私はNotionでタスクのトリアージをしています。

先日、地元ヨットクラブで普通救命講習を行いました。

地元の消防署に出向き、講習の依頼をし、当日は緊急出動したあと、我々に講習するため、夜勤明けの消防士と救命救急士のお二人がお越しいただきました。

一般市民向けの講習なので、トリアージはしません。

でも、そのトリアージの結果に大いに影響を与えるところ、初動は、実は私達市民です。

そこで、意識の確認から心マッサージ、AEDに至る流れ、人工呼吸のトレーニングはしておきたいものです。

さて、緊急で命に関わるときは、すべてをなげうって対処しますが、自分のタスクには、どうされていますか。

実は、このような状況は救命現場でのトリアージ（選別）の考え方を応用することで、劇的に改善できるタスクがあるのではないでしょうか。

多すぎて処理しきれない状況は、まさに「情報の救急現場」と言えるでしょう。

タスクの緊急度と重要度を見極める

救命現場では、患者の状態を「緊急・重要」「緊急だが重要でない」「重要だが緊急でない」「緊急でも重要でもない」の4つに分類します。

この考え方はタスク管理にも応用できます。

• 「緊急かつ重要」：今日中に処理しなければならず、かつ結果に大きな影響を与えるタスク（例：今日締切の重要な報告書）
• 「緊急だが重要でない」：締切は迫っているが、影響は限定的なタスク（例：簡単な事務手続き）
• 「重要だが緊急でない」：締切に余裕があるが、長期的に大きな価値をもたらすタスク（例：スキルアップのための学習）
• 「緊急でも重要でもない」：どちらの要素も低いタスク（例：不急のメール対応）

私は、Notionでタスクを登録するとき、次のタグに分類しています。

• 今日やるタスク
  • 緊急度高く、重要なもの
• ロングタスク
  • あとで細かくタスクを分類するもの
• ペンディングタスク
  • 思いついたけど、すぐに着手しないもの
• 未処理
  • これからトリアージするもの

この4つに分類しています。

「本当にやることは、先延ばしにしないものです」という言葉があります。

自分が本当に重要だと思うタスクは、自然と先延ばしにならないものです。先延ばしになるタスクが多い場合は、そのタスクが本当に自分にとって重要なものかどうか、再考する良い機会かもしれません。

また、今の生活がこれからの自分に適したものなのか、再考する必要があります。

もし、時間がなくて先延ばしにしているなら、不必要なタスクが1日の中に多く占めているか、過ごし方に工夫が必要なのかもしれません。

アラートがでたら、それは改善するサイン。

やりづらくなったら、一旦自分の過ごし方を考え直すタイミングかもしれません。

2. タスクの処理時間と効果を測定する

救命トリアージでは「最小の労力で最大の救命効果」を目指します。タスク管理でも同様に、投入する時間と得られる効果のバランスを考えることが重要です。

タスクを処理する際には、次の3つの質問を自分に投げかけてみましょう：

• 「このタスクは完了までにどれくらいの時間がかかるか？」
• 「このタスクを完了させることで、どのような効果が得られるか？」
• 「自分がやるべきことなのか、または簡略化できるか？」

特に注目したいのが「2分ルール」です。もし2分以内に完了できるタスクであれば、すぐに処理してしまいましょう。リスト化して後回しにするよりも、即座に処理したほうが効率的です。

また、常にタスクが目に触れる環境を作ることも重要です。

パソコンを開いたときに最初に表示される画面をタスク管理画面にしたり、手帳を常に開いておいたりすることで、タスクを見失うことを防ぎます。

私は、Notionで次のように時間タスクを測るようにしています。

プロパティにチェックを入れることで、いつからいつまでタスクに取りかかったのか、時間を記録しています。

これは、Facebookに投稿記事を作った時間を測っています。

45分かかっています。ここまで時間をかける必要があるのか、時間をかけても効果があるからやったほうがいいのか、都度考えるようにします。

このときは、時間がかからない方法をとりました。

つまり、一旦投稿をお休みしたのです。

そんな判断をするために、タスクにかかった時間計測はとても有効でした。

このNotionは、@hkobさんの記事を参照して作りました。
タスク開始終了時刻自動記録オートメーションの改修: Notion Tips (131)

3. タスクの初動を具体化する

救命現場では「最初の10分」が生死を分けると言われています。

まさに、これこそ、現場に居合わせた市民の行動です。

タスク管理においても、着手の瞬間が最も重要です。

新しいタスク、特に習慣化されていないタスクに取り組む際には、「最初に何をするか」を具体的に決めておくことが重要です。

• 悪い例：「企画書を作成する」
• 良い例：「企画書の目次を5分間でメモする」

最初のアクションを具体的に設定することで、タスク開始のハードルが下がり、先延ばしを防ぐことができます。

私は、ロングタスクに振り分けたものを、タスク細分化にしています。

例えば、

「確定申告」

これは、大きなタスクですが、細分化すると次のようになります。

1. 銀行明細CSVダウンロード
2. 仕訳用Excelに貼り付け
3. 会計ソフトにインポート
4. Notionから売上台帳をCSVエクスポート
5. 会計ソフトにインポート
6. 消費税チェック
7. 決算仕訳
8. 貸借対照表勘定科目チェック
9. 最終残高試算表チェック
10. e-taxに登録
11. 人的控除（社会保険料など登録）
12. 医療費集計と医療費控除の可否判断
13. 申告書作成

などなど。

たった4文字のタスクが、10個以上のタスクに細分化されました。

でも、これだけ細かくすることで、1日のどこにどれくらいのタスクを当て込むか判断しやすくなります。

また、時間をブロックする方法も効果的です。

カレンダーに特定のタスクのための時間枠を設け、その時間は他の作業を入れないようにします。

特に集中が必要なタスクには、通知をオフにするなど、集中できる環境を整えましょう。

加えて、タスク管理を阻害する要因を排除することも大切です。

睡眠不足や体調不良、作業環境の問題など、タスク遂行の障壁となるものを特定し、改善していきます。

どうも、このあたり、私は課題が多いようです。

睡眠時間確保のために、AIを研究することも最重要タスクとして組み入れる必要があります。

以上、救命トリアージの考え方を応用したタスク管理の方法をご紹介しました。

最後に、ある救急医の言葉を紹介します。

「トリアージの目的は、助かる命を最大限に救うこと。すべてを完璧にこなそうとするのではなく、最も価値のあることに集中することだ。」

あなたの毎日のタスクも同じです。

すべてを完璧にこなすことは不可能かもしれませんが、最も価値のあることに集中すれば、驚くほど生産性が向上するはずです。

さあ、明日からはタスクの山を前に「私は自分自身の救命医だ！」と宣言して、重要なタスクを救出してみてはいかがでしょうか。

みなさんのパソコンやNoion内にもっさりと溜まったデジタル情報も、きっと感謝することでしょう。