効果的な業務フロー構築のためのポイント

バックオフィスの構築を進めていて思うこと。

情報提供者と、情報加工者と、情報確認者の3者の熱量が、全く違っていることです。

この隔たりを、いかに均等に慣らしていくか。
これが、バックオフィス構築の成功のポイントです。

このブログでは、AIが欠かせなくなった今の、バックオフィス構築の考え方を整理していきます。

情報のバリアフリー化

今、とある団体で定款変更を行うための準備を進めています。
これは、運用ルールを大きく変える作業です。

ここで一番に気をつけていることは、「情報のバリアフリー化」です。

団体の構成は、理事会と会員があり、理事会で検討されたことを会員に共有する過程があります。

とくに何もなく、通常運転で運営する場合、業務も手続きもテンプレート化されて、流れ作業的に物事が進んでいきます。

しかし、今までなかったことが起こると、必ず摩擦が起こるもの。

「なんで勝手にすすめているんだ！」「そんなの聞いていない」

そんな言葉を投げかけられることは日常茶飯事です。

そこで、私は淡々とナレッジの収集と閲覧に努めるようにしました。

「情報共有」です。

こうやって進めていくことで徐々に浸透していくことが見えてきます。

 

スキルの共有も、「情報のバリアフリー化」に当たります。

属人化、ブラックボックス、個人商店……。
これらは、一部の人だけが持つスキルが解放されていない状況を表す言葉です。

これは、変わることを求めるのは野暮。そうならないために、誰もが使えるスキルとして、みなで共有するようにします。

この「情報のバリアフリー化」の情報とは、知識・スキル・ノウハウです。
業務構築では、このバリアフリーが可能かどうか、よく精査していきます。

境界線を引く

情報は、共有するだけでは運用管理ができません。

この境界線を引くとは、管理するための仕組みを作ることを言います。

権限の範囲がこれにあたりますが、経理の場合、決裁権限を設定するところから入ります。

イメージでいうと、自動販売機の小銭の通り道を作る感じでしょうか。

10円、50円、100円、500円

それぞれの硬貨が落ちる場所を間違いないようにする、その工程が業務フロー構築に似ています。

• ◯千円までは小口現金管理者
• ◯万円までは経理責任者
• それ以上は管理者

こういった「職務分掌」に沿った境界線を張り巡らせることで、情報が正しく管理していきます。

見切り発車の実験力

あとは、運用しながら修正をしていきます。

実は、これが一番むずかしい。
間違いを起こしては行けないと思うと、前に進まない。
そして、絶えず仕様を変えてしまうと、使う人を置き去りにしてしまう

この見切り発車したあとの修正しながらの運用は、よほど熟知した人でないと混乱してしまいます。

強いてコツを言うならば……。

冒頭に書いた

1. 情報提供者（情報を出す人）
2. 情報加工者（集まった情報を捌く人）
3. 情報確認者（チェック者、経営判断する人）

の三者をブロック化させて、1.と３．だけはなるべく仕様変更の頻度を落とし、2.は運用しながら構築していくようにすると、混乱を抑えられるようになります。

例えば、スポーツクラブを例にすると、

1. スポーツクラブの受付（入口）
2. カウンターの中（情報加工場）
3. 後ろのコーチ室（情報チェックと経営判断）

といった、場所を区切るのもひとつの方法です。

 

情報のバリアフリー化は、一朝一夕には完成しません。

でも、諦めずに続けることで、組織は必ず変わっていきます。

完璧を目指さず、見切り発車で始めて、修正しながら進む。
その覚悟が、誰もが使える仕組みを生み出すのです。

一緒に、情報の壁を壊していきましょう。