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時間とタスクの管理方法Task Chute Cloud Action Planner Notion FastNotion

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私のタスクや時間の管理方法は、仕事と生活を分けずに管理しています。

理由は、体と心が一つだからです。

 

元々、ActionPlannerだけを利用していました。

既に、過去の分からカウントして、10冊目になります。

 

ところが、会計事務所勤務時は、タスクがたくさん発生したため、
メモ帳と分けて持ち歩いていました。

しかし、それでも取りこぼしがあり、色々試行錯誤して、今の形に収まった次第です。

 

一つのツールで、全てをまかなうのではなく、それぞれの得意分野のいいとこどりをする形で、

段階踏んで、それぞれ別のツールを使うようにしています。

目次

マクロとミクロの視点

 

物事を考えるとき、マクロ的視点とミクロ的視点の両方を記録するようにしています。

理由は、優先順位をつけるため、後、自分が一番生き生きする段取りを組むためです。

 

ミクロ的視点

これは、頭に思いついたことを、どんどん記録する時の考え方です。

作業をしながら、集中力が途切れた時、別のことが脳裏によぎることが多く、
そのため、タスクを完了させることができなくなることが幾度もありました。

それを、防ぐため、脳裏に浮かんだものは、すぐに記録して、頭からリリースするようにしています。

 

私は、「FastNotion」というアプリを、iPhone 13 miniとiPad mini 6にインストールしています。

※Fast Notion公式サイトより iOSとAndroidにも対応

 

私は、タスクは「IN BOX」へ。ブログなどのネタは、「ねた帳」へ飛ばしています。

これらは、自分のNotionの各ページ(データベース)へ反映されるのです。

冷蔵庫を開けた時、気付いたことを、その場で打ってNotionへ飛ばすと、

このように、Notionに反映させることができます。

ひたすら、思いついたことを、どんどん投げ入れます。

ちなみに、この仕組みは、Evernoteにもあります。

使い始めた時は、リリース直後でもあり、気楽に設定できない部分もありましたが、

今では、Notionの利便性も高まり、大幅に改善され、誰でも簡単に設定できるようになりました。

開発者の方に感謝です。

 

このおかげで、頭に湧いてきたものを、どんどん捨てていくことができました。

 

マクロ的視点

次に、毎朝、私は、一旦Action Plannerを眺めます。

※Action Planner公式サイトより 見本です。私のではありません。

 

ここには、人との約束、自分との約束が記入されているのですが、1週間見開きのバーチカルなので、視覚的に自分に残された時間を、把握することができるのです。

 

この「視覚的」がKey Wordです。

 

インクの色、白い範囲、抑えられている時間、移動時間の把握などなど、パッとひと目で、その日の動きをイメージすることができます。

言い換えると、お料理するときの、調味料を目盛をみないで、目分量で測る感じでしょうか。

その先の予定などを、ページめくる動作だけで、すぐにそのときの服装やメイク、足取りまで想像できるのが、このAction Plannerなのです。

 

 

人とのアポイントを取るときは、この手帳をみて、すぐに確定させています。

この手帳を使うことで、隙間時間の把握も楽になりました。

 

この手帳のコンセプトは、未来の自分に対しての予約です。

 

1週間の中で、余裕のある時間帯を見つけて、勉強なり溜まったタスクをやっつけるなり、
ボケッと休息するなり、できることを見つけることで、やるやらないの判断していきます。

本当は、全部こなしたいところですが、家族のことで、急に予定が変わることも多いので、

ここで、優先順位を決めていくようにしています。

Fast Notionで、細かく湧いてきたことを拾い上げて、その駒をどこに置くか、鳥瞰図的な視点を持つために、Action Plannerを使っているのです。

 

 

Action Planを遂行するためのTask Chute

 

そして、毎朝、Action Plannerを広げて、パソコンのモニターには、Notionの「IN BOX」と、Task Chute Cloudを広げています。

この3つを睨めっこして、ミクロ的視点と、マクロ的視点を交差させて、1日のタスクを最終確定させていくのです。

 

まずは、Notionに投げ入れられたタスクに、タグをつけていきます。

「1→ActionPlanner」Action Plannerに確保したタスク

「3→Today:TaskChute」Action Plannerと相談して、今日行うタスクをTask Chuteに投げ入れたもの

「Done」1日の終わりに、完了したもの

「botsu」Fast Notionで、一旦は投げ入れたがAction Plannerと相談して、やめたもの

「Weekly Task」1日ではなく、1週間の中で、分割してTask Chuteに投げ入れたもの

 

このように、Notionの「IN BOX」のタスクにタグをつけながら、Task Chuteを確定させていきます。

この「IN BOX」は、看板ビュー形式で表示しているので、タスクが済むと、どんどん右側の「Done」に溜まってきき、時間軸的に、左から右へ、タスクが流れていくようにしています。

 

Action Plannerは、ぎちぎちに情報を入れていません。

どちらかというと、「この人、暇なん?」と言われるほど、スカスカにしておきます。

 

今日、人と約束するとき、どこに余白があるのか、わかる程度にしておくことが目的なので、

1日のタスクを事細かに設定して、かかった時間を記録するのは、Task Chute Cloudに託しています。

 

 

日々を幸せにするためのタスク時間管理

 

このやり方に落ち着いたのは、ひとり仕事を始めてからです。

そして、取りこぼしが、ほとんどなくなりました。

 

若い頃は、先輩のアドバイスや、上司から会社から、やり方を指定されるなど、

自分にあった方法で、タスク管理することがやりにくかったのです。

 

しかし、人生経験を積んできたこともあり、自分の機嫌の取り方も、わかってきて、

タスクや時間の管理も、自分の幸福感を中心に、回せるようになりました。

 

もしかしたら、皆さんより、工程が多く、効率化とは言えない方法かもしれません。

しかし、思いついたタスクは、決して自分のものではなく、単なる希望に過ぎないのです。

なかなか実現させることが難しいと、感じている方は多いのではないでしょうか。

 

海から釣ってきた宝を、網で掬って、陸地に並べてから、競落とされて仲買さんに買われていく。

この築地方式とも言える、「一旦並べて、タスクに値付けする」ことは、夢の実現に、必要な工程ではないかと思うのです。

 

「思いつくんだけど、なかなか時間がなくてできないんだよなぁ」
と、悩んでいる方、ぜひ、参考にしてみてください。

 

=編集後記=

【昨日のできごと】

沖縄に滞在していました。大雨でしたが、梅雨の終わりを告げる時期で
比較的涼しい夏の前を堪能しました。

かずこのお気に入り
日常の中で見つけたお気に入りを、NotionページにUPしています。
今、 町中華のかた焼きそばにハマっています。

50代からのひとり仕事を楽しむ
ひとり仕事の格言、ブログ・You Tube更新を配信。

 

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この記事を書いた人

個人事業主・中小企業教務効率コンサルタント。Notionアンバサダー。「一緒に未来を見る伴走者」として小さな会社や個人事業主の方をフォロー|職種を超えて参加できるバックオフィス構築|オールインワンアプリ「Notion」を使った経理ノウハウなどのオンラインセミナーを開催|ほぼ毎日更新ブログ「経理戦略会議」管理人。メルマガ50代からのひとり仕事を毎日配信。

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