デジタル情報を、わざわざ紙に印刷していませんか。
Amazonで購入すると、配達完了までメールが飛ぶ仕組みになっています。
なのに、最後の最後で紙出力……。
できたら、デジタルのまま情報管理しておきたい。
個人事業主、会社において、事業用として経費にするためには、取っておかなくてはならない……。
紙に印刷してしまうのは、実は、デジタル情報の管理方法を知らないからなのです。
今ならNotionにストックできる消費税法の理論メモ
デジタルデータを紙にする官公庁
1ヶ月のプリント枚数は、どのくらいか、とある方に伺ってみました。
3,000枚がお一人。多い方で、8,000枚とのことでした。
1ヶ月で、8,000枚。
アスクルA4コピー用紙で換算してみます。
5,000枚入りの一箱と、あと半箱で、およそ8,000枚です。
普段コピー機のカウンターをチェックされている方だと、この数は尋常ではないことを感じていただけると思います。
この紙は、印刷する側が負担しています。
これだけ経費をかけて、一体どこに出しているのか、伺った所、なんと官公庁だと言うのです。
一旦デジタルで申請をするのですが、なぜかその後、必要書類を紙で郵送するように言われるそうです。
そして、官公庁の現場も、デジタルで受け取ったデータを紙に出力しているそうで、
「一体、なんのためのデジタル化なんだ？」と、首をかしげているとか。
紙で出力する理由は、法律が変わっていないなど、様々な事情があります。
そういう意味で、デジタル化の周辺が整備しきれていないのが、現場の現状なのです。
デジタル→デジタルとは
デジタル→デジタルとは、文字通り、デジタルのまま分析等をして、そのまま情報を格納することを言います。
実は、紙とデジタルでは、チェックの仕方が変わってきます。
紙は、情報の細かな間違いなど、見つけるのに適しています。
逆に、デジタルは、情報が集まって大きなグループを成した時に、全体像を見るのに適しています。
このように、紙とデジタルでは、情報の見方が違うのです。
紙のように、情報をチェックしたいがために、デジタル→紙という本末転倒な現象が起きてしまうのは、細かなチェックをするために行われているのです。
石拾いを例に考えてみます。
紙媒体での情報チェックは、広い校庭で、大きな石を拾うようなイメージです。
デジタル媒体での情報チェックは、フルイを何種類か使って、欲しい大きさの石を選別していくようなやりかたです。
母数が多く、他の情報と比較しながら、炙り出せるようにチェックするのが得意なデジタル。
一つ一つ深掘って検証するのが得意なのが、紙媒体。
このように、どっちがよくてどっちが駄目ということはないのです。
問題は、せっかくデジタルで、多くの情報が集まってきたのに、大局を見るようなチェックをせず、いきなり細かなチェックをしてしまうことなのです。
紙にしない3つのステップ
なぜ、今はデジタルが大いに普及しているのでしょうか。
それは、スマートフォンを始め、電子機器が個人に浸透してきたのもあります。
今後は、どんどんデジタル化が進んでいくでしょう。
今まで苦手だった細かな分析も、AIという圧倒的な強いツールが誰もが使える時代になりました。
かつて、職人技だったデータ整理も、AIが変わりにやってくれます。
紙の独壇場だったきめ細やかな情報チェックも、紙出力する必要がなくなったのです。
とはいえ、いきなりデジタル→デジタルにすると無理があります。
次のような段取りを経るといいでしょう。
良いガジェットを使う
早いパソコン、解析度の高いモニター、手書きもできるタブレット。
せめて、この3つは揃えておきたいものです。
購入してから、5年以上たったものは、遅くなりがちです。
モニターの解析度も、古いものは、いろんなタイプのものを映す前提で作られていません。
人は、何百年も紙を使って生きています。どうしても手元においてみたくなるのが普通です。
であれば、手で持ち歩けるタブレットは、必須となります。
なるべくガジェットは古くならないようにしておきたいものです。
あとは、優秀なWi-Fiや、ストレージのあるクラウド系フォルダを課金しておくことも忘れずに。
とにかく情報をデジタルにしてストックしていく
手当たり次第、なんでもストックしましょう。
始めは、何が必要で、どれが不要なのか判断つきません。
データの容量を気にしていたら、安心して保存することができません。
そのために、容量のあるサーバーやクラウド系フォルダを用意しておくといいでしょう。
この作業には、あまり頭を使わないようにするのがコツです。
この作業の目的は、いったい自分にまつわる情報は、どのようなものがあるのか、把握するためです。
私は、どんどんNotionに投げ入れています。
それでもあえて紙にするものを決める
こうして、どんどん入れていった情報を、一定期間経ったら、分析に入ります。
自分は、どのタイプのものが多いのか少ないのか、次の分類でわけていきます。
- ファイル形式
動画、テキスト、画像、紙媒体からデジタルにしたPDFなど - 目的別
勉強、発信用ねた、仕事のアイディア、娯楽、など - 分野別
テック系、音楽、映画ドラマなど
ほかにも、自分にとって分けてみたい分け方で、分類してみます。
こうすることで、自分がどのタイプか理解することができます。
実は、これがデジタルデータの真骨頂なのです。
多数集まったところで、傾向と対策を練ることができる。
これが、デジタルの得意分野です。
また、紙にしておきたいと思えるものも出てくるでしょう。
私の場合、自分の感情を伴っていたり、まだ形になる前段階のものが、紙媒体にしています。
ただ、最終的に結論がでたことに対しては、PDFファイルにしてデジタル情報として保存しています。
つまり、加工して変化させていきたいものは、紙に書き出して、
形や内容が決まったものは、デジタルで保存するというルールにしています。
このように、やみくもにデジタル化するのではなく、
環境を整える→今あるものを集めてみる→分類する
この3ステップで、初めてデジタル情報を分析できるようになります。
私に言わせれば、クリエイティブ系のもの以外は、すべてデジタルで事足ります。
紙がまだ、必要だと思う場合、それは環境がまだ整っていないので、まずは仕事の早いパソコンと、きれいに細やかに映し出すモニターを揃えてみてはいかがでしょうか。
＝編集後記＝
【昨日のできごと】
自宅で、オンライン業務をしながら、その合間はオフ。
じっくりと休みました。
かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。
50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。
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