていないなど、様々な事情があります。

そういう意味で、デジタル化の周辺が整備しきれていないのが、現場の現状なのです。

デジタル→デジタルとは

デジタル→デジタルとは、文字通り、デジタルのまま分析等をして、そのまま情報を格納することを言います。

実は、紙とデジタルでは、チェックの仕方が変わってきます。

紙は、情報の細かな間違いなど、見つけるのに適しています。

逆に、デジタルは、情報が集まって大きなグループを成した時に、全体像を見るのに適しています。

このように、紙とデジタルでは、情報の見方が違うのです。

紙のように、情報をチェックしたいがために、デジタル→紙という本末転倒な現象が起きてしまうのは、細かなチェックをするために行われているのです。

石拾いを例に考えてみます。

紙媒体での情報チェックは、広い校庭で、大きな石を拾うようなイメージです。

デジタル媒体での情報チェックは、フルイを何種類か使って、欲しい大きさの石を選別していくようなやりかたです。

母数が多く、他の情報と比較しながら、炙り出せるようにチェックするのが得意なデジタル。

一つ一つ深掘って検証するのが得意なのが、紙媒体。

このように、どっちがよくてどっちが駄目ということはないのです。

問題は、せっかくデジタルで、多くの情報が集まってきたのに、大局を見るようなチェックをせず、いきなり細かなチェックをしてしまうことなのです。

紙にしない3つのステップ

なぜ、今はデジタルが大いに普及しているのでしょうか。

それは、スマートフォンを始め、電子機器が個人に浸透してきたのもあります。

今後は、どんどんデジタル化が進んでいくでしょう。

今まで苦手だった細かな分析も、AIという圧倒的な強いツールが誰もが使える時代になりました。

かつて、職人技だったデータ整理も、AIが変わりにやってくれます。

紙の独壇場だったきめ細やかな情報チェックも、紙出力する必要がなくなったのです。

とはいえ、いきなりデジタル→デジタルにすると無理があります。

次のような段取りを経るといいでしょう。

良いガジェットを使う

早いパソコン、解析度の高いモニター、手書きもできるタブレット。

せめて、この3つは揃えておきたいものです。

購入してから、5年以上たったものは、遅くなりがちです。

モニターの解析度も、古いものは、いろんなタイプのものを映す前提で作られていません。

人は、何百年も紙を使って生きています。どうしても手元においてみたくなるのが普通です。

であれば、手で持ち歩けるタブレットは、必須となります。

なるべくガジェットは古くならないようにしておきたいものです。

あとは、優秀なWi-Fiや、ストレージのあるクラウド系フォルダを課金しておくことも忘れずに。

とにかく情報をデジタルにしてストックしていく

手当たり次第、なんでもストックしましょう。

始めは、何が必要で、どれが不要なのか判断つきません。

データの容量を気にしていたら、安心して保存することができません。

そのために、容量のあるサーバーやクラウド系フォルダを用意しておくといいでしょう。

この作業には、あまり頭を使わないようにするのがコツです。

この作業の目的は、いったい自分にまつわる情報は、どのようなものがあるのか、把握するためです。

私は、どんどんNotionに投げ入れています。

それでもあえて紙にするものを決める

こうして、どんどん入れていった情報を、一定期間経ったら、分析に入ります。

自分は、どのタイプのものが多いのか少ないのか、次の分類でわけていきます。

  1. ファイル形式
    動画、テキスト、画像、紙媒体からデジタルにしたPDFなど
  2. 目的別
    勉強、発信用ねた、仕事のアイディア、娯楽、など
  3. 分野別
    テック系、音楽、映画ドラマなど

ほかにも、自分にとって分けてみたい分け方で、分類してみます。

こうすることで、自分がどのタイプか理解することができます。

実は、これがデジタルデータの真骨頂なのです。

多数集まったところで、傾向と対策を練ることができる。

これが、デジタルの得意分野です。

また、紙にしておきたいと思えるものも出てくるでしょう。

私の場合、自分の感情を伴っていたり、まだ形になる前段階のものが、紙媒体にしています。

ただ、最終的に結論がでたことに対しては、PDFファイルにしてデジタル情報として保存しています。

つまり、加工して変化させていきたいものは、紙に書き出して、

形や内容が決まったものは、デジタルで保存するというルールにしています。

 

このように、やみくもにデジタル化するのではなく、

環境を整える→今あるものを集めてみる→分類する

この3ステップで、初めてデジタル情報を分析できるようになります。

私に言わせれば、クリエイティブ系のもの以外は、すべてデジタルで事足ります。

紙がまだ、必要だと思う場合、それは環境がまだ整っていないので、まずは仕事の早いパソコンと、きれいに細やかに映し出すモニターを揃えてみてはいかがでしょうか。

=編集後記=

【昨日のできごと】

お昼に、娘とランチ。ココスへ行きました。
季節限定の純氷かき氷のしろくまをいただきます。
夜は、Notionアンバサダーたちの飲み会へ。
今流行りのAIから、法人成り後の資産形成の話まで。
多岐にわたります。

かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。

50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。

 

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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